Een factuur bekijken/bewerken
Om een bestaande factuur te bekijken/bewerken, moet de gebruiker eerst de factuur die hij/zij wil bewerken vinden door middel van een factuurzoekopdracht .
Zodra de gebruiker de factuur heeft gevonden die hij of zij wil bewerken, kan deze de factuur openen door erop te dubbelklikken of door de factuur te selecteren en op de knop "Volgende" te klikken. De factuur wordt geopend en kan nu worden gewijzigd.
Let op: vanuit de factuur kunt u de details van de werkorder bekijken door naar het tabblad 'Werkorder' aan de zijkant van het factuurscherm te gaan.
Elke factuur heeft een typische levenscyclus. Deze levenscyclus is als volgt:
Factuur toegevoegd → Goedgekeurd → Gevalideerd → Betaling ingediend
De positie van de factuur in deze levenscyclus bepaalt welke acties u kunt uitvoeren. De beschikbare acties zijn als volgt:
Koptekst
Wijzigingstype
Nadat een factuur is ingevoerd, kan de gebruiker het documenttype wijzigen (bijvoorbeeld naar creditnota, proforma, enz.). Dit kan tot de factuur is goedgekeurd. Zie de volgende stappen voor meer informatie over hoe dit te doen:
- Klik op de menuoptie 'Acties' in het kopgedeelte van de factuur.
- Klik op 'Type wijzigen'. Dit scherm wordt geopend:
Op dit scherm worden de reeds ingevoerde factuurgegevens weergegeven (bijv. details van de werkorder, gebouw, klant, enz.). - Klik op het pijltje van het vervolgkeuzemenu 'Documenttype', maak een selectie en klik op 'OK'.
- Klik op de knop 'Opslaan' om het nieuwe documenttype op te slaan. Let op: bij het wijzigen van een factuur naar een creditnota (of omgekeerd) blijven de waarden op de factuur hetzelfde, maar veranderen ze van positief naar negatief op de werkorder.
Werkorder toewijzen
Zodra een werkordernummer bekend is, kan dit aan een factuur worden gekoppeld. Dit kan als volgt:
- Klik op de optie 'Acties' in het menu 'Koptekst' van de factuur.
- Klik op 'Werkopdracht toewijzen'. Dit scherm wordt geopend:
- Voer in het veld 'Werkordernummer' het werkordernummer in en klik op 'Bevestigen'.
- Er wordt een controle op duplicaten uitgevoerd. Dit levert een lijst op met mogelijke werkorders waarop deze factuur betrekking kan hebben. De criteria voor duplicaten zijn als volgt:
Dezelfde locatie (gebouw), dezelfde datum en dezelfde bron. - Als de werkorder niet betrekking heeft op de geselecteerde klant, wordt het volgende bericht weergegeven:
- Door op OK te klikken, wordt de werkorder sowieso geselecteerd en door op Annuleren te klikken, keert de gebruiker terug naar de financiële module.
- Als het ingevoerde werkordernummer een opbouw van nul heeft, wordt het volgende bericht weergegeven:
- Door op OK te klikken, wordt de werkorder sowieso geselecteerd en door op Annuleren te klikken, keert de gebruiker terug naar het vorige scherm.
- Zodra een werkordernummer is ingevoerd, wordt het factuurvenster automatisch gevuld met de details van de werkorder. Klik op OK om de factuur aan het geselecteerde werkordernummer toe te wijzen.
Aanwezigheidsaantallen
Wijzig de begin-/eindtijden
De begin- en eindtijden kunnen ook worden aangepast via de factuur. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Klik op de menuoptie 'Acties' in het gedeelte 'Aanwezigheid' van de factuur.
- Klik op 'Start-/stoptijden wijzigen'. Dit venster wordt geopend:
- De begin- en einddatum en -tijd kunnen nu worden gewijzigd door op het uitklapmenu te klikken om een kalender weer te geven, of door simpelweg de betreffende velden te overschrijven.
- Door op "OK" te klikken, worden deze nieuwe datums/tijden toegepast op de werkorder en worden de kosten waar nodig opnieuw berekend.
Voeg bezoek toe
Indien er een extra bezoek is uitgevoerd in het kader van een werkorder, maar dit niet is vastgelegd vóór de voltooiing van de werkorder, kunt u dit alsnog toevoegen door de volgende stappen te volgen:
- Klik op de menuoptie 'Acties' in het gedeelte 'Aanwezigheid' van de factuur.
- Klik op 'Bezoek toevoegen'. Dit venster wordt geopend:
- Het extra bezoek kan nu worden toegevoegd door naar 'Stop Job' > 'Admin' te gaan en de aangegeven velden in te vullen.
- Aan het einde van de wizard zal het klikken op "Opslaan" dit nieuwe bezoek aan de werkorder toevoegen en de kosten waar nodig opnieuw berekenen.
Beoordeling
Niet-toegewezen weergeven
Hiermee kunt u schakelen tussen de redenen 'Niet toegewezen' en 'Niet goedgekeurd'. Dit doet u door in het gedeelte 'Controleren' van de factuur op de optie 'Acties' te klikken en vervolgens op 'Niet toegewezen' te selecteren.
