Als het nummer van de werkorder niet bekend is of als er een volledige zoekopdracht in het systeem nodig is om een set werkorders te vinden, moet u de functie Werkorderlijst gebruiken.
- Het eerste tabblad van het scherm 'Definitie van werkorderquery' is het tabblad 'Algemeen'. De gebruiker kan zoeken op basis van één set criteria of een combinatie van meerdere sets criteria. Hoe verfijnder de geselecteerde criteria, hoe specifieker de lijst met resultaten. Om op specifieke gebieden te zoeken, vinkt u het selectievakje van de gewenste gebieden aan. Elk gebied wordt hieronder beschreven:
Klanten: dit veld wordt weergegeven zodra het scherm 'Definitie werkorderquery' verschijnt. Het pop-upvenster 'Selecteer klanten' wordt weergegeven en de klanten die aan de zoekcriteria voldoen, kunnen worden geselecteerd. Dit gebeurt echter alleen als er meer dan één klant is om uit te kiezen. Als er slechts één klant is, wordt de klant automatisch geselecteerd.
Aangemaakt door: dit veld toont een lijst met gebruikers binnen het systeem in het pop-upvenster 'Selecteer Aangemaakt door Gebruiker(s)'. Selecteer de gebruiker om te zoeken naar de werkorders die hij/zij heeft aangemaakt en klik op 'OK'.
Gebouw: dit veld opent de pop-up 'Gebouw(en) selecteren'. Selecteer de gewenste criteria voor Gebouwen en klik op 'OK'.
Resource: in dit veld verschijnt de pop-up 'Resource(s) selecteren'. Selecteer het type resource, voer de naam van de resource in en klik op 'Zoeken'. Selecteer vervolgens een van de resultaten en klik op 'OK'.
Resourcestatus: met dit veld kunt u zoeken naar resources die inactief zijn gemaakt. Selecteer vervolgens een van de twee statussen in de keuzelijst en klik op 'OK'.
Interne eigenaar: met dit veld kunt u een interne eigenaar selecteren (een beschikbaar veld bij een resourcerecord om een resource te markeren als de verantwoordelijkheid van een interne gebruiker). Als u dit veld niet aanvinkt en selecteert, wordt de standaardinstelling Alles gebruikt.
Intern/Extern: met dit veld kunt u selecteren of de geretourneerde resultaten interne bronnen, externe bronnen of beide moeten bevatten. Als u dit veld niet aanvinkt en selecteert, wordt de standaardinstelling Beide gebruikt.
'Type werkorder' geeft de typen werkorders weer waarnaar gezocht moet worden. Vink het gewenste type werkorder(s) aan in de lijst en klik op 'OK'.
Uitrustings-/Servicetypen: dit veld toont alle relevante werkorder-, subwerkorder-, apparatuur- en servicetypen in het pop-upvenster Taaktypen. Dit toont ook apparatuurtypen waarvoor geen werkorders meer kunnen worden aangemaakt (d.w.z. ze zijn momenteel niet aangevinkt in de kerngegevens), maar waarvoor wel werkorders in het systeem aanwezig zijn. Kies de relevante criteria en klik op de knop "OK".
Contractnummer: hiermee wordt een veld geopend waarmee gebruikers naar werkorders kunnen zoeken. Voer het contractnummer in het tekstveld in.
Statusgroepen: vink het vakje Statusgroep aan om de pop-up Statusgroepen weer te geven. Selecteer de gewenste statusgroepen en klik op de knop "OK".
Let op: Velden die leeg blijven, retourneren standaard alle items. Als u bijvoorbeeld geen gebouw opgeeft, worden alle gebouwen geretourneerd. Dit betekent dat de gebruiker niet alle velden hoeft te doorlopen om alle items één voor één te selecteren. - Het tweede tabblad van het scherm 'Werkorderquerydefinitie' is het tabblad 'Data'. Op dit tabblad kan de gebruiker zoeken op specifieke datums. Elk datumveld biedt de gebruiker verschillende zoekbereiken:
- Tussen: biedt de mogelijkheid om te zoeken tussen de twee opgegeven datums
- Exact: kan zoeken naar werkorders op de opgegeven datum
- Na: kan zoeken naar werkorders na de opgegeven datum
- Vóór: kan zoeken naar werkorders vóór de opgegeven datum
- Vandaag: zoekt naar werkorders met de datum van vandaag
- Gisteren: zoeken naar werkorders met behulp van de datum van gisteren
- Laatste 7 dagen: zoekopdrachten naar werkorders van de afgelopen 7 dagen
Hieronder vindt u een beschrijving van elk van de verschillende datumvelden waarop de gebruiker kan zoeken:
Met de aanmaakdatum kunt u zoeken op de datum waarop de werkorder is aangemaakt. Dit is de aanmaakdatum van de werkorder.
