Er zijn verschillende redenen om een persoon aan te maken. Sommige personen hebben toegang tot het systeem om specifieke taken uit te voeren, anderen fungeren als gebouwcontacten, terwijl anderen fungeren als resourcecontacten en aannemers. Personen kunnen in het systeem worden opgeslagen ter referentie zonder dat ze hiervoor enige toegang tot het systeem nodig hebben. Om een persoon aan te maken, klikt u op de knop 'Nieuwe persoon'.

1. Door op de knop "Nieuwe persoon" te klikken, verschijnt het venster Persoonsgegevens. In dit venster worden alle gegevens van de nieuwe persoon ingevoerd. Zoals afgebeeld, is het scherm verdeeld in 5 tabbladen: Details, Bereik, Communicatie, Toegang en Notities.
   Op het tabblad Details worden de contactgegevens ingevoerd en wordt de categorie van de persoon geselecteerd. Elk van de velden wordt hieronder uitgelegd:
   
   Categorie is een keuzemenu met de verschillende persoonscategorieën die een persoon kan hebben. Deze categorieën zijn:
   - Managementbedrijf - maakt het mogelijk om meerdere klanten te selecteren. Deze categorie kan worden gebruikt voor het centrale team, bijvoorbeeld gebruikers in een callcenter dat verschillende klanten ondersteunt. Medewerkers van het managementbedrijf kunnen ook worden ingesteld als gebouwcontacten.
   - Client - hiermee kan slechts één client worden geselecteerd en kan deze worden ingesteld als contactpersoon voor een gebouw. Dit kan worden gebruikt voor een gebruiker die contactpersoon is voor een of meer gebouwen, maar slechts voor één client.
   - Resource - maakt het mogelijk om meerdere klanten te selecteren en selecteert automatisch alle gebouwen. Dit wordt gebruikt voor een aannemer of leverancier, zodat deze de aan hem toegewezen werkorders kan bijwerken of als iemand een contactpersoon voor de resource was.
   - Verhuurder/Huurder - gebruikt in de module Huurovereenkomsten en verhuur. Deze categorie geeft aan dat de persoon een contactpersoon is voor verhuurders of huurders.
   Afhankelijk van de selectie zal de benodigde informatie enigszins verschillen. Als u Verhuurder of Huurder selecteert, worden de tabbladen Communicatie en Toegang verborgen. Ook op het tabblad Bereik worden verschillende velden weergegeven, afhankelijk van deze categorie. Dit wordt hieronder verder uitgelegd.
   Titel is een vrij tekstveld waarin de titel van de persoon wordt ingevoerd.
   Voornaam is een vrij tekstveld waarin de voornaam van de persoon wordt ingevoerd. Dit is een verplicht veld.
   Achternaam is een vrij tekstveld waarin de achternaam van de persoon wordt ingevoerd. Dit is een verplicht veld.
   Weergavenaam is een vrij tekstveld waarin de naam wordt ingevoerd die wordt weergegeven wanneer de persoon handelingen uitvoert in het systeem. Bij het aanmaken van een nieuwe persoon wordt dit veld automatisch ingevuld met de ingevoerde voor- en achternaam, gescheiden door een spatie.
   Functietitel is een vrij tekstveld waarin u de functietitel van de persoon invoert.
   E-mail is een vrij tekstveld waarin het e-mailadres van de persoon wordt ingevoerd en een validatiecontrole wordt uitgevoerd om te controleren of het juiste formaat is gebruikt. Dit is een verplicht veld.
   Telefoon 1 is een dropdownmenu en een vrij tekstveld. De dropdown biedt een lijst met typen waaruit u kunt kiezen om Telefoon 1 in te stellen en in het tekstveld voert u het telefoonnummer in. Dit is een verplicht veld, tenzij het veld Mobiel is ingevuld.
   Mobiel is een vrij tekstveld waarin het mobiele nummer wordt ingevoerd. Als de persoon sms-meldingen moet ontvangen, moet dit veld worden ingevuld met het benodigde mobiele nummer. Dit is een verplicht veld, tenzij veld Telefoon 1 is ingevuld.
   Status is een vervolgkeuzelijst die bepaalt of de persoon Actief (door "Actief" te selecteren) of Inactief (door "Inactief" te selecteren) is. Een Inactieve Persoon kan niet inloggen op het systeem en verschijnt ook niet als contactpersoon in het systeem.
   Taal is een vervolgkeuzelijst waarin de taal van de persoon wordt bepaald. Deze keuzelijst wordt gebruikt om de indeling van de e-mails die hij/zij ontvangt te bepalen.
   Bedrijfsnaam is een vrij tekstveld waarin u de naam van het bedrijf invoert waarvoor de persoon werkt.
   Adrestype is een keuzemenu met een lijst met verschillende adrestypen. Selecteer er een uit de lijst om het adrestype in te stellen.
   Adres 1 is een vrij tekstveld waarin de eerste regel van het adres wordt ingevoerd.
   Adres 2 is een vrij tekstveld waarin de tweede regel van het adres wordt ingevoerd.
   Adres 3 is een vrij tekstveld waarin de derde regel van het adres wordt ingevoerd.
   Adres 4 is een vrij tekstveld waarin de laatste regel van het adres wordt ingevoerd.
   Postcode is een vrij tekstveld waarin u de postcode van het adres invoert.
   Telefoon 2 is een dropdownmenu en een vrij tekstveld. Het dropdownmenu biedt een lijst met typen waaruit u kunt kiezen om toe te passen op Telefoon 2 en in het tekstveld voert u het telefoonnummer in.
   Faxnummer is een vrij tekstveld waarin u het faxnummer invoert.
   Website is een vrij tekstveld waarin de URL van de website van het bedrijf van de persoon wordt ingevoerd.
   Zodra alle vereiste informatie is ingevoerd, klikt u op het tabblad Bereik.
2. Op het tabblad Bereik worden alle koppelingen met betrekking tot de persoon geselecteerd. Dit tabblad verandert afhankelijk van de geselecteerde categorie voor de persoon. Voor de categorieën Management Company en Cliënt ziet het scherm er als volgt uit. Elk veld wordt hieronder uitgelegd:
   
