Es gibt verschiedene Gründe, eine Person anzulegen. Manche Personen greifen auf das System zu, um bestimmte Aufgaben zu erledigen, andere fungieren als Ansprechpartner für Gebäude, wieder andere als Ressourcen- oder Auftragnehmerkontakte. Personen können im System gespeichert werden, ohne dass dafür ein Systemzugriff erforderlich ist. Um eine Person anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Person“.

1. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Neue Person“ wird das Fenster „Personendetails“ angezeigt. In diesem Fenster werden alle Informationen zur neuen Person eingegeben. Wie dargestellt, ist der Bildschirm in fünf Registerkarten unterteilt: Details, Zuständigkeit, Kommunikation, Zugriff und Notizen.
   Im Reiter „Details“ werden die Kontaktdaten eingegeben und die Kategorie der Person ausgewählt. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert:
   
   Kategorie ist ein Dropdown-Menü, das die verschiedenen Personenkategorien enthält, denen eine Person angehören kann. Diese Kategorien sind:
   Die Kategorie „ Managementgesellschaft “ ermöglicht die Auswahl mehrerer Kunden. Sie eignet sich beispielsweise für das zentrale Team, etwa für die Mitarbeiter eines Callcenters, das verschiedene Kunden betreut. Mitarbeiter der Managementgesellschaft können auch als Gebäudekontakte angelegt werden.
   - Kunde – Hiermit kann nur ein Kunde ausgewählt und als Gebäudekontakt eingerichtet werden. Dies kann für einen Benutzer verwendet werden, der Kontakt für ein oder mehrere Gebäude, aber nur für einen einzigen Kunden ist.
   - Ressource – ermöglicht die Auswahl mehrerer Kunden und wählt automatisch alle Gebäude aus. Dies wird beispielsweise von Auftragnehmern oder Lieferanten verwendet, um ihnen zugewiesene Arbeitsaufträge zu aktualisieren, oder wenn jemand als Ansprechpartner für die Ressource hinterlegt ist.
   - Vermieter/Mieter - Diese Kategorie wird im Modul „Mietverträge und Vermietungen“ verwendet und gibt an, ob es sich bei der Person um einen Vermieter- oder Mieterkontakt handelt.
   Je nach Auswahl variieren die benötigten Informationen geringfügig. Bei Auswahl von Vermieter oder Mieter werden die Registerkarten „Kommunikation“ und „Zugriff“ ausgeblendet. Auch die Registerkarte „Umfang“ zeigt je nach Kategorie unterschiedliche Felder an – dies wird weiter unten genauer erläutert.
   Der Titel ist ein Freitextfeld, in das der Titel der Person eingegeben wird.
   Vorname ist ein Freitextfeld, in das der Vorname der Person eingegeben wird. Dies ist ein Pflichtfeld.
   Nachname ist ein Freitextfeld, in das der Nachname der Person eingegeben wird. Dies ist ein Pflichtfeld.
   Der Anzeigename ist ein Freitextfeld, in das der Name eingegeben wird, der angezeigt wird, wenn die Person im System Aktionen ausführt. Beim Anlegen einer neuen Person wird dieses Feld automatisch mit dem eingegebenen Vor- und Nachnamen, getrennt durch ein Leerzeichen, ausgefüllt.
   Berufsbezeichnung ist ein Freitextfeld, in das die Berufsbezeichnung der Person eingegeben wird.
   Das Feld „E-Mail“ ist ein Freitextfeld, in das die E-Mail-Adresse der Person eingegeben wird. Anschließend wird eine Validierungsprüfung durchgeführt, um sicherzustellen, dass das korrekte Format verwendet wurde. Dies ist ein Pflichtfeld.
   „Telefon 1“ ist ein Dropdown-Menü mit einem Freitextfeld. Im Dropdown-Menü können Sie aus verschiedenen Typen für „Telefon 1“ auswählen. Im Freitextfeld geben Sie die Telefonnummer ein. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld, es sei denn, das Feld „Mobil“ ist bereits ausgefüllt.
   „Mobilnummer“ ist ein Freitextfeld, in das die Mobilnummer eingegeben wird. Soll die Person SMS-Benachrichtigungen erhalten, muss hier die entsprechende Mobilnummer eingetragen werden. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld, es sei denn, das Feld „Telefon 1“ ist bereits ausgefüllt.
   Der Status ist eine Dropdown-Liste, die festlegt, ob die Person aktiv (durch Auswahl von „Aktiv“) oder inaktiv (durch Auswahl von „Inaktiv“) ist. Eine inaktive Person kann sich nicht im System anmelden und wird auch nicht als Kontakt im System angezeigt.
   Die Sprache wird über eine Dropdown-Liste ausgewählt und bestimmt die Sprache, in der sich die Person befindet. Sie dient dazu, die Formate der E-Mails festzulegen, die die Person erhält.
   Firmenname ist ein Freitextfeld, in das der Name des Unternehmens eingetragen wird, für das die Person arbeitet.
   Der Adresstyp ist ein Dropdown-Menü mit einer Liste verschiedener Adresstypen. Wählen Sie einen aus der Liste aus, um den Adresstyp festzulegen.
   Bei Adresse 1 handelt es sich um ein Freitextfeld, in das die erste Zeile der Adresse eingegeben wird.
   Bei Adresse 2 handelt es sich um ein Freitextfeld, in das die zweite Zeile der Adresse eingegeben wird.
   Bei Adresse 3 handelt es sich um ein Freitextfeld, in das die dritte Zeile der Adresse eingegeben wird.
   Bei Adresse 4 handelt es sich um ein Freitextfeld, in das die letzte Zeile der Adresse eingegeben wird.
   Das Feld „Postleitzahl“ ist ein Freitextfeld, in das die Postleitzahl der Adresse eingegeben wird.
   „Telefon 2“ besteht aus einem Dropdown-Menü und einem Freitextfeld. Im Dropdown-Menü können Sie aus verschiedenen Typen für „Telefon 2“ auswählen, im Freitextfeld geben Sie die Telefonnummer ein.
   Faxnummer ist ein Freitextfeld, in das die Faxnummer eingegeben wird.
   „Website“ ist ein Freitextfeld, in das die Website-URL des Unternehmens der Person eingegeben wird.
   Sobald alle erforderlichen Informationen eingegeben sind, klicken Sie auf die Registerkarte „Bereich“.
2. Auf der Registerkarte „Bereich“ werden alle Verknüpfungen zur Person ausgewählt. Diese Registerkarte ändert sich je nach der für die Person ausgewählten Kategorie. Für Personen der Kategorien „Verwaltungsgesellschaft“ und „Kunde“ sieht die Ansicht wie folgt aus. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert:
   
