Il existe plusieurs raisons de créer un profil utilisateur. Certains utilisateurs accèdent au système pour effectuer des tâches spécifiques, d'autres servent de contacts pour les bâtiments, tandis que d'autres encore font office de contacts ressources et de prestataires. Les profils utilisateurs peuvent être enregistrés dans le système à titre de référence, sans qu'il soit nécessaire d'y accéder. Pour créer un profil utilisateur, cliquez sur le bouton « Nouveau profil utilisateur ».

1. Cliquer sur le bouton « Nouvelle personne » affiche la fenêtre « Détails de la personne ». C’est dans cette fenêtre que toutes les informations concernant la nouvelle personne sont saisies. Comme indiqué, l’écran est divisé en 5 onglets : Détails, Périmètre, Communications, Accès et Notes.
   L'onglet « Détails » permet de saisir les coordonnées et de sélectionner la catégorie de la personne. Chaque champ est expliqué ci-dessous :
   
   « Catégorie » est un menu déroulant contenant les différentes catégories de personnes auxquelles une personne peut appartenir. Ces catégories sont :
   - Société de gestion - permet de sélectionner plusieurs clients. Cette catégorie peut être utilisée pour l'équipe centrale, par exemple, les utilisateurs d'un centre d'appels prenant en charge différents clients. Les personnes de la société de gestion peuvent également être configurées comme contacts du bâtiment.
   - Client - Permet de sélectionner un seul client et peut être configuré comme contact d'immeuble. Ceci peut être utilisé pour un utilisateur qui est contact pour un ou plusieurs immeubles, mais uniquement pour un seul client.
   - Ressource - permet de sélectionner plusieurs clients et sélectionne automatiquement tous les bâtiments. Cette fonction est utile pour un entrepreneur ou un fournisseur afin qu'il puisse mettre à jour les ordres de travail qui lui sont attribués, ou si une personne est un contact pour la ressource.
   - Propriétaire/Locataire - utilisée dans le module Baux et Locations, cette catégorie indique que la personne est un contact propriétaire ou locataire.
   Selon votre choix, les informations requises varieront légèrement. Si vous sélectionnez Propriétaire ou Locataire, les onglets Communication et Accès seront masqués. L'onglet Étendue affichera également différents champs selon la catégorie sélectionnée ; vous trouverez plus de détails ci-dessous.
   Le champ « Titre » est un champ de texte libre dans lequel le titre de la personne est saisi.
   Le champ « Prénom » est un champ de texte libre dans lequel le prénom de la personne est saisi. Ce champ est obligatoire.
   Le champ « Nom de famille » est un champ de texte libre dans lequel le nom de famille de la personne est saisi. Ce champ est obligatoire.
   Le champ « Nom d'affichage » est un champ de texte libre permettant de saisir le nom qui apparaîtra lorsque la personne effectuera des actions dans le système. Lors de la création d'une nouvelle personne, ce champ est automatiquement rempli avec le prénom et le nom de famille, séparés par un espace.
   Le champ « Intitulé du poste » est un champ de texte libre dans lequel est saisi l'intitulé du poste de la personne.
   Le champ « Adresse e-mail » est un champ de texte libre dans lequel l’adresse e-mail de la personne est saisie. Un contrôle de validation est effectué pour s’assurer que le format est correct. Ce champ est obligatoire.
   Le champ « Téléphone 1 » est composé d'un menu déroulant et d'un champ de texte libre. Le menu déroulant propose une liste de types de numéros parmi lesquels choisir, et le champ de texte permet de saisir le numéro de téléphone. Ce champ est obligatoire sauf si le champ « Mobile » est déjà renseigné.
   Le champ « Mobile » est un champ de texte libre où saisir un numéro de téléphone mobile. Si la personne doit recevoir des notifications par SMS, ce champ doit être renseigné avec le numéro de téléphone mobile requis. Ce champ est obligatoire sauf si le champ « Téléphone 1 » est déjà renseigné.
   Le statut est indiqué dans une liste déroulante permettant de déterminer si la personne est active (en sélectionnant « Actif ») ou inactive (en sélectionnant « Inactif »). Une personne inactive ne pourra pas se connecter au système et n'apparaîtra pas dans ses contacts.
   La langue est une liste déroulante qui détermine la langue de la personne et sert à définir le format des courriels qu'elle recevra.
   Le champ « Nom de l'entreprise » est un champ de texte libre où est saisi le nom de l'entreprise pour laquelle travaille la personne.
   Le menu déroulant « Type d'adresse » propose une liste de différents types d'adresses. Sélectionnez-en une pour définir le type d'adresse.
   L'adresse 1 est un champ de texte libre où la première ligne de l'adresse est saisie.
   L'adresse 2 est un champ de texte libre où la deuxième ligne de l'adresse est saisie.
   Le champ « Adresse 3 » est un champ de texte libre où est saisie la troisième ligne de l'adresse.
   Le champ Adresse 4 est un champ de texte libre où la dernière ligne de l'adresse est saisie.
   Le champ « Code postal » est un champ de texte libre où est saisi le code postal de l'adresse.
   Le champ « Téléphone 2 » comprend un menu déroulant et un champ de texte libre. Le menu déroulant propose une liste de types à appliquer au « Téléphone 2 », et le champ de texte permet de saisir le numéro de téléphone.
   Le champ « Numéro de fax » est un champ de texte libre où le numéro de fax est saisi.
   Le champ « Site Web » est un champ de texte libre dans lequel l'URL du site Web de l'entreprise de la personne est saisie.
   Une fois toutes les informations requises saisies, cliquez sur l'onglet Portée.
2. Dans l'onglet « Portée », toutes les associations concernant la personne sont sélectionnées. Cet onglet varie selon la catégorie choisie pour la personne. Pour les catégories « Société de gestion » et « Client », l'écran se présente comme suit. Chaque champ est expliqué ci-dessous :
   
