Elk item dat aan een catalogus wordt toegevoegd (inclusief volledige catalogi) moet worden goedgekeurd voordat het beschikbaar is in het systeem. Hiervoor moet een gebruiker met de juiste catalogusrechten de itemwijzigingen zoeken en controleren. Door op de knop 'Lijst met niet-goedgekeurde catalogi' te klikken, wordt een lijst weergegeven met alle items die nog niet zijn goedgekeurd.

Dubbelklikken op een item opent de pagina 'Niet-goedgekeurd catalogusitem'. Deze pagina toont de gebruiker de details van het item en wat er is gewijzigd sinds de laatste keer dat het item is goedgekeurd. Elke wijziging (aan de linkerkant weergegeven) wordt aangegeven door een muisbeweging over de 'i' om de nieuwe versie gemakkelijker te kunnen vergelijken met de huidige versie (aan de rechterkant). De huidige versie heeft een geldigheidsdatum. Als er meerdere eerdere versies zijn, kan de gebruiker de knoppen 'Vorige' en 'Volgende' gebruiken om de nieuwe wijzigingen te vergelijken met verschillende versies van dat item.

Er is ook een tabblad Samenvatting dat de wijzigingen in een ander formaat weergeeft. Om de wijzigingen goed te keuren of af te wijzen, vindt u op het tabblad Details twee bijbehorende knoppen: Goedkeuren en Afwijzen. Wanneer u de wijziging goedkeurt, verschijnt er een bericht dat de wijzigingen zijn goedgekeurd. Wanneer u de wijziging afwijst, wordt de gebruiker gevraagd om opmerkingen over de afwijzing in te voeren, gevolgd door een bericht dat de wijzigingen zijn afgewezen.

Let op: Als er veel wijzigingen tegelijk moeten worden goedgekeurd/afgewezen, kan de gebruiker meerdere items selecteren in de lijst met niet-goedgekeurde catalogi en via de knop Acties 'Goedkeuren' of 'Afwijzen' kiezen om de betreffende actie uit te voeren.