   „Alle Klienten“ ist ein Kontrollkästchen, mit dem festgelegt wird, ob die Person alle Klienten sehen kann oder nicht.
   „Kunden“ ist ein Popup-Menü, in dem die dem Benutzer zugeordneten Kunden ausgewählt werden, sofern nicht „Alle Kunden“ ausgewählt wurde. Ist die Kategorie „Kunde“ ausgewählt, kann nur ein Kunde ausgewählt werden. Dieser Bildschirm funktioniert analog zum Bildschirm „Kundenauswahl“ . Sobald ein oder mehrere Kunden ausgewählt wurden, erscheint hier ein „i“. Beim Überfahren mit der Maus wird eine Meldung mit den ausgewählten Kunden angezeigt.
   „Alle Gebäude“ ist ein Kontrollkästchen, mit dem festgelegt wird, ob die Person alle Gebäude sehen kann, die für ihre zugehörigen Kunden relevant sind.
   „Gebäude“ ist ein Pop-up-Menü, in dem die Gebäude ausgewählt werden, die die Person sehen kann. Dieses Menü ist aktiv, solange nicht „Alle Gebäude“ ausgewählt wurde. Gebäude können unabhängig vom Personentyp ausgewählt werden.
   Bei „Gebäudekontakt“ handelt es sich um ein Kontrollkästchen, das festlegt, ob die Person als Gebäudekontakt für die ausgewählten Gebäude fungieren soll oder nicht.
   Der Eintrag „Gebäudekontakttyp“ ist ein Popup-Menü, das alle Kontakttypen des ausgewählten Kunden und der Gebäude anzeigt, die der Person zugeordnet werden können.
   „Alle Arbeitsauftragsarten“ ist ein Kontrollkästchen, mit dem festgelegt wird, ob die Person alle für ihre zugehörigen Kunden relevanten Arbeitsauftragsarten einsehen kann.
   „Auftragsarten“ ist ein Popup-Menü, in dem alle Auftragsarten angezeigt und ausgewählt werden können. Dieses Menü ist aktiv, wenn „Alle Auftragsarten“ abgewählt wurde.
   Die Option „Alle Gruppierungen“ ist ein Kontrollkästchen, das festlegt, ob die Person Zugriff auf alle Ressourcengruppierungen im System hat. Durch Deaktivieren dieses Kontrollkästchens wird das Feld „Ressourcengruppierungen“ aktiviert.
   „Ressourcengruppierungen“ ist ein Popup-Menü, das alle Ressourcengruppierungen anzeigt, die der Person zugeordnet werden können. Durch Auswahl einer oder mehrerer Ressourcengruppierungen kann die Person die Finanzinformationen (Sätze, Rechnungen usw.) von Arbeitsaufträgen und Rechnungen für Ressourcen einsehen, die zu den ausgewählten Gruppierungen gehören.
   Für Ressourcenpersonen sieht die Ansicht wie folgt aus. Der Unterschied zu dieser Ansicht besteht darin, dass die Ressourcenfelder enthalten sind, sodass die Person einer Ressource zugeordnet werden kann. Die Ressourcenfelder werden im Folgenden erläutert:
   