   Alle cliënten is een selectievakje waarmee u kunt aangeven of de persoon alle cliënten kan zien.
   Cliënten is een pop-upmenu waarin de aan de persoon gekoppelde cliënten worden geselecteerd, indien 'Alle cliënten' niet is geselecteerd. Als de categorie 'Cliënt' is, kan er slechts één cliënt worden geselecteerd. Dit scherm werkt op dezelfde manier als het scherm 'Cliënt selecteren' . Wanneer een of meer cliënten zijn geselecteerd, verschijnt hier een 'i'. Als u eroverheen beweegt, wordt een bericht weergegeven met de geselecteerde cliënten.
   Alle gebouwen is een selectievakje waarmee u kunt aangeven of de persoon alle gebouwen kan bekijken die relevant zijn voor de bijbehorende cliënten.
   Gebouwen is een pop-upmenu waarin de gebouwen worden gekozen die de persoon kan bekijken. Dit is actief als 'Alle gebouwen' niet is geselecteerd. Gebouwen kunnen worden geselecteerd, ongeacht het type persoon.
   Gebouwcontactpersoon is een selectievakje waarmee u kunt bepalen of de persoon een gebouwcontactpersoon wordt voor de geselecteerde gebouwen.
   'Contacttype gebouw' is een pop-upmenu waarin alle contacttypen van de geselecteerde klant en gebouwen worden weergegeven die aan de persoon kunnen worden gekoppeld.
   Alle werkordertypen is een selectievakje waarmee u kunt aangeven of de persoon alle werkordertypen kan bekijken die relevant zijn voor de bijbehorende klanten.
   Werkordertypen is een pop-upmenu waarin alle werkordertypen worden weergegeven en geselecteerd kunnen worden. Dit is actief als 'Alle werkordertypen' is uitgeschakeld.
   Alle groeperingen is een selectievakje dat bepaalt of de persoon toegang heeft tot alle resourcegroeperingen in het systeem. Als u dit uitvinkt, wordt het veld Resourcegroeperingen actief.
   Resourcegroeperingen is een pop-upmenu dat alle resourcegroeperingen weergeeft die aan de persoon kunnen worden gekoppeld. Door een of meer resourcegroeperingen te selecteren, kan de persoon de financiële informatie (tarieven en facturen, enz.) op werkorders en facturen bekijken voor resources die tot de geselecteerde groeperingen behoren.
   Voor Resource People ziet het scherm er als volgt uit. Het verschil met dit scherm is dat de Resource-velden zijn opgenomen, waardoor de Persoon aan een Resource kan worden gekoppeld. De Resource-velden worden hieronder uitgelegd:
   
