Chaque personne nécessitant un accès au système se voit attribuer un profil. Pour plus d'informations sur les personnes, veuillez consulter la section «  Personnes ».

Les « Profils » regroupent les utilisateurs, ce qui signifie que chaque profil possède des autorisations spécifiques. Ces autorisations sont donc transmises aux utilisateurs associés à un profil. Différents profils permettent aux utilisateurs d'utiliser le système de différentes manières. Cliquez sur le bouton « Profils » pour afficher les profils disponibles dans le système.

1. Voici l'écran Profils. Il affiche la liste des profils enregistrés dans le système. Vous pouvez cocher ou décocher un profil selon qu'il doit être actif et utilisable dans l'ensemble du système.
   
2. Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour créer un profil et afficher l'écran correspondant. Saisissez un nom pour le profil ainsi que toute information utile. Vous pouvez ensuite configurer les autorisations du profil (qui déterminent les fonctionnalités accessibles aux utilisateurs), les types d'événements pouvant être réalisés ou consultés, la FAQ affichée sur le portail, les types de documents accessibles, les rapports consultables et exécutables, ainsi que les catalogues de ressources accessibles (disponibles sur la page « Liste des catalogues » ). Choisissez ensuite un niveau d'administration pour le profil (plus d'informations sur la page « Niveaux d'administration des profils » ) et un client. Notez qu'un seul client peut être attribué à l'utilisateur si le profil est un profil client spécifique. Si aucun client n'est défini, le profil sera un profil de société de gestion.
   Les sections suivantes concernent le mot de passe. Cocher la case « Expiration du mot de passe » garantit l’expiration des mots de passe de tous les utilisateurs de ce profil après un nombre de jours défini (paramétrable au niveau de la société de gestion ; veuillez contacter un administrateur système pour plus d’informations sur la durée exacte). Dans le champ « Niveau de sécurité du mot de passe », vous pouvez définir le niveau de sécurité requis pour les mots de passe des utilisateurs du profil en choisissant parmi quatre options :
   - Par défaut - Il s'agit du paramètre par défaut pour un mot de passe. Les mots de passe par défaut nécessitent au moins 8 caractères, dont au moins une majuscule, une minuscule, un chiffre et un ou plusieurs symboles.
   - Moyen - Les mots de passe de niveau moyen nécessitent 7 caractères ou plus, dont au moins un chiffre.
   - Mots de passe forts - Les mots de passe forts sont identiques aux mots de passe par défaut. Ils nécessitent au moins 8 caractères, dont au moins une majuscule, un ou plusieurs chiffres et un ou plusieurs symboles.
   - Faibles - Les mots de passe faibles nécessitent seulement 6 caractères ou plus, de n'importe quel type.
   Ensuite, vous trouverez la section Catalogues. Cette section permet à l'utilisateur de spécifier les catalogues du système auxquels les utilisateurs de ce profil ont accès. Cliquez sur ce champ, sélectionnez les catalogues concernés et cliquez sur « OK ».
   Les deux derniers champs sont « Niveau d'escalade maximal » et « Expiration du mot de passe ? ». Le champ « Niveau d'escalade maximal » détermine le niveau d'escalade le plus élevé pour l'utilisateur de ce profil. Ainsi, si un utilisateur tente d'escalader une tâche à un niveau supérieur à celui de son profil, le système l'en empêchera. Si cette case n'est pas cochée, l'action d'escalade sera désactivée (voir la page « Escalade » pour plus d'informations). La case « Expiration du mot de passe » permet de déterminer si les mots de passe des utilisateurs de ce profil expirent conformément aux paramètres système. Si elle est cochée, les mots de passe expireront. Sinon, ils ne seront pas réinitialisés. Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur « OK » pour enregistrer le nouveau profil.
   
3. Pour modifier un profil existant, cliquez sur le bouton « Modifier » de l’écran « Profils ». L’écran « Modifier le profil » s’affiche alors, vous permettant de modifier toutes les informations du profil. Le fonctionnement est identique à celui de l’écran « Ajouter un profil » : il vous suffit de modifier les informations requises. Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur « OK » pour les enregistrer.
   
4. Une fois toutes les tâches nécessaires effectuées, cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder toutes les modifications.
5. De plus, sur cet écran, vous remarquerez un bouton « Afficher les utilisateurs/clients » qui affichera une liste de tous les utilisateurs actuels (et leurs noms d’utilisateur) associés au profil mis en évidence.
   

Le bouton « Cloner » crée une copie exacte (à l'exception des widgets du portail associés) du profil sélectionné. L'écran « Modifier le profil » s'affiche et l'utilisateur doit saisir un nom pour le profil cloné. Il peut également modifier d'autres informations du profil cloné. Cliquez sur « OK » une fois toutes les modifications effectuées.

Le bouton « Historique » affiche l’utilisateur qui a modifié le profil, la date et la langue de la modification.

Remarque : La section « Types de documents » permet à l’utilisateur de restreindre l’accès à certains types de documents pour les utilisateurs disposant de ce profil. La modification des types de documents s’effectue via l’écran suivant, en cochant/décochant les types de documents disponibles pour le profil en cours d’ajout ou de modification.

Niveaux d'administration du profil