   „Ressource“ ist ein Popup-Menü, in dem die Ressource ausgewählt wird, der die Person zugeordnet werden soll. Diese Option ist ausgegraut, wenn die Kategorie „Verwaltungsgesellschaft“ oder „Kunde“ ausgewählt ist. Ist eine Ressourcenkategorie ausgewählt, ist die Kundenauswahl ausgegraut, bis eine Ressource ausgewählt wird. Durch die Auswahl einer Ressource wird die Liste der verfügbaren Kunden voreingestellt und standardmäßig alle für die Ressource verfügbaren Kunden angezeigt. Die Auswahl der Gebäude erfolgt dann entweder durch Aktivieren von „Alle Gebäude“ (was für die meisten Ressourcen die Standardoption sein sollte) oder durch Auswahl einzelner Gebäude für diese Person.
   Es ist möglich, für jede Person innerhalb einer Ressource bestimmte Gebäude auszuwählen, um zu steuern, auf welche Gebäude die einzelnen Ressourcenmitarbeiter Zugriff haben.
   Der Ressourcenkontakttyp ist ein Popup-Menü, das alle Kontakttypen des ausgewählten Kunden und der Ressource anzeigt, die der Person zugeordnet werden können. Sobald alle Informationen eingegeben wurden, wechseln Sie zum Tab „Kommunikation“.
3. Im Reiter „Kommunikation“ werden Benachrichtigungen und Abonnements eingerichtet. Auch die Arbeitsauftragszuordnung wird hier konfiguriert. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert:
   
   Die Benachrichtigungsmethode ist ein Dropdown-Menü, in dem verschiedene Benachrichtigungsmethoden für die Person ausgewählt werden können. Diese Methoden sind:
   - Keine - Bei Auswahl dieser Methode werden keine Benachrichtigungen für die betreffende Person benötigt.
   - SMS - Bei Auswahl dieser Methode werden Benachrichtigungen per SMS an die betreffende Person gesendet. Diese Option ist nur verfügbar, wenn im Feld „Mobil“ auf der Registerkarte „Details“ eine Telefonnummer angegeben wurde.
   - E-Mail - Bei Auswahl dieser Methode werden Benachrichtigungen per E-Mail an die Person gesendet.
   E-Mail und SMS – Bei Auswahl dieser Methode werden Benachrichtigungen per E-Mail und SMS an die betreffende Person gesendet. Diese Option ist nur verfügbar, wenn im Feld „Mobil“ auf der Registerkarte „Details“ eine Telefonnummer angegeben wurde. Jeder Person kann nur eine Benachrichtigungsmethode zugeordnet werden.
   „Abonnements“ ist ein Popup-Menü, das die verschiedenen Benachrichtigungsabonnements der Person anzeigt. Mit einem Klick auf „Alle auswählen“ werden alle Abonnements ausgewählt, mit „Alle löschen“ wird die Auswahl aufgehoben. Sind mehrere Kunden ausgewählt, wird neben dem jeweiligen Abonnement der entsprechende Kundenname angezeigt.
   Die Tabelle „Auftragskontakt/Zuordnung“ enthält Kontrollkästchen. Sie legt fest, ob die Person in den Menüs „Anrufen/Abrufen“ für die verschiedenen Auftragstypen angezeigt wird und ob sie E-Mails für diese Auftragstypen erhält. Die Option „E-Mail-Empfänger“ ist nur verfügbar, wenn die Ressourcenkategorie ausgewählt wurde. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die konfigurierte Person E-Mails zu eingehenden Aufträgen erhalten soll. Die Gebäudezuordnung der Person schränkt ebenfalls ein, welche E-Mails sie empfangen kann. Durch die Einrichtung spezifischer Ressourcenkontakte mit verschiedenen Gebäuden können Sie steuern, wer welche E-Mails erhält. Sobald Abonnements und Zuordnungen vorgenommen wurden, wechseln Sie zur Registerkarte „Zugriff“.
4. Im Reiter „Zugriff“ wird festgelegt, welche Zugriffsrechte der Person gewährt werden, sei es über die Anwendung oder auf anderem Wege. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert:
   