   Resource is een pop-upmenu waarin de resource wordt gekozen waaraan de persoon wordt gekoppeld. Dit menu is grijs als de categorie van het beheerbedrijf of de klant is geselecteerd. Als een resourcecategorie is geselecteerd, is de selectie 'Cliënten' grijs totdat een resource is geselecteerd. Door een resource te selecteren, wordt de lijst met beschikbare klanten vooraf ingesteld en standaard ingesteld op alle klanten die beschikbaar zijn voor de resource. De gebouwenselectie kan vervolgens worden gemaakt door 'Alle gebouwen' aan te vinken (wat voor de meeste resources de standaardoptie zou moeten zijn) of door individuele gebouwen voor deze persoon te selecteren.
   U kunt specifieke gebouwen per persoon selecteren voor een resource om te bepalen tot welke gebouwen individuele resourcemedewerkers toegang hebben.
   'Resource Contacttype' is een pop-upmenu dat alle contacttypen van de geselecteerde cliënt en resource weergeeft die aan de persoon kunnen worden gekoppeld. Zodra alle informatie is ingevoerd, gaat u naar het tabblad 'Communicatie'.
3. Op het tabblad Communicatie worden de meldingen en abonnementen ingesteld. De werkordertoewijzing wordt ook op dit tabblad geconfigureerd. Elk van de velden wordt hieronder uitgelegd:
   
   Meldingsmethode is een keuzemenu waarin verschillende meldingsmethoden voor de persoon kunnen worden geselecteerd. Deze methoden zijn:
   - Geen - Als u deze methode kiest, zijn er geen meldingen nodig voor de persoon.
   - SMS - Als u deze methode kiest, worden meldingen via sms naar de persoon verzonden. Deze optie is alleen beschikbaar als er een nummer is opgegeven in het veld Mobiel op het tabblad Details.
   - E-mail - Als u deze methode kiest, worden de meldingen via e-mail naar de persoon verzonden.
   - E-mail en sms - Als u deze methode kiest, worden meldingen via e-mail en sms naar de persoon verzonden. Deze optie is alleen beschikbaar als er een nummer is opgegeven in het veld Mobiel op het tabblad Details. Er kan slechts één meldingsmethode aan één persoon worden gekoppeld.
   Abonnementen is een pop-upmenu dat de verschillende abonnementen voor meldingen weergeeft die voor de persoon beschikbaar zijn. Door op de knop 'Alles selecteren' te klikken, worden alle abonnementen geselecteerd, terwijl 'Alles wissen' de selectie ongedaan maakt. Als er meerdere cliënten zijn geselecteerd, wordt de naam van de cliënt naast het abonnement weergegeven.
   Werkordercontact/-toewijzing is een tabel met selectievakjes. Deze tabel bepaalt of de persoon wordt weergegeven in de menu's 'Inbellen/Uitbellen' voor de verschillende typen werkorders, en of hij/zij een e-mailontvanger is voor deze typen. E-mailontvanger is alleen beschikbaar als de resourcecategorie is geselecteerd en dit vakje moet worden aangevinkt als de persoon die u configureert degene is die de e-mails over inkomende taken ontvangt. De gebouwtoewijzing voor de persoon beperkt ook welke e-mails hij/zij kan ontvangen. Door specifieke resourcecontacten in te stellen voor verschillende gebouwen, kunt u bepalen wie welke e-mails ontvangt. Nadat de abonnementen en toewijzingen zijn gemaakt, gaat u naar het tabblad Toegang.
4. Op het tabblad Toegang wordt bepaald welke toegang de persoon krijgt, via de applicatie of anderszins. Elk van de velden wordt hieronder uitgelegd:
   
