Kapitaalbudgetten worden gebruikt om de uitgaven van kapitaalwerkorders te monitoren. Dit gebeurt door kapitaalcodes aan te maken die vervolgens op werkorders kunnen worden toegepast om de uitgaven te monitoren. Volg deze stappen om een kapitaalbudget in te stellen:
- Klik op de knop 'Kapitaalbegrotingen' en selecteer een klant. Zie de pagina 'Klantselectie' voor informatie over het selecteren van een klant.
- Selecteer een financieringsperiode in het dropdownmenu en klik op "OK" om het scherm Kapitaalbudgetten te openen. Dit scherm toont alle kapitaalbudgetten die voor de geselecteerde klant in de gekozen financieringsperiode zijn aangemaakt. Gebruikers kunnen nieuwe items toevoegen, bestaande items wijzigen en kiezen welke items worden gebruikt door ze aan of uit te vinken.
Let op: Kapitaalbudgetten kunnen alleen worden gedeselecteerd als ze momenteel niet aan een werkorder zijn gekoppeld. Eenmaal gedeselecteerd, verschijnen ze niet in de lijst bij het instellen van een kapitaalcode voor een werkorder. Om een item toe te voegen, klikt u op de knop 'Item toevoegen'. Vervolgens wordt het detailgedeelte rechts geopend, waar de details voor het kapitaalbudget worden ingevoerd. Er zijn verschillende velden die informatie vereisen bij het toevoegen van een kapitaalbudget:- Capex-code, beschrijving en definitie zijn vrije-vormvelden die gebruikt kunnen worden om de categorisering van de kapitaalcode te vergemakkelijken.
- Financiële perioden zijn een vervolgkeuzelijst met alle perioden die zijn ingesteld voor de boekjaren
- Startdatum en einddatum zijn de data waarop de kapitaalbudgetcode geldig is van en tot
- Begroting is de waarde van de kapitaalbegroting
Klik op 'Bijwerken' om de wijzigingen toe te passen.
Let op: Financieringsperioden MOETEN bestaan voordat kapitaalbudgetten kunnen worden ingevoerd.
- Kapitaalbegrotingen kunnen hiërarchisch worden aangemaakt op 3 niveaus, van het eerste tot en met het derde niveau. Deze lagere niveaus kunnen worden aangemaakt met de knop 'Subitem toevoegen'. De functie 'Subitem toevoegen' werkt op dezelfde manier als 'Item toevoegen', met dien verstande dat er een paar extra velden zijn, afhankelijk van het niveau waarop het item wordt toegevoegd.
Op het 2e niveau wordt het veld Nog beschikbaar weergegeven. Dit is het totale bedrag dat overblijft van het bovenliggende budget nadat alle andere onderliggende budgetten zijn afgetrokken.
Op het 3e niveau verschijnt ook het veld 'Gebouwen', waar de gebouwen staan waarop deze kapitaalcode van toepassing is. Als de code betrekking heeft op alle gebouwen, worden door het aanvinken van het vakje 'Alle gebouwen' automatisch alle gebouwen voor deze code geselecteerd. Door dit vakje uit te vinken, wordt de gebouwselectie teruggezet naar de status voordat deze werd aangevinkt. Het is ook mogelijk om te bepalen of de kapitaalcode privé is door het vakje 'Privé' aan te vinken. Als dit vakje is aangevinkt, kunnen alleen gebruikers met de juiste rechten deze kapitaalcode bekijken. Dit geldt voor het bekijken van de kapitaalcode op werkorders en autorisaties.
Opmerking: De Capex-codes van het 3e niveau zijn zichtbaar voor de gebruiker en kunnen worden geselecteerd voor werkorders bij het kapitaliseren van werkorders. Klik opnieuw op 'Bijwerken' om de wijzigingen toe te passen. - Zodra alle juiste items zijn toegevoegd en de velden zijn ingevuld, klikt u op 'Opslaan'.