Wenn die Nummer des Arbeitsauftrags nicht bekannt ist oder eine vollständige Suche im System erforderlich ist, um eine Reihe von Arbeitsaufträgen zu finden, dann sollte die Funktion Arbeitsauftragsliste verwendet werden.
- Der erste Tab im Bildschirm „Abfragedefinition für Arbeitsaufträge“ ist der Tab „Allgemein“. Der Benutzer kann anhand eines oder mehrerer Kriterien suchen. Je genauer die Kriterien ausgewählt werden, desto spezifischer sind die Suchergebnisse. Um nach bestimmten Bereichen zu suchen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen der gewünschten Bereiche. Jeder Bereich wird im Folgenden beschrieben:
Das Feld „Kunden“ wird angezeigt, sobald der Bildschirm „Auftragsabfragedefinition“ erscheint. Anschließend öffnet sich ein Popup-Fenster zur Kundenauswahl, in dem die Kunden, die den Suchkriterien entsprechen, ausgewählt werden können. Dies geschieht jedoch nur, wenn mehrere Kunden zur Auswahl stehen. Ist nur ein Kunde vorhanden, wird dieser automatisch ausgewählt.
Das Feld „Erstellt von “ zeigt im Popup-Fenster „Erstellt von“ eine Liste der Benutzer im System an. Wählen Sie den Benutzer aus, um nach den von ihm erstellten Arbeitsaufträgen zu suchen, und klicken Sie auf „OK“.
Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, wird das Popup „Gebäude auswählen“ angezeigt. Wählen Sie die gewünschten Gebäudekriterien aus und klicken Sie auf „OK“.
Wenn Sie dieses Feld auswählen , wird das Popup „Ressource(n) auswählen“ angezeigt. Wählen Sie den Ressourcentyp aus, geben Sie den Namen der Ressource ein und klicken Sie auf „Suchen“. Wählen Sie anschließend eines der angezeigten Ergebnisse aus und klicken Sie auf „OK“.
Ressourcenstatus: Dieses Feld ermöglicht die Suche nach inaktivierten Ressourcen. Wählen Sie anschließend einen der beiden Status im Dropdown-Menü aus und klicken Sie auf „OK“.
Interner Eigentümer: Dieses Feld ermöglicht die Auswahl eines internen Eigentümers (ein verfügbares Feld bei einem Ressourcendatensatz, um eine Ressource als in der Verantwortung eines internen Benutzers stehend zu kennzeichnen). Wenn dieses Feld nicht markiert und nicht ausgewählt ist, wird standardmäßig „Alle“ verwendet.
Das Feld „Intern/Extern“ ermöglicht die Auswahl, ob die zurückgegebenen Ergebnisse interne Ressourcen, externe Ressourcen oder beides umfassen sollen. Wenn dieses Feld nicht markiert ist, wird standardmäßig „Beide“ ausgewählt.
Unter „Auftragsart“ werden die verschiedenen Auftragsarten angezeigt, nach denen gesucht werden soll. Wählen Sie die gewünschte(n) Auftragsart(en) aus der Liste aus und klicken Sie auf „OK“.
Im Feld „Ausrüstungs-/Dienstleistungstypen“ werden alle relevanten Arbeitsauftrags-, Teilarbeitsauftrags-, Ausrüstungs- und Dienstleistungstypen im Popup „Aufgabentypen“ angezeigt. Hier werden auch Ausrüstungstypen angezeigt, für die keine Arbeitsaufträge mehr erstellt werden können (d. h. sie sind in den Stammdaten deaktiviert), für die aber noch Arbeitsaufträge im System vorhanden sind. Wählen Sie die entsprechenden Kriterien aus und klicken Sie auf „OK“.
Vertragsnummer: Dieses Feld ermöglicht es Benutzern, nach Arbeitsaufträgen zu suchen. Geben Sie die Vertragsnummer in das Textfeld ein.
Um das Statusgruppen -Popup anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Statusgruppen“. Wählen Sie die gewünschten Statusgruppen aus und klicken Sie auf „OK“.
Hinweis: Wenn Felder leer gelassen werden, werden standardmäßig alle Ergebnisse angezeigt. Wenn Sie beispielsweise kein Gebäude angeben, werden alle Gebäude angezeigt – der Benutzer muss also nicht jedes Feld einzeln durchgehen und alle Elemente auswählen. - Der zweite Reiter des Bildschirms „Abfragedefinition für Arbeitsaufträge“ ist der Reiter „Datum“. Auf diesem Reiter kann der Benutzer nach bestimmten Daten suchen, wobei jedes Datumsfeld unterschiedliche Suchbereiche bietet:
- Zwischen: Ermöglicht die Suche zwischen den beiden angegebenen Daten.
