Een factuur bekijken/bewerken Inleiding
Om een bestaande factuur te kunnen bekijken of bewerken, moet de gebruiker eerst de factuur die hij/zij wil bewerken, zoeken door een factuurzoekopdracht uit te voeren.
Zodra de gebruiker de factuur heeft gevonden die hij/zij wil bewerken, kan hij/zij de factuur openen door erop te dubbelklikken of door de factuur te markeren en op de knop "Volgende" te klikken. De factuur wordt geopend en kan nu worden gewijzigd:
Let op: Vanuit de factuur kunt u de details van de werkorder bekijken door naar het tabblad Werkorder aan de zijkant van het factuurscherm te gaan.
Elke factuur heeft een typische levenscyclus. Deze levenscyclus is als volgt:
Factuur toegevoegd → Goedgekeurd → Gevalideerd → Betaling ingediend
De positie van de factuur in deze levenscyclus bepaalt welke acties u kunt uitvoeren. De beschikbare 'Acties' zijn als volgt:
Koptekst
Type wijzigen
Zodra een factuur is ingevoerd, kan de gebruiker het documenttype wijzigen (bijv. wijzigen in creditnota, proforma, enz.). Dit kan tot de factuur is goedgekeurd. Zie de volgende stappen voor meer informatie:
- Klik op de menuoptie Acties in het gedeelte Koptekst van de factuur.
- Klik op 'Type wijzigen'. Dit scherm opent:
Op dit scherm worden de reeds ingevoerde factuurgegevens weergegeven (bijv. werkordergegevens, gebouw, klant, enz.) - Klik op de vervolgkeuzepijl Documenttype, maak een selectie en klik op OK.
- Klik op de knop Opslaan om het nieuwe documenttype op te slaan. Let op: wanneer u een factuur wijzigt in een creditnota (of andersom), blijven de waarden op de factuur hetzelfde, maar veranderen ze van positief naar negatief op de werkorder.
Werkorder toewijzen
Zodra een werkordernummer bekend is, kan deze aan een factuur worden toegewezen. Dit kan door de volgende stappen te volgen:
- Klik op de menuoptie Acties in het gedeelte Koptekst van de factuur.
- Klik op Werkorder toewijzen. Dit scherm opent:
- Typ in het veld Werkordernummer het werkordernummer en klik op Bevestigen.
- Er wordt een duplicaatcontrole uitgevoerd. Dit toont een lijst met potentiële werkorders waarop deze factuur van toepassing zou kunnen zijn. De criteria voor duplicaat zijn als volgt:
Zelfde locatie (gebouw), zelfde aanwezigheidsdatum en dezelfde bron. - Als de werkorder niet bij de geselecteerde klant hoort, wordt het volgende bericht weergegeven:
- Als u op OK klikt, wordt de werkorder geselecteerd. Als u op Annuleren klikt, keert de gebruiker terug naar de module Financiën.
- Als het ingevoerde werkordernummer een nul-opbouw heeft, wordt het volgende bericht weergegeven:
- Als u op OK klikt, wordt de werkorder geselecteerd. Als u op Annuleren klikt, keert de gebruiker terug naar het vorige scherm.
- Zodra een werkordernummer is ingevoerd, wordt het pop-upvenster 'Factuur' gevuld met de details van de werkorder. Klik op 'OK' om de factuur toe te wijzen aan het geselecteerde werkordernummer.
Aanwezigheid
Start-/stoptijden wijzigen
Start-/stoptijden kunnen ook worden gewijzigd via de factuur. Dit kan als volgt:
- Klik op de menuoptie Acties in het gedeelte Aanwezigheid van de factuur.
- Klik op Start-/Stoptijden wijzigen. Dit venster wordt geopend:
- U kunt nu de begin- en einddatum en -tijden wijzigen door op de vervolgkeuzepijl te klikken om een kalender weer te geven of door simpelweg in de relevante velden te typen.
- Als u op 'OK' klikt, worden de nieuwe data/tijden toegepast op de werkorder en worden de kosten indien van toepassing opnieuw berekend.
Bezoek toevoegen
Mocht er een extra bezoek zijn uitgevoerd op een werkorder, maar dit niet zijn geregistreerd vóór de voltooiing van de werkorder, dan kunt u extra bezoeken toevoegen door de volgende stappen te volgen:
- Klik op de menuoptie Acties in het gedeelte Aanwezigheid van de factuur.
- Klik op Bezoek toevoegen. Dit venster wordt geopend:
- U kunt nu een extra bezoek toevoegen door naar Stop Job > Admin te gaan en de velden in te vullen zoals aangegeven.
- Als u aan het einde van de wizard op 'Opslaan' klikt, wordt dit nieuwe bezoek toegepast op de werkorder en worden de kosten indien van toepassing opnieuw berekend.
Beoordeling
Niet-toegewezen weergeven
Hiermee schakelt u tussen de 'Niet-toegewezen' en 'Niet-goedgekeurde' redenen. Dit doet u door te klikken op de menuoptie 'Actie' in het gedeelte 'Controleren' van de factuur en vervolgens op 'Niet-toegewezen' te klikken.
Bekijk niet goedgekeurd
Hiermee schakelt u tussen de 'Niet-goedgekeurde' en 'Niet-toegewezen' redenen. Dit doet u door te klikken op de menuoptie 'Actie' in het gedeelte 'Controleren' van de factuur en vervolgens op 'Niet-goedgekeurde' redenen te klikken.