Met de ETA-datum kan de gebruiker zoeken op de datum waarop de ETA op een werkorder is ingesteld. De geschatte aankomsttijd op de werkorder.
Met Startdatum kunt u zoeken op de datum van de geplande startdatum/aanwezigheidsdatum (reactief en offerte) of de startdatum van het bezoek (PPM).
Met Einddatum kunnen gebruikers zoeken op de einddatum van een tussenschema (Reactief en Offerte) of op de einddatum van een bezoek (PPM).
Met Laatste oproep (dagen) kunnen gebruikers een aantal dagen invoeren en zoeken op het aantal dagen sinds een oproepactie is voltooid op de werkorder.
Met Voltooiingsdatum kan de gebruiker zoeken op de datum waarop de werkorder is voltooid.
Met Geannuleerde datum kan de gebruiker zoeken op de datum waarop de werkorder is geannuleerd.
- Het derde tabblad van het scherm 'Definitie van werkorderquery' is het tabblad 'Leeftijd'. Op dit tabblad kunnen gebruikers zoeken naar werkorders op basis van hoe ver ze verwijderd zijn van hun SLA of ETA (tijdstip waarop de deadline afloopt). Met behulp van deze velden kan de gebruiker kiezen hoeveel uur, dagen, weken of maanden de werkorder te laat is of verloopt binnen de verwachte vervaldatum. Dit zijn de verschillende velden op het tabblad 'Leeftijd':
Met SLA Te laat voor kunt u zoeken op hoe lang de werkorder te laat is met de SLA-datum.
Met SLA Verloopt Binnen kan de Gebruiker zoeken naar de tijd die nodig is voordat de Werkorder de SLA-datum overschrijdt.
Met ETA Achterstallig Op kunt u zoeken op hoe lang de werkorder achterstallig is ten opzichte van de ETA-datum.
Met ETA Expires Within kan de Gebruiker zoeken naar de tijd die het kost voordat de Werkorder de ETA-datum overschrijdt. - Het vierde tabblad van het scherm 'Definitie werkorderquery' is het tabblad 'Details'. Op dit tabblad kunnen gebruikers zoeken naar werkorders met een specifieke status of van een specifiek type, zoals werkorders in autorisatie. Dit zijn de verschillende velden op het tabblad 'Details':
Gekoppeld aan klantfactuur? Dit is een dropdownmenu met de volgende opties:- Geschikt voor facturering: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders weergegeven die geschikt zijn om te worden toegevoegd aan een klantfactuur voor de geselecteerde klant(en).
- Factuur in behandeling: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders die momenteel op de klantfacturen staan die in behandeling zijn, teruggezet
- Factuur ingediend: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders die momenteel op de ingediende klantfacturen staan, teruggehaald
Autorisatiestatus: Met deze keuzelijst kunnen gebruikers zoeken naar werkorders die onder Autorisatie vallen. De opties in dit veld zijn als volgt: - In afwachting van autorisatie: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders weergegeven die momenteel wachten op autorisatie voor de geselecteerde klant(en).
- Niet in afwachting van autorisatie: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders weergegeven die niet in afwachting zijn van autorisatie voor de geselecteerde klant(en).
- Laatste geautoriseerde actie - Geautoriseerd: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders weergegeven waarbij de laatste autorisatieactie de werkorder was die werd geautoriseerd, voor de geselecteerde klant(en).
- Laatste geautoriseerde actie - Geweigerd: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders teruggezet waarbij de laatste autorisatieactie de geweigerde werkorder was voor de geselecteerde klant(en).
- In afwachting van autorisatie - In de wacht: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders die momenteel in de wacht staan voor de geselecteerde klant(en) teruggezet.
- In afwachting van autorisatie - Informatie vereist: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders weergegeven die momenteel wachten op verdere informatie voor de geselecteerde klant(en).
- Alle geautoriseerde acties - Geautoriseerd: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders weergegeven die op enig moment zijn geautoriseerd voor de geselecteerde klant(en).
- Alle geautoriseerde acties - Geweigerd: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders die op enig moment zijn geweigerd voor de geselecteerde klant(en) weergegeven.
PPM's zonder bezoek? Dit is een keuzemenu met "Ja/Nee". Als u "Ja" selecteert, wordt gezocht naar werkorders die als gesloten zijn aangemerkt en geen bezoeken hebben, terwijl u met "Nee" werkorders die als gesloten zijn aangemerkt, uitsluit.