   Bovenaan het scherm staan drie selectievakjes: Applicatie, Portaal en Mobiel. Deze selectievakjes bepalen waartoe de persoon toegang heeft:
   - Applicatie - maakt toegang tot de Applicatie mogelijk
   - Portaal - maakt toegang tot het Portaal mogelijk
   - Mobiel - maakt toegang tot de mobiele applicatie mogelijk
   Er kunnen meerdere selectievakjes worden aangevinkt als de persoon toegang tot meer dan één toegangsmethode nodig heeft.
   Gebruikersnaam is een vrij tekstveld met de Ostara -gebruikersnaam van de persoon. Na het selecteren van een toegangsmethode wordt dit veld gevuld met een gebruikersnaam in de notatie "Voornaam.Achternaam", maar dit kan op elk moment worden gewijzigd. Bij het aanmaken van de gebruikersnaam voor een resourcepersoon wordt de gebruikersnaam verschillend ingevuld, afhankelijk van het geselecteerde toegangstype. Als Portaal is geselecteerd, heeft de gebruikersnaam de notatie "ResourceNaamResourceNummer.Service". Als Mobiel is geselecteerd, heeft de gebruikersnaam de notatie "ResourceNaamResourceNummer.Mobiel".
   Profiel is een pop-upmenu waarin het profiel wordt geselecteerd waaraan de persoon wordt gekoppeld. Als de persoon tot de categorie 'Resource' behoort, wordt het standaardprofiel gebruikt. De gebruiker kan het profiel echter overschrijven en een ander profiel kiezen.
   Wachtwoordactie is een alleen-lezen veld dat uitlegt welke wachtwoordactie er gaat plaatsvinden. Door de muisaanwijzer op de "i" ernaast te plaatsen, wordt uitgelegd wat de actie zal doen. Er is ook de knop "Wachtwoord instellen" waarmee de gebruiker het wachtwoord voor het persoonsrecord kan instellen. Door hierop te klikken, wordt het scherm "Wachtwoord instellen" weergegeven. Op dit scherm verschijnt een melding dat er een wachtwoord moet worden ingevoerd en hoe sterk het wachtwoord moet zijn. Nadat het wachtwoord is ingevoerd, klikt u op OK om terug te keren naar het scherm Persoonsgegevens.
   
   Imitatie is de mogelijkheid om een persoon aan een andere persoon te koppelen, zodat deze namens de gekoppelde persoon werkorders kan autoriseren. Zie Hiërarchieën en Imitatie voor meer informatie over deze functionaliteit. Nadat u de toegangsgegevens hebt ingevoerd, gaat u naar het volgende tabblad: Verlof.
5. Het tabblad Verlof is alleen beschikbaar voor personen met de categorie 'Resource'. Hier kunt u de beschikbaarheid van de persoon instellen en ook hun werkpatronen en vakanties beheren.
   
   De knop Beschikbaarheid toont de personen en profielen
   Wanneer u op 'Overzicht' klikt, wordt een agendaweergave weergegeven met daarin de werkpatronen en vakantieaanvragen van de persoon.
   Als u 'Werkdagen' aanvinkt, geeft u aan dat bij de berekening van feestdagen en beschikbaarheid van deze persoon feestdagen moeten worden inbegrepen/uitgesloten.
   Door op de knoppen Toevoegen/Bewerken/Verwijderen te klikken, kunt u de aanvraagtypen bewerken, zoals vakantieaanvragen, aanvragen voor trainingstijd of andere aanvragen voor verlof. Ook kunnen de datum/data en de reden voor het verlof worden vastgelegd.
6. Het laatste tabblad is het tabblad Notities, met een groot notitieveld waar u allerlei informatie kunt opslaan. Dit tabblad is niet verplicht.
   
7. Zodra alle gegevens zijn ingevoerd, klikt u op 'OK' om de nieuwe persoon aan te maken. Deze persoon wordt nu weergegeven bij het zoeken naar personen.