Het Nexus portaal bevat een geautomatiseerde factuurverwerking, ook wel bekend als de functie voor automatisch invullen van facturen, samen met een bijgewerkt, beveiligd framework voor het uploaden van documenten . Dit systeem scant, valideert en extraheert automatisch gegevens uit geüploade factuurbestanden met behulp van Intelligent Document Extraction (IDE). Deze gegevens worden vervolgens gebruikt om velden voor het indienen van facturen vooraf in te vullen, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt verminderd en het indieningsproces van facturen wordt versneld. Dit gebeurt via de knop <Automatisch invullen>.

Systeemconfiguratie en regelhiërarchie

De functie voor het automatisch invullen van facturen kan, afhankelijk van de klantinstellingen, worden in- of uitgeschakeld.

De functie volgt een strikte regelhiërarchie die wordt beheerd door systeembeheerders:

Clientinstelling ( Automatische factuurverwerking ): Een systeemwijde schakelaar waarmee automatische factuurverwerking voor alle leveranciers onder die client mogelijk wordt.

De functie "Automatisch invullen" gebruiken

Wanneer deze functie voor uw klant is geactiveerd, verschijnt er een knop <Automatisch invullen> op het scherm voor het uploaden van facturen.

Stapsgewijze workflow

Voer de werkorder in waar de factuur/creditnota betrekking op heeft en klik op 'Werkorderdetails controleren'.

Zodra de juiste werkorder is bevestigd, kunt u uw factuur uploaden.

Nadat het document is geüpload, klikt u op <Automatisch invullen> naast het factuurdocument.

Wanneer het pop-upvenster verschijnt, klikt u op <Ja> om de factuurvelden in te vullen.

Het systeem voert direct bestandsvalidatiecontroles uit (om te controleren of het document niet leeg is en een ondersteund formaat heeft).

Als het bestand de validatie doorstaat, voert het systeem inhoudsvalidatie uit en leest het document met behulp van optische tekenherkenning (OCR).

Het systeem vult automatisch de ondersteunde velden onder de knop in op basis van geconfigureerde gegevens met behulp van een zogenaamde betrouwbaarheidsdrempel (standaard groter dan of gelijk aan 70% ).

Naast de knop verschijnt een resultaatbericht met de uitkomst.

⚠️ Disclaimer

“Het is uw verantwoordelijkheid om de onderstaande gegevens te controleren voordat u ze indient, aangezien dit proces onderhevig is aan fouten en onnauwkeurigheden.” Controleer en bevestig altijd visueel alle vooraf ingevulde waarden voordat u uw inzending voltooit.

Resultaat- en validatieberichten

Indicatoren voor tekstmeldingen

Zodra de verwerking is voltooid, verschijnt een van de volgende berichten naast de knop voor automatisch aanvullen:

Succes: "Factuurdocumentvalidatie geslaagd, controleer de onderstaande waarden en dien in" (Alle gegevens in de factuur zijn succesvol verwerkt/opgehaald).

Gedeeltelijk succes: "Validatie van factuurdocument succesvol, maar er ontbreken enkele gegevens." (Het document is gelezen, maar sommige velden voldeden niet aan de betrouwbaarheidsdrempel of ontbraken).

Fout: “Validatie van factuurdocument mislukt, zie bovenstaande foutmeldingen” (Een kritiek bestand of validatieregel is mislukt, waardoor extractie wordt geblokkeerd).

Regels voor het overschrijven en toewijzen van documentvelden

Om te voorkomen dat gegevens worden vervangen door onnauwkeurige systeemschattingen, worden de factuurvelden overschreven volgens een strikte toewijzingslogica:

Betrouwbaarheid ≥ 70% : De geparseerde waarde overschrijft automatisch het formulierveld.

Betrouwbaarheid < 70% : Het systeem zal het veld niet overschrijven; elke bestaande waarde blijft behouden.

Waarde ontbreekt: Het systeem bewaart elke bestaande invoer in dat veld.

Waarde voldoet niet aan validatie: Het systeem overschrijft het veld niet en geeft een foutmelding weer.