   L'option « Tous les clients » est une case à cocher qui détermine si la personne peut voir tous les clients ou non.
   Le menu contextuel « Clients » permet de sélectionner les clients associés à la personne, sauf si l'option « Tous les clients » a été sélectionnée. Si la catégorie est « Client », un seul client peut être sélectionné. Cet écran fonctionne de la même manière que l'écran de sélection des clients . Lorsqu'un ou plusieurs clients sont sélectionnés, un « i » apparaît ; au survol de la souris, un message affiche les clients sélectionnés.
   L'option « Tous les bâtiments » est une case à cocher qui détermine si la personne peut consulter tous les bâtiments pertinents pour ses clients associés.
   Le menu contextuel « Bâtiments » permet de choisir les bâtiments visibles par le visiteur. Il est actif uniquement si l'option « Tous les bâtiments » n'est pas sélectionnée. La sélection des bâtiments est possible quel que soit le type de visiteur.
   La case « Contact bâtiment » permet de déterminer si la personne sera ou non le contact bâtiment pour les bâtiments sélectionnés.
   Le menu contextuel « Type de contact du bâtiment » affiche tous les types de contact du client sélectionné et les bâtiments pouvant être associés à la personne.
   L'option « Tous les types d'ordres de travail » est une case à cocher qui détermine si la personne peut consulter tous les types d'ordres de travail pertinents pour ses clients associés.
   Le menu contextuel « Types d'ordres de travail » affiche tous les types d'ordres de travail et permet de les sélectionner. Il reste actif même si l'option « Tous les types d'ordres de travail » est désélectionnée.
   L'option « Tous les regroupements » est une case à cocher qui détermine si la personne a accès à tous les regroupements de ressources du système. La décocher active le champ « Regroupements de ressources ».
   Le menu contextuel « Groupes de ressources » affiche tous les groupes de ressources pouvant être associés à la personne. En sélectionnant un ou plusieurs groupes de ressources, la personne pourra consulter les informations financières (tarifs, factures, etc.) des ordres de travail et des factures relatifs aux ressources appartenant aux groupes sélectionnés.
   Pour les personnes ressources, l'écran ressemble à celui ci-dessous. La différence réside dans l'ajout des champs Ressources, permettant d'associer une personne à une ressource. Ces champs sont expliqués ci-dessous :
   
   Le menu contextuel « Ressource » permet de choisir la ressource à laquelle la personne sera associée. Ce menu est grisé si la catégorie « Société de gestion » ou « Client » est sélectionnée. Si une catégorie de ressource est sélectionnée, l'option « Clients » est grisée jusqu'à ce qu'une ressource soit choisie. La sélection d'une ressource préconfigure la liste des clients disponibles, qui inclut par défaut tous les clients associés à cette ressource. La sélection des bâtiments peut ensuite être effectuée soit en cochant « Tous les bâtiments » (option par défaut pour la plupart des ressources), soit en sélectionnant les bâtiments individuellement pour cette personne.
   Il est possible de sélectionner des bâtiments spécifiques par personne pour une ressource donnée afin de contrôler les bâtiments auxquels le personnel de chaque ressource peut accéder.
   Le menu contextuel « Type de contact de la ressource » affiche tous les types de contact du client et de la ressource sélectionnés pouvant être associés à la personne. Une fois toutes les informations saisies, passez à l’onglet « Communications ».
3. L'onglet Communications permet de configurer les notifications et les abonnements. L'affectation des ordres de travail s'y configure également. Chaque champ est expliqué ci-dessous :
   