- Exakt: Kann nach Arbeitsaufträgen am angegebenen Datum suchen.
- Anschließend: Sie können nach Arbeitsaufträgen suchen, die nach dem angegebenen Datum eingegangen sind.
- Vorher: Es war möglich, nach Arbeitsaufträgen vor dem angegebenen Datum zu suchen.
- Heute: Suche nach Arbeitsaufträgen anhand des heutigen Datums
- Gestern: Suche nach Arbeitsaufträgen mit dem gestrigen Datum
- Letzte 7 Tage: Suchanfragen nach Arbeitsaufträgen in den letzten 7 Tagen
Nachfolgend finden Sie eine Beschreibung der verschiedenen Datumsfelder, nach denen der Benutzer suchen kann:
Das Erstellungsdatum ermöglicht die Suche nach dem Datum, an dem der Arbeitsauftrag erstellt wurde. Das Erstellungsdatum des Arbeitsauftrags.
Die Funktion „ETA-Datum“ ermöglicht es dem Benutzer, nach dem im Arbeitsauftrag angegebenen ETA-Datum zu suchen. Dies ist die voraussichtliche Ankunftszeit des Arbeitsauftrags.
Die Funktion „Startdatum“ bietet die Möglichkeit, nach dem geplanten Startdatum/Anwesenheitsdatum (reaktiv und Angebot) oder dem Besuchsstartdatum (PPM) zu suchen.
Mit der Funktion „Enddatum“ können Benutzer nach dem Enddatum eines Terminplans (reaktiv und Angebot) oder nach dem Besuchsenddatum (PPM) suchen.
Die Funktion „Letzter Einsatz (Tage)“ ermöglicht es Benutzern, eine Anzahl von Tagen einzugeben und nach der Anzahl der Tage seit dem Abschluss einer Einsatzaktion im Rahmen des Arbeitsauftrags zu suchen.
Die Option „Abschlussdatum“ ermöglicht es dem Benutzer, nach dem Datum zu suchen, an dem der Arbeitsauftrag abgeschlossen wurde.
Die Funktion „Stornierungsdatum“ ermöglicht es dem Benutzer, nach dem Datum zu suchen, an dem der Arbeitsauftrag storniert wurde.
- Der dritte Tab im Bildschirm „Abfragedefinition für Arbeitsaufträge“ ist der Tab „Alter“. Hier können Benutzer nach Arbeitsaufträgen suchen, basierend darauf, wie weit sie von ihrer SLA- oder ETA-Frist entfernt sind bzw. wie lange diese noch nicht abgelaufen sind. Mithilfe dieser Felder kann der Benutzer auswählen, in wie vielen Stunden, Tagen, Wochen oder Monaten der Arbeitsauftrag überfällig ist oder abläuft. Die verschiedenen Felder im Tab „Alter“ sind:
Die Funktion „SLA Overdue By“ ermöglicht die Suche danach, wie lange der Arbeitsauftrag bis zum SLA-Datum überfällig ist.
Die Funktion „SLA Expires Within“ ermöglicht es dem Benutzer, nach der Zeitspanne zu suchen, bis der Arbeitsauftrag das SLA-Datum überschreitet.
Die Funktion „ETA Overdue By“ ermöglicht die Suche danach, wie lange der Arbeitsauftrag bis zum voraussichtlichen Liefertermin (ETA Date) überfällig ist.
Die Funktion „ETA Expires Within“ ermöglicht es dem Benutzer, nach der verbleibenden Zeit bis zum Ablauf des ETA-Datums des Arbeitsauftrags zu suchen. - Der vierte Reiter des Bildschirms „Abfragedefinition für Arbeitsaufträge“ ist der Reiter „Details“. Auf diesem Reiter können Benutzer nach Arbeitsaufträgen mit einem bestimmten Status oder bestimmten Typen suchen, z. B. nach Arbeitsaufträgen im Genehmigungsbereich. Folgende Felder stehen auf dem Reiter „Details“ zur Verfügung:
Ist das mit einer Kundenrechnung verknüpft? Dies ist ein Dropdown-Menü mit folgenden Optionen:- Rechnungsfähig: Durch Auswahl dieser Option werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, die für den/die ausgewählten Kunden einer Kundenrechnung hinzugefügt werden können.
