Jeder Artikel, der einem Katalog hinzugefügt wird (einschließlich ganzer Kataloge), muss genehmigt werden, bevor er im gesamten System verfügbar ist. Dazu muss ein Benutzer mit den entsprechenden Katalogberechtigungen die Änderungen am Artikel finden und prüfen. Über die Schaltfläche „Liste der nicht genehmigten Katalogartikel“ wird eine Liste aller noch nicht genehmigten Artikel angezeigt. Jeder Artikel in der Liste enthält Details, die erklären, was der Artikel ist und was sich geändert hat. Außerdem gibt es eine Spalte, die angibt, ob es sich um einen neuen Artikel oder eine Aktualisierung eines bestehenden Artikels handelt. Zusätzlich gibt es eine Spalte für den CN-Code (8 bis 12 Zeichen), der nur dann ausgefüllt werden muss, wenn dies vom Kunden gefordert wird; andernfalls kann dieses Feld leer bleiben.

Durch Doppelklicken auf einen Artikel wird die Seite „Nicht genehmigter Katalogartikel“ geöffnet. Diese Seite zeigt dem Benutzer die Details des Artikels und die Änderungen seit der letzten Genehmigung an. Jede Änderung (links) wird durch ein „i“ beim Überfahren mit der Maus hervorgehoben, um den Vergleich der neuen Version mit der aktuellen Version (rechts) zu erleichtern. Die aktuelle Version ist für einen bestimmten Zeitraum gültig. Sind mehrere Vorgängerversionen vorhanden, kann der Benutzer die Schaltflächen „Zurück“ und „Weiter“ verwenden, um die neuen Änderungen mit den verschiedenen Versionen des Artikels zu vergleichen.

Es gibt außerdem eine Registerkarte „Zusammenfassung“, die die Änderungen in einem anderen Format anzeigt. Auf der Registerkarte „Details“ befinden sich zwei entsprechende Schaltflächen: „Genehmigen“ und „Ablehnen“, um die Änderungen zu genehmigen oder abzulehnen. Bei Genehmigung der Änderung wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Bei Ablehnung der Änderung wird der Benutzer aufgefordert, Anmerkungen zur Ablehnung einzugeben. Anschließend wird eine Meldung angezeigt, die die Ablehnung der Änderungen bestätigt.

Hinweis: Wenn viele Änderungen gleichzeitig genehmigt/abgelehnt werden müssen, kann der Benutzer mehrere Elemente in der Liste der nicht genehmigten Katalogeinträge auswählen und über die Schaltfläche „Aktionen“ entweder „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ wählen, um die entsprechende Aktion auszuführen.