Niet goedgekeurd bekijken
Hiermee kunt u schakelen tussen de redenen 'Niet goedgekeurd' en 'Niet toegewezen'. Dit doet u door in het menu 'Acties' van het factuuroverzicht op 'Niet goedgekeurd' te klikken.
Status
Vervanging aangevraagd
Een vervanging kan worden aangevraagd door in het statusgedeelte van de factuur op de optie 'Acties' in het menu te klikken. Door op 'Vervanging aangevraagd' te klikken, wordt de huidige status gewijzigd in 'Vervanging aangevraagd'.
Vervanging ontvangen
Zodra een vervangend product is ontvangen, kan de gebruiker de factuur bijwerken door op de optie 'Acties' in het statusgedeelte van de factuur te klikken. Door op 'Vervanging ontvangen' te klikken, wordt de huidige status teruggezet naar de status van vóór de vervangingsaanvraag.
Verwijderen
Soms kan het nodig zijn om een factuur te verwijderen. Dit kan via het actiemenu in het statusgedeelte van de factuur. Als u op 'Verwijderen' klikt, verschijnt er een bericht met de tekst: "Weet u zeker dat u deze factuur wilt verwijderen? Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt." Door op 'Ja' te klikken, wordt de factuur permanent verwijderd. Door op 'Nee' te klikken, keert u terug naar het factuurscherm.
Portaalinzending afwijzen
Wanneer u een factuur via het portaal indient, wordt deze als niet-goedgekeurd ingediend met de reden 'Ingediend via portaal - wacht op beoordeling'. Deze factuur kan vervolgens worden afgewezen door op de actieoptie in het statusgedeelte van de factuur te klikken. Na het klikken op 'Ingediend via portaal afwijzen' verschijnt een notitiescherm. Alle ingevoerde notities kunnen in het portaal worden bekeken. Het veld 'Huidige status' wordt bijgewerkt naar 'Afgekeurd'.
Goedkeuren
Nadat een factuur in het systeem is ingevoerd, moet deze twee stappen doorlopen voordat deze kan worden ingediend voor betaling. Deze stappen zijn goedkeuring en validatie. Facturen kunnen worden goedgekeurd als ze de status 'Niet goedgekeurd' hebben. Volg de onderstaande stappen om een factuur goed te keuren:
- Zodra de factuur is geopend, controleer dan alle gegevens nogmaals en bevestig dat alles klopt.
- Als de factuur de status 'Niet goedgekeurd' heeft, moet de gebruiker eerst de redenen voor de afwijzing verhelpen door ze uit het veld 'Redenen voor afwijzing' te verwijderen.
- Klik op de optie 'Acties' in het menu 'Status' van de factuur.
- Klik op 'Goedgekeurd'. Het vakje 'Geen verdere factuur verwacht' wordt automatisch aangevinkt. Als u nog een factuur voor deze werkorder verwacht, vink dit vakje dan uit.
- Klik op "Opslaan" om de wijzigingen toe te passen. Opmerking: Als het vakje "Geen verdere factuur verwacht" niet is uitgevinkt, wordt de factuur automatisch opgeslagen.
Annuleren goedgekeurd
Soms kan het nodig zijn om een factuur te de-keuren. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Klik op de optie 'Acties' in het menu 'Status' van de factuur.
- Klik op 'Annuleren goedgekeurd'. Het dialoogvenster 'Redenen selecteren' verschijnt:
- Selecteer een of meer redenen en klik op OK. Het dialoogvenster 'Goedgekeurde actie ongedaan maken' verschijnt, waarin u een beoordelingsafdeling en notities kunt invoeren om de afgekeurde actie te rechtvaardigen.
- Zodra alle velden zijn ingevuld, klikt u op OK om de wijzigingen op te slaan.
Valideren
Nadat een factuur in het systeem is ingevoerd, moet deze twee stappen doorlopen voordat deze kan worden betaald. Deze stappen zijn goedkeuring en validatie. Facturen kunnen worden gevalideerd nadat ze zijn goedgekeurd. Volg de onderstaande stappen om een factuur te valideren:
- Klik op de optie 'Acties' in het menu 'Status' van de factuur.
- Klik op "Valideren". Het veld "Huidige status" wordt bijgewerkt naar "Gevalideerd".
Ongeldig maken
Soms kan het nodig zijn om een factuur ongeldig te verklaren. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Klik op de optie 'Acties' in het menu 'Status' van de factuur.
- Klik op "Ongeldig maken". Het veld "Huidige status" wordt bijgewerkt naar "Goedgekeurd".
Verzend voor betaling
Zodra facturen zijn goedgekeurd en gevalideerd, kunnen ze worden ingediend voor betaling. Volg de onderstaande stappen om een factuur klaar te maken voor betaling:
- Klik op de optie 'Acties' in het menu 'Status' van de factuur.
- Klik op "Betaling indienen". Het veld "Huidige status" wordt bijgewerkt naar "Betaling ingediend".
Ingesteld als onbetaald
Soms kan het nodig zijn om de betalingsaanvraag voor een factuur in te trekken. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Klik op de optie 'Acties' in het menu 'Status' van de factuur.
- Klik op "Instellen als onbetaald". Het veld "Huidige status" wordt bijgewerkt naar "Gevalideerd".