- Rechnung ausstehend: Durch Auswahl dieser Option werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, die sich aktuell auf Kundenrechnungen befinden und deren Einreichung noch aussteht.
- Rechnung eingereicht: Durch Auswahl dieser Option werden alle aktuell auf Kundenrechnungen enthaltenen Arbeitsaufträge angezeigt.
Autorisierungsstatus: Über dieses Dropdown-Menü können Benutzer nach Arbeitsaufträgen suchen, die sich im Autorisierungsprozess befinden. Die Optionen in diesem Feld sind wie folgt: - Genehmigung ausstehend: Durch Auswahl dieser Option werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, die derzeit für den/die ausgewählten Kunden auf die Genehmigung warten.
- Keine ausstehende Genehmigung: Durch Auswahl dieser Option werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, die für den/die ausgewählten Kunden nicht auf Genehmigung warten.
- Letzte autorisierte Aktion - Genehmigt: Durch Auswahl dieser Option werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, bei denen die letzte Autorisierungsaktion die Genehmigung des Arbeitsauftrags für den/die ausgewählten Kunden war.
- Letzte genehmigte Aktion - Abgelehnt: Durch Auswahl dieser Option werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, bei denen die letzte genehmigte Aktion die Ablehnung des Arbeitsauftrags für den/die ausgewählten Kunden war.
- Genehmigung ausstehend – Angehalten: Durch Auswahl dieser Option werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, die derzeit für den/die ausgewählten Kunden angehalten sind.
- Genehmigung ausstehend – Informationen erforderlich: Durch Auswahl dieser Option werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, die derzeit auf weitere Informationen für den/die ausgewählten Kunden warten.
- Alle autorisierten Aktionen - Autorisiert: Durch Auswahl dieser Option werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, die jemals für den/die ausgewählten Kunden autorisiert wurden.
- Alle autorisierten Aktionen - Abgelehnt: Durch Auswahl dieser Option werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, die zu irgendeinem Zeitpunkt für den/die ausgewählten Kunden abgelehnt wurden.
PPMs ohne Besuch? Dies ist eine „Ja/Nein“-Auswahlliste. Bei Auswahl von „Ja“ werden Arbeitsaufträge gesucht, die als abgeschlossen markiert wurden und keine Besuche enthalten. Bei Auswahl von „Nein“ werden abgeschlossene Arbeitsaufträge ausgeschlossen.
Benachrichtigungen? Dies ist eine Dropdown-Liste mit folgenden Optionen: - Ja – Nur aktive Benachrichtigungen: Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, die aktive Benachrichtigungen enthalten.
- Ja – Nur inaktive Aufträge: Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, die inaktive Benachrichtigungen enthalten.
- Ja – Alle: Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, die Benachrichtigungen enthalten, unabhängig davon, ob sie aktiv oder inaktiv sind.
- Nein: Wenn Sie diese Option bei der Suche auswählen, werden Arbeitsaufträge angezeigt, die keinerlei Benachrichtigungen enthalten.
Voraussichtliche Ankunftszeit angegeben? Dies ist eine Ja/Nein-Auswahl. Bei Auswahl von „Ja“ werden Arbeitsaufträge gesucht, bei denen die Aktion „Voraussichtliche Ankunftszeit angegeben“ durchgeführt wurde; bei Auswahl von „Nein“ werden Arbeitsaufträge gesucht, bei denen diese Aktion nicht durchgeführt wurde.
Ausstehender Stapel? Dies ist eine „Ja/Nein“-Auswahlliste. Bei Auswahl von „Ja“ werden Arbeitsaufträge gesucht, die sich im Status „Ausstehender Stapel“ befinden; bei Auswahl von „Nein“ werden Arbeitsaufträge gesucht, die nicht im Status „Ausstehender Stapel“ sind.
Ausstehende Desktop-Prüfung Dies ermöglicht die Rückgabe aller Arbeitsaufträge, die auf eine Desktop-Prüfung für den im Dropdown-Menü angegebenen Benutzer warten.
PPM-Aufgabenname Die Eingabe eines Teils des Kurznamens einer PPM-Aufgabe liefert alle PPMs, deren Name diesen Text enthält.
Ausstehendes Angebot Dies ermöglicht die Rückgabe aller Arbeitsaufträge, die noch auf den Erhalt eines Angebots von der Ressourcenabteilung warten.
Angebotsanfrage Hiermit können Sie alle Arbeitsaufträge zurückrufen, für die noch eine Angebotsanfrage aussteht.
