Om Ostara bij te werken met offertegegevens, volgt u deze stappen:

1. Klik op de module Werkorder.
2. Zoek naar de werkorder die u wilt bijwerken. Zie de pagina Werkorderlijst selecteren voor meer informatie.
3. Er wordt een lijst met werkorders weergegeven die voldoen aan de criteria die u tijdens het zoeken hebt opgegeven.
   
4. Om een werkorder te bekijken, dubbelklikt u erop. Dit brengt u naar het detailscherm van deze werkorder. Om alle werkorders in de lijst te openen, klikt u op de knop Acties en opent u ze allemaal. De gebruiker kan alle gefilterde werkorders openen door op de knop Gefilterde openen te klikken. Opmerking: De gebruiker kan maximaal 100 werkorders naar het detailscherm van de werkorder sturen.
5. Klik in het detailscherm van de werkorder op de knop Agent in het lintmenu. Dit toont een lijst met mogelijke acties die op deze offerte kunnen worden uitgevoerd (zie 'Agentacties' voor meer informatie).
   
6. Klik op de optie Offertes toevoegen/wijzigen. Opmerking: Als er geen offerte is aangevraagd en er geen offerte aan de werkorder is toegevoegd, verschijnt het volgende venster 'Offerteaanvraag toevoegen':
   
7. Kies de bron door op de pijl-omlaag te klikken. Dit scherm opent:
   
8. Als er een SRA of contractovereenkomst is voor het geselecteerde taaktype en gebouw, wordt de resource automatisch voor u geselecteerd. Als er meerdere resources in de SRA zijn ingesteld, worden deze in volgorde van prioriteit weergegeven. Als er echter een contract bestaat, verschijnt dit altijd bovenaan de lijst, boven elke SRA. Bovendien, als een asset is geselecteerd en die asset onder garantie valt, wordt de garantieresource voorgesteld als de standaardresource. De toewijzingsvolgorde is daarom als volgt: Garantie > Contract > SRA > Handmatige toewijzing.
9. U kunt een alternatieve bron selecteren door in het onderste gedeelte van het scherm te zoeken en te dubbelklikken op de gekozen bron (of door de bron te markeren en op de knop Toewijzen te klikken).
10. Klik op "OK" wanneer de bron is geselecteerd.
11. Selecteer een contactpersoon door op de vervolgkeuzepijl te klikken en een keuze te maken uit de lijst. U kunt ook onderaan het contactenscherm een contactpersoon toevoegen door op de vervolgkeuzepijl te klikken.
12. De verzenddatum wordt automatisch ingesteld op de datum van vandaag.
13. U kunt kiezen uit de volgende aanvraagmethoden: telefoon, e-mail of portaal.
    Telefoon - Hiermee kan de gebruiker de offertedetails toevoegen op basis van een fysiek ontvangstbewijs van een telefoongesprek
    E-mail - Stuurt automatisch een e-mail naar de relevante bron.
    Portaal - Wordt weergegeven in het dashboard van het aannemersportal en geeft aan dat het moet worden ingediend.
14. 'Offerte vereist voor' toont alle data tussen vandaag en de geplande startdatum die is ingesteld op de werkorder. Selecteer de datum die past bij de vereisten. Deze is standaard ingesteld op 14 dagen, maar deze standaard kan worden geconfigureerd door uw Ostara -systeembeheerder als u een andere standaard wilt instellen.
15. Als de startdatum van de werkorder is verstreken, wordt het volgende bericht weergegeven:
    
    U kunt de planning van de werkorder aanpassen door de volgende stappen te volgen: Specificatie definiëren en planning voor aanwezigheid instellen .
16. De gevraagde offerte wordt weergegeven op de werkorder en kan bekeken worden door te klikken op de knop 'Bekijken'.
    
17. Nadat de gebruiker een offerte heeft aangevraagd, kan hij een offerte toevoegen door te klikken op 'Offertedetails toevoegen/wijzigen' in het menu 'Actie van de agent'. Dit scherm verschijnt dan:
    