   Le menu déroulant « Méthode de notification » permet de sélectionner différentes méthodes de notification pour la personne. Ces méthodes sont :
   - Aucun - Choisir cette méthode signifie qu'aucune notification ne sera requise pour la personne.
   - SMS - Choisir cette méthode signifie que les notifications seront envoyées par SMS à la personne. Cette option est disponible uniquement si un numéro a été renseigné dans le champ Mobile de l'onglet Détails.
   - Courriel - Choisir cette méthode signifie que les notifications seront envoyées par courriel à la personne concernée.
   - Courriel et SMS - Choisir cette méthode signifie que les notifications seront envoyées par courriel et par SMS à la personne. Cette option est disponible uniquement si un numéro a été renseigné dans le champ Mobile de l'onglet Détails. Une seule méthode de notification peut être associée à une personne.
   Le menu contextuel « Abonnements » affiche les différents abonnements de notification disponibles pour l'utilisateur. Cliquer sur « Tout sélectionner » sélectionne tous les abonnements, tandis que cliquer sur « Tout désélectionner » les annule. Si plusieurs clients sont sélectionnés, le nom du client correspondant s'affiche à côté de l'abonnement.
   Le tableau « Contact/Affectation d'ordre de travail » contient des cases à cocher. Il détermine si la personne apparaîtra dans les menus « Appel entrant »/« Appel sortant » pour les différents types d'ordres de travail, et si elle est destinataire des e-mails pour ces types d'ordres. L'option « Destinataire des e-mails » n'est disponible que si la catégorie « Ressource » a été sélectionnée. Cochez cette case si la personne configurée reçoit les e-mails concernant les interventions à venir. L'affectation de la personne à un bâtiment limite également les e-mails qu'elle peut recevoir. En associant des contacts de ressources spécifiques à différents bâtiments, vous pouvez contrôler la réception des e-mails. Une fois les abonnements et les affectations créés, passez à l'onglet « Accès ».
4. L'onglet Accès permet de définir les droits d'accès accordés à la personne, que ce soit via l'application ou autrement. Chaque champ est expliqué ci-dessous :
   
   En haut de l'écran se trouvent trois cases à cocher : Application, Portail et Mobile. Ces cases déterminent ce à quoi la personne aura accès.
   - Application - permet d'accéder à l'application
   - Portail - permet d'accéder au portail
   - Mobile - permet d'accéder à l'application mobile
   Plusieurs cases à cocher peuvent être sélectionnées si la personne a besoin d'accéder à plus d'une méthode d'accès.
   Le champ « Nom d'utilisateur » est un champ de texte libre contenant le nom d'utilisateur Ostara de la personne. Lors de la sélection d'un mode d'accès, ce champ est prérempli avec un nom d'utilisateur au format « Prénom.Nom », mais celui-ci peut être modifié à tout moment. Lors de la création du nom d'utilisateur d'une personne ressource, le format varie selon le mode d'accès sélectionné. Si l'option « Portail » est sélectionnée, le nom d'utilisateur est au format « NomRessourceNuméroRessource.Service ». Si l'option « Mobile » est sélectionnée, le nom d'utilisateur est au format « NomRessourceNuméroRessource.Mobile ».
   Le profil est un menu contextuel permettant de sélectionner le profil auquel la personne sera associée. Si la personne appartient à la catégorie « Ressource », le système sélectionnera un profil par défaut ; toutefois, l’utilisateur peut le modifier et en choisir un autre.
   Le champ « Action du mot de passe » est en lecture seule et explique l'action qui sera effectuée. Survoler le « i » à côté affiche la description de l'action. Le bouton « Définir le mot de passe » permet à l'utilisateur de définir le mot de passe de la fiche personne. Cliquer dessus affiche l'écran de configuration du mot de passe. Cet écran affiche un message indiquant qu'un mot de passe doit être saisi et précisant le niveau de complexité requis. Une fois le mot de passe saisi, cliquez sur « OK » pour revenir à l'écran de détails de la personne.
   
   L'usurpation d'identité permet de lier une personne à une autre afin qu'elle puisse autoriser des ordres de travail au nom de cette dernière. Consultez la section « Hiérarchies et usurpation d'identité » pour plus d'informations sur cette fonctionnalité. Une fois les informations d'accès saisies, passez à l'onglet suivant : Congés.
5. L'onglet « Congés » est uniquement accessible aux personnes de la catégorie « Ressource ». Il permet de définir la disponibilité de la personne et de gérer ses horaires de travail et ses congés.
   
   Le bouton Disponibilité affiche les personnes et les profils.
   Cliquer sur « Aperçu » affiche un calendrier détaillant les horaires de travail et les demandes de congés de la personne.
   Cocher la case « Travail les jours fériés » indique que tout calcul de congés et de disponibilités de cette personne doit inclure/exclure les jours fériés.
   Cliquer sur les boutons Ajouter/Modifier/Supprimer permet de modifier les types de demandes (demandes de congés, demandes de congés de formation ou autres congés) et d'enregistrer la ou les dates et les motifs des congés.
6. Le dernier onglet est l'onglet Notes, qui contient un grand champ de notes où vous pouvez consigner des informations diverses. Cet onglet est facultatif.
   
7. Une fois tous les détails saisis, cliquez sur « OK » pour créer la nouvelle personne. Celle-ci apparaîtra désormais lors des recherches de personnes.