Antwortkategorie. Daraufhin öffnet sich das Popup „Antwortkategorien auswählen“. Wählen Sie die gewünschten Antwortkategorien für die Suche aus und klicken Sie auf „OK“.
Priorität. Es öffnet sich ein Popup zur Prioritätsauswahl. Wählen Sie die gewünschten Prioritäten für die Suche aus und klicken Sie auf „OK“.
Linktyp (Von) : Hier können Sie zwischen „Externalisieren“ (Arbeitsaufträge, die von internen an externe Ressourcen weitergeleitet werden), „Nachbesserungsarbeiten“ (Arbeitsaufträge, die im Rahmen eines PPM-Besuchs erstellt wurden), „Standard“ (Arbeitsaufträge, die über die Aktion „Arbeitsauftrag verknüpfen“ verbunden wurden) und „Besuch“ (Arbeitsaufträge, die im Rahmen eines PPM-Besuchs durch Zusammenführung von Arbeitsaufträgen verknüpft wurden) wählen. Unter „Von“ werden alle Arbeitsaufträge angezeigt, von denen die Verknüpfung hergestellt wurde.
Linktyp (An) : Hier können Sie zwischen „Externalisieren“, „Sanierungsarbeiten“, „Standard“ und „Besuch“ wählen. Über „An“ werden alle Arbeitsaufträge zurückgegeben, zu denen der Link erstellt wurde.
Ist es ein Nachbesserungsauftrag? Dies ermöglicht die Rückgabe aller Nachbesserungsaufträge, die sich aus dieser Abfrage ergeben.
Status. Daraufhin öffnet sich das Popup „Status auswählen“. Wählen Sie die gewünschten Status aus, nach denen gesucht werden soll, und klicken Sie auf „OK“.
- Die fünfte Registerkarte des Bildschirms „Abfragedefinition für Arbeitsaufträge“ ist die Registerkarte „Finanzen“. Auf dieser Registerkarte können Benutzer Arbeitsaufträge anhand von Finanzdetails wie Abgrenzungs- und AOV-Werten suchen, wobei jedes Feld dem Benutzer unterschiedliche Suchbereiche bietet:
- Zwischen: Ermöglicht die Suche nach Arbeitsaufträgen, deren Wert zwischen den beiden angegebenen Werten liegt.
- Exakt: Kann nach Arbeitsaufträgen anhand des angegebenen Werts suchen.
- Mehr als: Es kann nach Arbeitsaufträgen mit einem Wert gesucht werden, der größer als der angegebene Wert ist.
- Kleiner als: Sucht nach Arbeitsaufträgen mit einem Wert kleiner als dem angegebenen Wert.
Hier sind die verschiedenen Felder im Reiter „Finanzen“:
Die Funktion „Abgrenzung“ ermöglicht die Suche nach dem Abgrenzungswert im Arbeitsauftrag.
AOV bietet dem Benutzer die Möglichkeit, nach dem AOV-Wert im Arbeitsauftrag zu suchen.
Die Funktion „Berechnete Kosten“ ermöglicht die Suche nach dem Gesamtbetrag der berechneten Kosten im Arbeitsauftrag.
Die Funktion „Bezahlter Rechnungsbetrag“ ermöglicht es dem Benutzer, nach dem bezahlten Rechnungsbetrag eines Arbeitsauftrags zu suchen. Es werden nur Arbeitsaufträge angezeigt, die bezahlte Rechnungen enthalten.
Die Funktion „Fixkosten“ ermöglicht es dem Benutzer, nach dem Fixkostenwert eines Arbeitsauftrags zu suchen. Es werden nur Arbeitsaufträge mit Fixkosten angezeigt. Darunter befindet sich der Abschnitt „Zuordnungen“. Hier können Arbeitsaufträge anhand des zugehörigen Budgetcodes gesucht werden. Es stehen zwei Suchoptionen zur Verfügung:
Mit Capital Budget kann der Benutzer nach Arbeitsaufträgen mit den ausgewählten Capital Budget-Codes suchen.
Mit Revenue Budget kann der Benutzer nach Arbeitsaufträgen mit den ausgewählten Revenue Budget-Codes suchen.
- Der nächste Tab im Bildschirm „Arbeitsauftragsabfragedefinition“ ist der Tab „Anlagen“. Auf diesem Tab können Benutzer nach Arbeitsaufträgen anhand von Anlagennummern suchen:
- Der nächste Tab im Bildschirm „Abfragedefinition für Arbeitsaufträge“ ist der Tab „Spalten“. Bevor der Benutzer seine Ergebnisse zurückgibt, muss er die Spalten auswählen. Es ist standardmäßig eine Auswahl an Spalten vorhanden, die immer ausgewählt ist. Auf diesem Tab können Sie jedoch bei Bedarf weitere Spalten auswählen. Außerdem können Sie hier die Standard-Sortierspalte und die Sortierreihenfolge (aufsteigend oder absteigend) festlegen.