Status
Vervanging aangevraagd
Een vervanging kan worden aangevraagd door te klikken op de actiemenuoptie in het gedeelte Status van de factuur. Door te klikken op de optie Vervanging aangevraagd, verandert de huidige status in Vervanging aangevraagd.
Vervanging ontvangen
Zodra een vervanging is ontvangen, kan de gebruiker de factuur bijwerken door te klikken op de menuoptie Acties in het gedeelte Status van de factuur. Door te klikken op de optie Vervanging ontvangen, wordt de huidige status teruggezet naar de status vóór de vervangingsaanvraag.
Verwijderen
Soms kan het nodig zijn om een factuur te verwijderen. Dit kan door te klikken op de menuoptie Acties in het gedeelte Status van de factuur. Als u op Verwijderen klikt, verschijnt de melding "Weet u zeker dat u deze factuur wilt verwijderen? Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt." Met Ja wordt deze factuur permanent verwijderd en met Nee keert de gebruiker terug naar het factuurscherm.
Portalinzending afwijzen
Wanneer u een factuur via de portal indient, wordt deze als afgekeurd ingediend met de reden 'niet goedgekeurd' voor portalindiening - in afwachting van beoordeling. Deze factuur kan vervolgens worden afgewezen door te klikken op de actiemenuoptie in het gedeelte 'Status' van de factuur. Wanneer u klikt op 'Portalindiening afwijzen', verschijnt er een notitiescherm. Alle ingevoerde notities kunnen worden bekeken op de portal. Het veld 'Huidige status' wordt bijgewerkt naar 'Afgekeurd'.
Goedkeuren
Zodra een factuur in het systeem is ingevoerd, moet deze twee stappen doorlopen voordat deze ter betaling kan worden ingediend. Deze stappen zijn Goedkeuring en Validatie. Facturen kunnen worden goedgekeurd als ze de status Niet goedgekeurd hebben. Volg de onderstaande stappen om een factuur goed te keuren:
- Nadat u de factuur heeft geopend, controleert u alle gegevens nogmaals en bevestigt u dat alles in orde is.
- Als de factuur de status Niet goedgekeurd heeft, moet de gebruiker eerst de Niet-goedgekeurde redenen oplossen door deze te verwijderen uit het veld Niet-goedgekeurde redenen.
- Klik op de menuoptie Acties in het gedeelte Status van de factuur.
- Klik op Goedgekeurd. Het vakje 'Geen verdere factuur verwacht' wordt automatisch aangevinkt. Als u nog een factuur voor deze werkorder verwacht, vinkt u dit vakje uit.
- Klik op 'Opslaan' om de wijzigingen toe te passen. Let op: Als het vinkje 'Er worden geen verdere facturen verwacht' niet is aangevinkt, wordt de factuur automatisch opgeslagen.
Annuleren Goedgekeurd
Soms kan het nodig zijn om een factuur af te keuren. Volg de onderstaande stappen om een factuur af te keuren:
- Klik op de menuoptie Acties in het gedeelte Status van de factuur.
- Klik op Annuleren om de aanvraag te accepteren. Het dialoogvenster Redenen selecteren verschijnt:
- Selecteer een of meer redenen en klik op OK. Het dialoogvenster 'Goedkeuring ongedaan maken' wordt weergegeven, zodat u een beoordelingsafdeling en notities kunt invoeren om de actie 'Niet goedgekeurd' te rechtvaardigen:
- Zodra u de velden hebt ingevuld, klikt u op OK om de wijzigingen op te slaan.
Valideren
Zodra een factuur in het systeem is ingevoerd, moet deze twee stappen doorlopen voordat deze ter betaling kan worden ingediend. Deze stappen zijn goedkeuring en validatie. Facturen kunnen worden gevalideerd zodra ze zijn goedgekeurd. Om een factuur te valideren, voert u de volgende stappen uit:
- Klik op de menuoptie Acties in het gedeelte Status van de factuur.
- Klik op 'Valideren'. Het veld 'Huidige status' wordt bijgewerkt naar 'Gevalideerd'.
Ongeldig maken
Soms kan het nodig zijn een factuur ongeldig te verklaren. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Klik op de menuoptie Acties in het gedeelte Status van de factuur.
- Klik op 'Ongeldig verklaren'. Het veld 'Huidige status' wordt bijgewerkt naar 'Goedgekeurd'.
Ter betaling indienen
Zodra facturen zijn goedgekeurd en gevalideerd, kunnen ze definitief ter betaling worden ingediend. Volg de onderstaande stappen om een factuur in te stellen op Betalingsindiening:
- Klik op de menuoptie Acties in het gedeelte Status van de factuur.
- Klik op 'Verzenden ter betaling'. Het veld 'Huidige status' wordt bijgewerkt naar 'Betalingsaanvraag'.
Instellen als onbetaald
Soms kan het nodig zijn om de betalingsopdracht van een betalingsopdrachtfactuur te herroepen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Klik op de menuoptie Acties in het gedeelte Status van de factuur.
- Klik op 'Instellen als onbetaald'. Het veld 'Huidige status' wordt bijgewerkt naar 'Gevalideerd'.