Meldingen? Dit is een vervolgkeuzelijst met de volgende opties: - Ja - Alleen actief: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders met actieve meldingen weergegeven
- Ja - Alleen inactief: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders met inactieve meldingen teruggezet
- Ja - Alles: als u deze optie selecteert, worden alle werkorders met meldingen weergegeven, ongeacht of ze actief of inactief zijn
- Nee: Als u dit selecteert bij het zoeken, worden werkorders weergegeven die geen enkele vorm van melding hebben
ETA opgegeven? Dit is een keuzemenu met "Ja/Nee". Als u "Ja" selecteert, wordt gezocht naar werkorders waarvoor de actie "ETA opgegeven" is uitgevoerd. Als u "Nee" selecteert, wordt gezocht naar werkorders waarvoor de actie "ETA opgegeven" niet is uitgevoerd.
In afwachting van batch? Dit is een keuzemenu met "Ja/Nee". Als u "Ja" selecteert, wordt er gezocht naar werkorders die in afwachting van batch zijn, terwijl u met "Nee" zoekt naar werkorders die niet in afwachting van batch zijn.
In afwachting van desktopcontrole Hiermee kunt u alle werkorders retourneren die wachten op een desktopcontrole voor de gebruiker die in de vervolgkeuzelijst is opgegeven.
PPM-taaknaam Als u een deel van de korte PPM-naam invoert, worden alle PPM's geretourneerd waarin die tekst voorkomt in hun naam.
In afwachting van offerte Hiermee kunt u werkorders retourneren die in afwachting zijn van een offerte van Resources.
Offerteaanvraag Hiermee kunt u alle werkorders retourneren waarvoor nog een offerteaanvraag in behandeling is.
Reactiecategorie Hiermee wordt de pop-up 'Reactiecategorieën selecteren' geopend. Selecteer de gewenste reactiecategorieën waarop u wilt zoeken en klik op de knop 'OK'.
Prioriteit Hiermee wordt een pop-upvenster met de prioriteitsselectie geopend. Selecteer de gewenste prioriteiten waarop u wilt zoeken en klik op de knop 'OK'.
Koppelingstype (Van) Hiermee kunt u kiezen uit 'Externaliseren' (werkorders doorgegeven van interne resource naar externe resource), 'Herstelwerkzaamheden' (werkorders die zijn gemaakt naar aanleiding van een PPM-bezoek), 'Standaard' (werkorders die zijn gekoppeld via de actie van de gekoppelde werkorder en 'Bezoek' (werkorders die zijn gekoppeld op basis van het samenvoegen van werkorders, zodat ze samenvallen met een PPM-bezoek). Met 'Van' kunt u alle werkorders retourneren waarvandaan de koppeling tot stand is gebracht.
Koppelingstype (Aan) : Hiermee kunt u kiezen uit 'Externaliseren', 'Herstelwerkzaamheden', 'Standaard' en 'Bezoeken'. Met 'Aan' wordt elke werkorder geretourneerd waarnaar de koppeling is gemaakt.
Is Remediërend Dit maakt het mogelijk om alle Remediërende Werkorders te retourneren als resultaat van deze query.
Status Hiermee wordt de pop-up 'Status selecteren' geopend. Selecteer de gewenste statussen om op te zoeken en klik op de knop 'OK'.
- Het vijfde tabblad van het scherm 'Definitie werkorderquery' is het tabblad 'Financiën'. Op dit tabblad kunnen gebruikers zoeken naar werkorders op basis van financiële gegevens, zoals toerekenings- en AOV-waarden. Elk veld biedt de gebruiker verschillende zoekbereiken:
- Tussen: biedt de mogelijkheid om te zoeken naar werkorders met een waarde tussen de twee opgegeven waarden
- Exact: kan zoeken naar werkorders op de opgegeven waarde
- Meer dan: kan zoeken naar werkorders met een waarde die groter is dan de opgegeven waarde
- Kleiner dan: kan zoeken naar werkorders met een waarde die kleiner is dan de opgegeven waarde
Dit zijn de verschillende velden op het tabblad Financiën:
Accrual biedt de mogelijkheid om te zoeken op de accrualwaarde in de werkorder.
Met AOV heeft de gebruiker de mogelijkheid om op de werkorder te zoeken op de AOV-waarde.
Met Berekende kosten kunt u zoeken op de totale berekende kostenwaarde van de werkorder.
Met Betaalde Factuurwaarde kan de Gebruiker zoeken op de Betaalde Factuurwaarde op de Werkorder. Dit toont alleen Werkorders met Betaalde Facturen.