18. De menuopties bieden de volgende functionaliteit:
    Selecteren: Hiermee selecteert u het gemarkeerde citaat als de voorkeurskeuze.
    Bewerken: Bewerk/voeg offertegegevens toe van de resource op de momenteel geselecteerde offerteaanvraag.
    Offerte toevoegen: Voeg ontvangen offertegegevens toe aan de werkorder voor een andere resource.
    Offerteaanvraag toevoegen: Voeg een nieuwe offerteaanvraag toe aan de werkorder. Deze wordt per e-mail verzonden of aan het aannemersportaal toegevoegd.
    Afwijzen: Hiermee wordt de gemarkeerde regel in de offertebevestiging afgewezen.
    Intrekken: Hiermee trekt u de offerteaanvraag in.
    Inactief weergeven: Geeft ingetrokken en afgewezen offertes in de lijst weer. Als de geplande offertedatum in het verleden ligt, zijn alleen de details te zien en worden inactieve knoppen weergegeven.
19. Door 'Bewerken' te selecteren in het vorige scherm, kan de gebruiker de offertegegevens invoeren voor de gekozen resourceofferteaanvraag. Elk veld wordt hieronder weergegeven:
    
    Contactpersoon: dit is de contactpersoonnaam die kan worden gekozen uit de lijst met contactpersonen die zijn ingesteld voor de geselecteerde resource.
    Datum ontvangen: dit is een datumveld en dit is de datum waarop de offerte van de resource is ontvangen.
    Geldig voor (dagen) is een numeriek veld waarmee de Gebruiker kan aangeven hoeveel dagen de Resource heeft aangegeven dat deze geoffreerde kosten geldig zijn.
    Ontvangen methode: dit is een keuzelijst met vervolgkeuzemenu's waarmee de gebruiker de methode kan selecteren waarmee de offerte van de bron is ontvangen.
    Citaatreferentie is een vrij veld en moet worden gebruikt om alle referenties vast te leggen die de bron voor dit citaat heeft gebruikt.
    Impact is een keuzemenu waarmee de gebruiker kan selecteren welke impact deze werkzaamheden op het apparaat zullen hebben.
    Item vervangen: dit is ook een keuzemenu waarin de gebruiker kan aangeven of de geoffreerde werkzaamheden vereisen dat een stuk apparatuur vervangen moet worden.
    Werkbeschrijving is een vrij veld waarin de resource kan aangeven wat er als onderdeel van de werkzaamheden op de werkorder zal worden gedaan.
    Arbeid - Tarief is een valutaveld waarmee de Gebruiker het uurtarief kan invoeren dat door de Resource in rekening wordt gebracht voor uitgevoerde werkzaamheden.
    Uren is een numeriek veld waarmee de gebruiker kan vastleggen hoelang de resource denkt nodig te hebben om het opgegeven werk te voltooien.
    Aantal personeelsleden is een numeriek veld waarmee de gebruiker kan aangeven hoeveel personeelsleden volgens de resource de locatie zullen bezoeken.
    Materialen is een berekend veld dat de velden Materialen - Kosten en Materialen - Opslag gebruikt om aan te geven wat de totale materiaalkosten voor dit werk zullen zijn.
    Materialen - Kosten is een valutaveld waarmee de gebruiker de materiaalkosten kan invoeren die voor deze taak zijn geoffreerd.
    Materialen - Type opslag is een keuzemenu waarmee de gebruiker kan selecteren of er een opslag wordt toegepast als percentage of als waarde. Als er geen opslagen van toepassing zijn, laat u dit veld leeg.
    Materialen - Kostenopslag is een numeriek veld waarmee de gebruiker kan aangeven wat de opslag voor materialen voor deze offerte zal zijn.
    Installaties is een berekend veld dat de velden Installatiekosten en Opslag voor installaties gebruikt om aan te geven wat de totale installatiekosten voor dit werk zullen zijn.
    Plant - Kosten is een valutaveld waarmee de gebruiker de kosten van de plantartikelen kan invoeren waarvoor een offerte is opgesteld in deze werkorder.
    Plant - Opslagtype is een keuzemenu waarmee de gebruiker kan selecteren of er een opslag wordt toegepast als percentage of als waarde. Als er geen opslagen van toepassing zijn, laat u dit veld leeg.
    Plant - Kostenopslag is een numeriek veld waarmee de gebruiker kan aangeven wat de opslag voor planten voor deze offerte zal zijn.
    Diversen is een berekend veld dat de velden Diversenkosten en Diversenopslag gebruikt om aan te geven wat de totale Diversenkosten voor dit werk zullen zijn.
    Diversen - Kosten is een valutaveld waarmee de gebruiker de kosten van diverse artikelen kan invoeren waarvoor een offerte is opgesteld op deze werkorder.