Veldtoewijzing (alle facturen)

Factuurnummer en factuurdatum: worden overschreven indien aanwezig en de betrouwbaarheidsdrempel is bereikt.

Nettobedrag en brutobedrag: Deze waarden worden wel overgenomen, maar niet direct overschreven in het formulier. In plaats daarvan worden ze op de achtergrond bewaard om te worden gevalideerd aan de hand van de berekende netto- en brutototalen bij de uiteindelijke indiening.

Werkorderreferentie : Wordt niet overschreven (aangezien deze al door de portalcontext wordt verstrekt). Deze wordt gebruikt om het document te valideren aan de hand van de actieve werkorder.

Splitsing van werkordertypen

Afhankelijk van het type werkorder of de klantconfiguratie worden de kosten automatisch onderverdeeld in specifieke categorieën indien deze op de factuur worden vermeld:

Reactieve/offertefacturen (met specificatiemogelijkheden ingeschakeld)

Als uw klant offertespecificaties toestaat, koppelt het systeem de gespecificeerde rijen aan deze velden met behulp van trefwoordmatching:

Voorrijkosten: Formuliervelden die overeenkomen met "Voorrijkosten", "Mobilisatie", "Aanwezigheid" of "Aanwezigheidskosten".

Kosten per uur op locatie : Formuliervelden die overeenkomen met "Tijd", "Tijd op locatie", "Arbeid" of "Uurtarief".

Onderdelenkosten: Formuliervelden die overeenkomen met "Onderdelen".

Kosten voor installaties/apparatuur/diverse kosten: Formuliervelden die overeenkomen met "Apparatuur", "Installaties" of "Diversen".

PPM / Offertefacturen (zonder specificatie)

Vaste kosten: Hiermee wordt het veld voor de vaste kosten ingevuld. Het systeem telt alle kostenposten op die op de factuur staan. Als een exacte specificatie niet kan worden vastgesteld, wordt het totaalbedrag gelijkgesteld aan de nettokosten van de factuur.

Verbeterde uploadregels en -beperkingen

Het portaal maakt gebruik van een geavanceerd systeem voor het uploaden van documenten om de beveiliging te waarborgen, opmaakregels af te dwingen en de systeemprestaties bij de bron te beschermen.

Ondersteunde formaten en beveiligingscontrole

Bij het uploaden van bestanden hanteert het systeem strikte formaatbeperkingen. Als een niet-ondersteund formaat naar de uploader wordt gesleept, wordt een lokale foutmelding weergegeven:

"Voor facturen moeten geüploade bestanden in één van de volgende formaten zijn, anders mislukt de upload ({0})."

Toegestane standaardformaten: PDF , PNG , JPG , JPEG , BMP , TIF , TIFF , HEIF voor primaire financiële documenten.

Werkbladen en andere ondersteunende documentatie: Uitgebreide formaten worden ondersteund, waaronder Excel ( XLSX , CSV ), Word ( DOCX ) en tekstformaten.

Clientoverrides : Systemen die geconfigureerd zijn voor specifieke klanten, blijven uitsluitend PDF-bestanden gebruiken voor primaire financiële facturen.

Anti-spoofingcontrole: De server voert een beveiligingscontrole uit. Het hernoemen van een bestand met een niet-ondersteunde extensie wordt direct gedetecteerd en geblokkeerd bij het uploaden.

Eén factuur/creditnota per inzending.

Het systeem staat slechts één primair factuur-/creditnotadocument per inzending toe om factureringsfouten te voorkomen.

Factuurscherm: U kunt niet meerdere exemplaren van een factuur, een gecombineerd document of een factuur en een gecombineerd document tegelijk uploaden. Zodra een van deze bestanden is bijgevoegd, verwijdert het systeem deze opties automatisch uit het keuzemenu voor documenttypen.

Creditnota-scherm: Er kan slechts één creditnota worden geüpload. Zodra deze is toegevoegd, wordt de knop automatisch verborgen, samen met een informatief bericht.

Dubbele bestanden: Als u per ongeluk exact hetzelfde bestand twee keer uploadt binnen dezelfde inzending, zal het portaal de dubbele regel rood markeren en de inzending blokkeren.