- Der letzte Tab im Bildschirm „Arbeitsauftragsabfragedefinition“ ist der Tab „Speichern“. Sobald alle Suchdetails eingegeben wurden, klicken Sie auf den Tab „Speichern“, um die Abfrage für die spätere Verwendung zu speichern. Über das Menü „Arbeitsauftragslisten“ sind vier Listentypen zugänglich:
Wählen Sie in der Kopfzeile gemäß dem unten stehenden Screenshot „Sofort“, „Privat“ oder „Öffentlich“ aus, um die aktuelle Abfragedefinition als diesen bestimmten Typ von Abfragedefinition zu speichern:
Wählen Sie für die WO-Liste den Typ „Sofort“, um die Auswahl als einmalige Liste anzuzeigen. Die Ergebnisse werden nur einmal angezeigt, und die Kriterien müssen erneut eingegeben werden, wenn der Benutzer die Ergebnisseite schließt. Diese Art von Liste kann nicht gespeichert werden, aber die letzten drei „Sofortlistensuchen“ bleiben erhalten, eine davon ist im obigen Screenshot zu sehen.
Wählen Sie als WO-Listentyp „Privat“ aus, um die Liste in der privaten Liste des Benutzers zu speichern. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für die WO-Liste ein und klicken Sie auf „OK“. Diese Listen stehen dem Benutzer dann bei jeder Anmeldung zur Verfügung.
Wählen Sie als Auftragslistentyp „Öffentlich“ aus, um die Liste in den öffentlichen Listen zu speichern. Geben Sie einen Auftragsnamen und eine Beschreibung ein, wählen Sie die Profile aus, für die der Benutzer sichtbar sein soll, und klicken Sie auf „OK“. Jeder Benutzer mit der Berechtigung „Öffentliche Auftragslisten löschen“ kann alle öffentlichen Listen im System einsehen und löschen.
Standard. Diese Liste kann nicht als Listentyp unter „Speichern unter“ ausgewählt werden. Es ist jedoch möglich, Standardlisten so zu bearbeiten, dass sie standardmäßig mehr/andere Spalten enthalten.
Für jeden Listentyp (außer Instant-Listen) sind ein Name und eine Beschreibung erforderlich. Bei öffentlichen Listen muss der Benutzer außerdem festlegen, wer die Liste sehen kann, indem er die entsprechenden Profile aus dem Feld „Sichtbar für“ auswählt. - Sobald alle gewünschten Kriterien ausgewählt und alle Informationen eingegeben wurden, klicken Sie auf „OK“, um die Suche zu starten. Wenn auch der Tab „Speichern“ ausgefüllt wurde, wird durch Klicken auf „OK“ die Liste gespeichert und gleichzeitig die Suche ausgeführt. Klicken Sie auf „Abbrechen“, um die Definition der Arbeitsauftragsabfrage zu schließen.
- Anschließend wird die Auftragsliste mit den Datensätzen angezeigt, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Falls keine Datensätze den eingegebenen Kriterien entsprechen, wird die Auftragsliste leer angezeigt.
- Der Benutzer kann nun alle Arbeitsaufträge einsehen, die den im vorherigen Bildschirm definierten Kriterien entsprechen.
- Um einen bestimmten Arbeitsauftrag anzuzeigen, doppelklicken Sie auf die entsprechende Zeile. Dadurch gelangen Sie zur Detailansicht des Arbeitsauftrags.
- Um alle Arbeitsaufträge in dieser Liste anzuzeigen, verwenden Sie die Schaltfläche „Alle öffnen“. Mit „Ausgewählte öffnen“ werden alle markierten Arbeitsaufträge geöffnet. Der Benutzer kann außerdem alle gefilterten Arbeitsaufträge öffnen, indem er auf die Schaltfläche „Gefilterte öffnen“ klickt.
Hinweis: Die Auftragsliste ist auf maximal 8.000 Ergebnisse begrenzt. Sollte die Anzahl der Suchergebnisse diese Grenze überschreiten, erhält der Nutzer eine Benachrichtigung und muss die Suchkriterien anpassen, um eine geringere Anzahl an Aufträgen zu erhalten.