Jeder Person, die Zugriff auf das System benötigt, wird ein Profil zugewiesen. Weitere Informationen zu „Personen“ finden Sie im Abschnitt „ Personen “.

„Profile“ gruppieren Benutzer, d. h. jedem Profil sind unterschiedliche Berechtigungen zugewiesen. Die Berechtigungen eines Profils werden an die zugehörigen Benutzer weitergegeben. Verschiedene Profile ermöglichen es Benutzern, das System auf unterschiedliche Weise zu nutzen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Profile“, um die Profile im System anzuzeigen.

1. Dies ist die Profilansicht. Sie zeigt eine Liste der im System vorhandenen Profile an. Je nachdem, welche Profile im gesamten System aktiv und nutzbar sein sollen, können diese aktiviert oder deaktiviert werden.
   
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um ein neues Profil zu erstellen und den Bildschirm „Profil hinzufügen“ anzuzeigen. Geben Sie einen Namen für das Profil sowie gegebenenfalls Anmerkungen ein. Anschließend können Sie die Berechtigungen des Profils (und damit die Funktionalität für die Benutzer) festlegen, die ausführbaren/anzeigbaren Ereignistypen, die im Portal angezeigten FAQs, die Dokumenttypen, auf die die Benutzer Zugriff haben, die Berichte, die dieses Profil anzeigen und ausführen kann, sowie die Ressourcenkataloge, auf die dieses Profil Zugriff hat (Kataloge finden Sie auf der Seite „Katalogliste “). Im nächsten Schritt können Sie eine Administrationsstufe für das Profil auswählen (weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Profil-Administrationsstufen “) sowie einen Kunden. Beachten Sie, dass Sie nur dann einen Kunden für den Benutzer auswählen können, wenn es sich bei dem dem Benutzer zugewiesenen Profil um ein kundenspezifisches Profil handelt. Wenn kein Kunde festgelegt ist, handelt es sich um ein Profil einer Verwaltungsgesellschaft.
   Die folgenden Abschnitte beziehen sich auf das Passwort. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens „Passwort läuft ab?“ wird sichergestellt, dass die Passwörter aller Benutzer dieses Profils nach einer festgelegten Anzahl von Tagen ablaufen (dies wird auf Ebene der Verwaltungsgesellschaft konfiguriert; wenden Sie sich für weitere Informationen zur Gültigkeitsdauer an einen Systemadministrator). Im Feld „Passwortstärke“ kann die erforderliche Passwortstärke für die Benutzer des Profils durch Auswahl verschiedener Optionen festgelegt werden. Es stehen vier Optionen zur Verfügung:
   - Standard – Dies ist die Standardeinstellung für ein Passwort. Standardpasswörter müssen mindestens 8 Zeichen lang sein, wobei mindestens ein Zeichen ein Großbuchstabe, ein Kleinbuchstabe, eine Zahl und ein oder mehrere Sonderzeichen sein müssen.
   - Mittel - Mittlere Passwörter erfordern 7 oder mehr Zeichen, von denen mindestens eines eine Zahl sein muss.
   - Starke Passwörter entsprechen Standardpasswörtern. Sie müssen mindestens 8 Zeichen lang sein, darunter mindestens ein Großbuchstabe, mindestens eine Zahl und mindestens ein Sonderzeichen.
   - Schwach - Schwache Passwörter erfordern lediglich 6 oder mehr beliebige Zeichen.
   Anschließend folgt der Abschnitt „Kataloge“. Hier kann der Benutzer festlegen, auf welche Kataloge im System die Benutzer dieses Profils Zugriff haben. Klicken Sie auf dieses Feld, wählen Sie die gewünschten Kataloge aus und klicken Sie auf „OK“.
   Die letzten beiden Felder sind „Maximale Eskalationsstufe“ und „Passwort läuft ab?“. Mit dem Feld „Maximale Eskalationsstufe“ wird die höchste Eskalationsstufe für Benutzer dieses Profils festgelegt. Das bedeutet: Versucht ein Benutzer, einen Arbeitsauftrag auf eine höhere Stufe als die seines Profils zu eskalieren, wird dies vom System verhindert. Ist dieses Feld deaktiviert, ist die Eskalationsfunktion nicht verfügbar (weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Eskalieren “). Mit dem Kontrollkästchen „Passwort läuft ab?“ legen Sie fest, ob die Passwörter für Benutzer dieses Profils gemäß den Systemeinstellungen ablaufen. Ist das Feld aktiviert, laufen die Passwörter gemäß dieser Einstellung ab. Ist es deaktiviert, laufen die Passwörter nicht ab. Sobald alle erforderlichen Informationen eingegeben wurden, klicken Sie auf „OK“, um das neue Profil zu speichern.
   
3. Um ein bestehendes Profil zu bearbeiten, klicken Sie auf der Profilseite auf „Bearbeiten“. Daraufhin öffnet sich die Profilbearbeitungsseite, auf der Sie alle Profilinformationen bei Bedarf ändern können. Die Felder funktionieren genauso wie auf der Seite „Profil hinzufügen“. Ändern Sie einfach die gewünschten Informationen in den entsprechenden Feldern. Sobald Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern.
   
4. Sobald alle notwendigen Aufgaben erledigt sind, klicken Sie auf „Speichern“, um alle Änderungen zu speichern.
5. Zusätzlich sehen Sie auf diesem Bildschirm eine Schaltfläche „Benutzer/Kunden anzeigen“, über die eine Liste aller aktuellen Benutzer (und ihrer Benutzernamen) angezeigt wird, die mit dem markierten Profil verknüpft sind.
   

Mit der Schaltfläche „Klonen“ wird eine exakte Kopie des markierten Profils erstellt (mit Ausnahme der Verknüpfung mit Portal-Widgets). Anschließend öffnet sich der Bearbeitungsbildschirm, auf dem Sie einen Namen für das geklonte Profil eingeben können. Sie haben außerdem die Möglichkeit, weitere Details des geklonten Profils zu bearbeiten. Klicken Sie auf „OK“, sobald Sie alle Änderungen vorgenommen haben.

Über die Schaltfläche „Verlauf“ werden der Benutzer angezeigt, der eine Änderung am Profil vorgenommen hat, wann die Änderung vorgenommen wurde und in welcher Sprache sie vorgenommen wurde.

Hinweis: Im Abschnitt „Dokumenttypen“ kann der Benutzer den Zugriff auf bestimmte Dokumenttypen für alle Benutzer mit diesem Profil einschränken. Die Bearbeitung von Dokumenttypen erfolgt über den folgenden Bildschirm, indem die verfügbaren Dokumenttypen für das aktuell hinzugefügte/bearbeitete Profil ausgewählt bzw. abgewählt werden:

Profilverwaltungsebenen