   Am oberen Bildschirmrand befinden sich drei Kontrollkästchen: Anwendung, Portal und Mobil. Diese Kontrollkästchen legen fest, worauf die Person zugreifen kann:
   - Anwendung - ermöglicht den Zugriff auf die Anwendung
   - Portal - ermöglicht den Zugriff auf das Portal
   - Mobil – ermöglicht den Zugriff auf die mobile Anwendung
   Mehrere Kontrollkästchen können ausgewählt werden, wenn die Person Zugriff auf mehr als eine Zugriffsmethode benötigt.
   Der Benutzername ist ein Freitextfeld, das den Ostara -Benutzernamen der Person enthält. Nach Auswahl einer Zugriffsmethode wird dieses Feld mit einem Benutzernamen im Format „Vorname.Nachname“ ausgefüllt. Dieser kann jedoch jederzeit geändert werden. Bei der Erstellung des Benutzernamens für eine Ressourcenperson wird dieser je nach gewählter Zugriffsmethode unterschiedlich eingegeben. Bei Auswahl von „Portal“ hat der Benutzername das Format „RessourcennameRessourcennummer.Dienst“. Bei Auswahl von „Mobil“ hat der Benutzername das Format „RessourcennameRessourcennummer.Mobil“.
   Das Profil ist ein Popup-Menü, in dem das Profil ausgewählt wird, dem die Person zugeordnet werden soll. Gehört die Person zur Kategorie „Ressource“, wird standardmäßig das Profil verwendet. Der Benutzer kann dieses jedoch überschreiben und ein anderes Profil auswählen.
   Das Feld „Passwortaktion“ ist schreibgeschützt und beschreibt die auszuführende Passwortaktion. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das daneben stehende „i“ fahren, wird die Aktion erläutert. Über die Schaltfläche „Passwort festlegen“ können Sie das Passwort für den Personendatensatz festlegen. Ein Klick darauf öffnet das Fenster „Passwort festlegen“. Dort werden Sie aufgefordert, ein Passwort einzugeben und dessen Stärke anzugeben. Nach der Eingabe des Passworts klicken Sie auf „OK“, um zur Personendetailseite zurückzukehren.
   
   Die Funktion „Identitätswechsel“ ermöglicht es, eine Person mit einer anderen Person zu verknüpfen, damit diese im Namen der verknüpften Person Arbeitsaufträge genehmigen kann. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie unter „Hierarchien und Identitätswechsel“ . Sobald die Zugriffsinformationen eingegeben wurden, wechseln Sie zum nächsten Tab: „Abwesenheit“.
5. Die Registerkarte „Abwesenheit“ ist nur für Personen der Kategorie „Ressource“ aktiviert. Hier können Sie die Verfügbarkeit der Person festlegen sowie deren Arbeitszeiten und Urlaubstage verwalten.
   
   Über die Schaltfläche „Verfügbarkeit“ werden die Personen und Profile angezeigt.
   Ein Klick auf „Übersicht“ öffnet eine Kalenderansicht mit detaillierten Angaben zu Arbeitszeiten und Urlaubsanträgen der Person.
   Durch Ankreuzen der Option „Arbeit an Feiertagen“ wird angegeben, dass Feiertage bei der Berechnung des Urlaubs- und Verfügbarkeitsbedarfs dieser Person berücksichtigt bzw. ausgeschlossen werden sollen.
   Durch Klicken auf die Schaltflächen Hinzufügen/Bearbeiten/Löschen können die Anfragetypen bearbeitet werden – seien es Urlaubsanträge, Anträge auf Freistellung für Schulungen oder sonstige Freistellungen – und die Daten und Gründe für die Freistellung können erfasst werden.
6. Der letzte Reiter ist der Reiter „Notizen“, der ein großes Notizfeld enthält, in dem beliebige sonstige Informationen gespeichert werden können. Dieser Reiter ist optional.
   
7. Sobald alle Details eingegeben sind, klicken Sie auf „OK“, um die neue Person anzulegen. Diese Person wird nun bei der Personensuche angezeigt.