    Diversen - Mark-uptype is een keuzemenu waarmee de gebruiker kan selecteren of een opslag wordt toegepast als percentage of als waarde. Als er geen opslagen van toepassing zijn, laat u dit veld leeg.
    Diversen - Kostenopslag is een numeriek veld waarmee de gebruiker kan aangeven wat de opslag voor diversen voor deze offerte zal zijn.
    Opmerkingen is een vrij veld waarin de gebruiker eventuele aanvullende opmerkingen kan toevoegen die relevant zijn voor elk citaat.
    Opslag voor klant: in dit onderdeel kan de klant een opslag op de offerte voor de middelen toepassen, zodat deze de klant een hogere factuur kan sturen.
    Arbeid na opslag is een berekend veld dat op basis van het uurtarief, de uren op locatie en de opslagvelden aangeeft wat de totale arbeidskosten voor dit werk zullen zijn.
    Arbeidstoeslag is een numeriek veld waarmee de Gebruiker kan aangeven wat de arbeidstoeslag voor het werk is.
    Het type arbeidstoeslag is een keuzemenu waarmee de gebruiker kan selecteren of er een toeslag wordt toegepast als percentage of als bedrag. Als toeslagen niet van toepassing zijn, laat u dit veld leeg.
    Materialen na opslag is een berekend veld dat op basis van de velden materiaalkosten en materiaalopslag aangeeft wat de totale materiaalkosten voor dit werk zullen zijn.
    Materiaalmarkering is een numeriek veld waarmee de gebruiker kan aangeven wat de materiaalmarkering voor dit werk zal zijn.
    Het materiaaltoeslagtype is een keuzemenu waarmee de gebruiker kan selecteren of er een toeslag wordt toegepast als percentage of als waarde. Als toeslagen niet van toepassing zijn, laat u dit veld leeg.
    Plant After Mark-up is een berekend veld dat op basis van de velden plantkosten en plantopslag aangeeft wat de totale plantkosten voor dit werk zullen zijn.
    Plant Mark-up is een numeriek veld waarmee de gebruiker kan aangeven wat de plantenmarkering voor dit werk zal zijn.
    Plant Mark-up Type is een keuzemenu waarmee de gebruiker kan selecteren of er een opslag wordt toegepast als percentage of als waarde. Als er geen opslagen van toepassing zijn, laat u dit veld leeg.
    Misc After Mark-up is een berekend veld dat de velden 'misc costs' en 'misc mark-up' gebruikt om aan te geven wat de totale kosten van misc voor dit werk zullen zijn.
    Misc Mark-up is een numeriek veld waarmee de gebruiker kan aangeven wat de misc-markering voor dit werk zal zijn.
    'Misc Mark-up Type' is een keuzemenu waarmee de gebruiker kan selecteren of een opslag wordt toegepast als percentage of als waarde. Als er geen opslagen van toepassing zijn, laat u dit veld leeg.
    Totale kosten is een berekend veld dat alle bovenstaande totalen gebruikt om te berekenen wat de totale geadviseerde kosten zullen zijn voor het werk met deze resource.
    Kosten voor de klant is een berekend veld dat gebruikmaakt van de velden Totale kosten en Opslag om te berekenen wat de totale kosten voor de klant voor dit werk zullen zijn.
    Met de knop Documenten kan de gebruiker documenten toevoegen of bekijken die bij deze offerte horen.
20. Wanneer u op de knop Documenten op het scherm Offertes toevoegen/wijzigen klikt, wordt het volgende scherm weergegeven:
    
    Beschrijving Dit is een vrij veld waarin u een korte beschrijving kunt invoeren van het document dat u uploadt.
    Bestandstype Dit is een keuzemenu waarin u de volgende opties kunt invoeren: “Offertevoorstel”, “Afbeelding” of “Risicobeoordeling”.
    Bestandstype is een vervolgkeuzemenu dat alleen van toepassing is op bestandstypen van afbeeldingen en waarmee u het type afbeelding beter kunt definiëren.
    Bestand: door op Selecteren te klikken, kan de gebruiker naar een document bladeren en het selecteren om te uploaden naar Ostara . Dit document mag maximaal 30 MB groot zijn.
    Geldig vanaf is een datumselectieveld waarmee de geldigheidsdatum van het document wordt ingesteld.
    Geldig tot is een datumselectieveld waarmee de geldigheidsduur van het document wordt ingesteld.
    Afbeelding opslaan als miniatuur? is een selectievakje dat alleen van toepassing is op afbeeldingen. Hiermee wordt de afbeelding als miniatuur opgeslagen, evenals de volledige afbeelding.
21. Als u een offerte via het Portaal indient, raadpleeg dan de Portaalgebruikershandleiding voor meer informatie.