Aan elke persoon die toegang tot het systeem nodig heeft, wordt een profiel toegewezen. Voor meer informatie over "Personen" kunt u de sectie " Personen " raadplegen.

Met "Profielen" worden gebruikers gegroepeerd, wat betekent dat verschillende profielen verschillende rechten toegewezen krijgen. Dit betekent dus dat de rechten van de profielen worden doorgegeven aan de gebruikers die aan dat profiel zijn gekoppeld. Verschillende profielen kunnen worden gebruikt om gebruikers het systeem op verschillende manieren te laten gebruiken. Klik op de knop "Profielen" om de profielen in het systeem te bekijken.

1. Dit is het scherm Profielen. Het toont een lijst met profielen in het systeem. Een profiel kan worden aangevinkt of uitgevinkt, afhankelijk van welke profielen actief en bruikbaar moeten zijn in het hele systeem.
   
2. Klik op de knop "Toevoegen" om een nieuw profiel toe te voegen en het scherm "Profiel toevoegen" te openen. Geef een naam op voor het profiel, samen met eventuele opmerkingen. Vervolgens kunt u de rechten instellen waartoe het profiel toegang heeft (bepalend voor de functionaliteit van de gebruikers van het profiel), de gebeurtenistypen die kunnen worden uitgevoerd/bekeken, de veelgestelde vragen die op de portal worden weergegeven, de documenttypen waartoe gebruikers van het profiel toegang hebben, de rapporten die dit profiel kan bekijken en uitvoeren en de resourcecatalogi waartoe dit profiel toegang heeft (catalogi zijn te zien op de pagina Cataloguslijst ). Vervolgens kunt u een beheerniveau voor het profiel kiezen (meer informatie hierover vindt u op de pagina Profielbeheerniveaus ) en een klant. Houd er rekening mee dat u slechts één klant voor de gebruiker kunt kiezen als het aan de gebruiker toegewezen profiel een klantspecifiek profiel is. Als er geen klant is ingesteld, is het profiel een beheerbedrijfsprofiel.
   De volgende onderdelen hebben betrekking op het wachtwoord. Door het vakje 'Wachtwoord verloopt?' aan te vinken, zorgt u ervoor dat de wachtwoorden van alle gebruikers in dit profiel na een bepaald aantal dagen verlopen (dit wordt geconfigureerd op het niveau van het beheerbedrijf en u kunt contact opnemen met een systeembeheerder voor meer informatie over hoe lang dit is). In het veld 'Wachtwoordsterkte' kunt u met verschillende opties de gewenste wachtwoordsterkte voor gebruikers van het profiel instellen. Er zijn vier opties om uit te kiezen:
   - Standaard - Dit is de standaardinstelling voor een wachtwoord. Standaardwachtwoorden vereisen 8 of meer tekens, waarvan minimaal één of meer tekens een hoofdletter, kleine letter, een cijfer en één of meer symbolen moeten zijn.
   - Medium - Medium wachtwoorden vereisen 7 of meer tekens, waarvan er minstens één een cijfer moet zijn.
   - Sterk - Sterke wachtwoorden zijn hetzelfde als standaardwachtwoorden. Ze vereisen 8 of meer tekens, waarvan één of meer hoofdletters, één of meer cijfers en één of meer symbolen.
   - Zwak - Zwakke wachtwoorden vereisen slechts 6 of meer tekens van elke soort.
   Aansluitend is er de sectie Catalogi. In deze sectie kan de gebruiker specificeren tot welke catalogi in het systeem gebruikers met dit profiel toegang hebben. Klik op dit veld, selecteer de relevante catalogi en klik op "OK".
   De laatste twee velden zijn de velden 'Maximale escalatie' en 'Wachtwoord verloopt?'. Het veld 'Maximale escalatie' wordt gebruikt om het hoogste escalatieniveau voor de gebruiker van dit profiel te bepalen. Dit betekent dat als een gebruiker probeert een WO te escaleren naar een niveau hoger dan het niveau van zijn/haar profiel, het systeem dit niet toestaat. Als dit vakje niet is aangevinkt, is de actie 'Escaleren' helemaal niet beschikbaar (zie de pagina 'Escaleren' voor meer informatie). Het selectievakje 'Wachtwoord verloopt' wordt gebruikt om te bepalen of de wachtwoorden voor gebruikers van dit profiel verlopen volgens de systeeminstellingen. Als dit vakje is aangevinkt, wordt de instelling gebruikt en verlopen de wachtwoorden. Als het vakje niet is aangevinkt, verlopen de wachtwoorden niet. Nadat alle benodigde gegevens zijn ingevoerd, klikt u op 'OK' om het nieuwe profiel op te slaan.
   
3. Om een bestaand profiel te bewerken, klikt u op de knop 'Bewerken' op het scherm 'Profielen'. Dit opent het scherm 'Profiel bewerken', waar u alle informatie van het profiel indien nodig kunt aanpassen. Alle velden hier werken precies hetzelfde als het scherm 'Profiel toevoegen'; u hoeft alleen de benodigde informatie in de vereiste velden aan te passen. Zodra alle wijzigingen zijn aangebracht, klikt u op 'OK' om ze op te slaan.
   
4. Zodra alle benodigde taken zijn uitgevoerd, klikt u op 'Opslaan' om alle wijzigingen op te slaan.
5. Daarnaast ziet u op dit scherm een knop 'Gebruikers/klanten weergeven'. Hiermee krijgt u een lijst te zien van alle huidige gebruikers (en hun gebruikersnamen) die aan het gemarkeerde profiel zijn gekoppeld.
   

Met de knop "Klonen" maakt u een exacte kopie (met uitzondering van eventuele koppelingen met portalwidgets) van het geselecteerde profiel. Het scherm "Profiel bewerken" verschijnt en de gebruiker moet een naam invoeren voor het gekloonde profiel. U kunt ook andere gegevens van het gekloonde profiel wijzigen. Klik op "OK" wanneer alle wijzigingen zijn doorgevoerd.

De knop 'Geschiedenis' laat zien welke gebruiker een wijziging in het profiel heeft aangebracht, wanneer de wijziging is aangebracht en in welke taal deze is gewijzigd.

Opmerking: Met de sectie Documenttypen kan de gebruiker de toegang tot specifieke documenttypen beperken voor gebruikers met dit profiel. Het bewerken van documenttypen gebeurt via het volgende scherm, waarbij de beschikbare documenttypen voor het profiel dat momenteel wordt toegevoegd/bewerkt, worden aangevinkt of gedeselecteerd:

Profielbeheerniveaus