Met Vaste kosten kan de gebruiker zoeken op de waarde van de vaste kosten op de werkorder. Dit toont alleen werkorders met vaste kosten. Daaronder bevindt zich de sectie Koppelingen. Hier kan naar werkorders worden gezocht op basis van de budgetcode die eraan gekoppeld is. Er zijn twee zoekopties:
Met Capital Budget kan de gebruiker zoeken naar werkorders met de geselecteerde Capital Budget-codes.
Met Revenue Budget kan de gebruiker zoeken naar werkorders met de geselecteerde Revenue Budget-codes.
- Het volgende tabblad van het scherm 'Werkorderquerydefinitie' is het tabblad 'Activa'. Op dit tabblad kunnen gebruikers zoeken naar werkorders op basis van activanummers:
- Het volgende tabblad van het scherm 'Definitie werkorderquery' is het tabblad 'Kolommen'. Voordat de gebruiker de resultaten retourneert, moet de selectie van kolommen worden uitgevoerd. Er is een standaardset kolommen altijd aangevinkt, maar dit tabblad biedt de mogelijkheid om indien nodig meer kolommen te selecteren. Op dit tabblad kunt u ook de kolom 'Standaard sorteren' instellen en aangeven of deze oplopend of aflopend moet worden gesorteerd:
- Het laatste tabblad van het scherm 'Werkorderquerydefinitie' is het tabblad 'Opslaan'. Zodra alle details van de zoekopdracht zijn ingevoerd, gaat u naar het tabblad 'Opslaan' om de query op te slaan voor later gebruik. Er zijn vier soorten lijsten toegankelijk via het menu 'Werkorderlijsten':
Selecteer 'Direct', 'Privé' of 'Openbaar' in de koptekstbalk, zoals in de onderstaande schermafbeelding, om de huidige querydefinitie op te slaan als dat specifieke type querydefinitie:
Selecteer het WO-lijsttype ' Direct ' om de selectie als een eenmalige lijst weer te geven. De resultaten worden slechts één keer weergegeven en de criteria moeten opnieuw worden ingevoerd als de gebruiker de resultatenpagina sluit. Dit type lijst kan niet worden opgeslagen, maar de laatste drie 'Directe lijstzoekopdrachten' worden bewaard, waarvan er één te zien is in de bovenstaande schermafbeelding.
Privé Selecteer het WO-lijsttype 'Privé' om de lijst op te slaan in de privélijst van de gebruiker. Voeg een WO-lijstnaam en beschrijving toe en klik op de knop OK. Deze zijn dan beschikbaar telkens wanneer de gebruiker zich aanmeldt.
Openbaar: Selecteer 'Openbaar' als WO-lijsttype om de lijst op te slaan in de openbare lijsten. Voeg een WO-naam en beschrijving toe, selecteer de profielen die zichtbaar zijn voor en klik op de knop OK. Elke gebruiker met de machtiging 'Mag openbare werkorderlijsten verwijderen' kan alle openbare lijsten in het systeem zien en verwijderen.
Standaard U kunt dit type lijst niet selecteren als 'Opslaan als', maar u kunt standaardlijsten wel bewerken om meer/andere kolommen als standaard op te nemen.
Voor elk type lijst (behalve directe lijsten) is een naam en beschrijving vereist. Voor openbare lijsten moet de gebruiker ook aangeven wie de lijst mag bekijken door de juiste profielen te selecteren in het veld 'Zichtbaar voor'. - Zodra alle gewenste criteria zijn geselecteerd en de informatie is ingevoerd, klikt u op de knop "OK" om de zoekopdracht uit te voeren. Als het tabblad Opslaan ook is ingevuld, slaat u de lijst op en voert u de zoekopdracht uit door op "OK" te klikken. Klik op de knop "Annuleren" om de werkorderquerydefinitie te sluiten.
- De lijst met werkorders verschijnt dan met de record(s) die voldoen aan de opgegeven criteria. De lijst met werkorders verschijnt zonder records als er geen records voldoen aan de ingevoerde criteria.
- De gebruiker kan nu alle werkorders zien die relevant zijn voor de criteria die in het vorige scherm zijn gedefinieerd.
- Om een specifieke werkorder te bekijken, dubbelklikt u op de regel. U wordt dan doorgestuurd naar het scherm met werkorderdetails.
- Om alle werkorders in deze lijst te bekijken, gebruikt u de knop 'Alles openen'. 'Geselecteerde openen' opent alle gemarkeerde werkorders. De gebruiker kan ook alle gefilterde werkorders openen door op de knop 'Gefilterde openen' te klikken.
Let op: De lijst met werkorders kan maximaal 8.000 resultaten opleveren. De gebruiker ontvangt een informatiebericht als de resultaten van zijn zoekopdracht dit aantal overschrijden. In dat geval moeten de criteria worden aangepast om een kleiner aantal werkorders te kunnen opleveren.