Ostara Systems Knowledge Base

API-Integration

Published December 1st, 2025 by Generic User

Ostara kann so konfiguriert werden, dass es Arbeitsauftragsdaten an einen Endpunkt sendet, sobald entsprechende Arbeitsauftragsereignisse ausgelöst werden. Ein Endpunkt kann entweder eine E-Mail-Adresse oder ein Web-Endpunkt sein. E-Mail-Adressen erhalten die entsprechenden Daten im JSON-Format als Anhang. Web-Endpunkte empfangen die JSON-Daten dire

Kennwort ändern

Published December 1st, 2025 by Generic User

Ein Benutzer kann sein Passwort ändern, indem er zu Avatar-Menü > Meine Daten > Passwort ändern navigiert. Daraufhin wird der Bildschirm „Passwort ändern“ angezeigt, auf dem der Benutzer aufgefordert wird, sowohl sein aktuelles Passwort als auch das neue Passwort einzugeben, das er verwenden möchte. Hinweis: Wenn Sie das Passwort für Ihren Ben

Offener Grundriss

Published December 1st, 2025 by Generic User

Der offene Grundriss Unter „ Kachel“ wird Ihnen angezeigt, wie viele geplante Arbeitsaufträge (früher bekannt als PPMs) Sie basierend auf Ihrem Zugriff haben. Wenn Sie diese Option auswählen, gelangen Sie zur Liste der offenen PPM- Aufträge, in der Sie die „ Geplanten Arbeitsaufträge“ sehen, auf die Sie klicken können, um eine detailliertere Aufschl

Urlaub / Delegation

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Auszeit/Delegation Mithilfe dieser Funktionen kann ein Benutzer geplante Abwesenheiten hinzufügen, bearbeiten oder entfernen und seine Aufgaben an einen anderen Benutzer delegieren. Diese Funktionen sind über das Avatar-Menü > Meine Details > Abwesenheit/Delegation zugänglich. Hier werden alle Daten angezeigt, an denen der Benutzer Abwes

Listenlayouts

Published December 1st, 2025 by Generic User

Manche Nutzer finden möglicherweise, dass bestimmte Listen zu viele Spalten enthalten oder dass bestimmte Spalten wichtiger sind und daher früher angezeigt werden sollten. Diese Änderungen lassen sich alle über die Funktion „Listenlayouts“ vornehmen. Navigieren Sie dazu zu Avatar-Menü > Meine Details > Listenlayouts. um eine Liste von Listen a

Fällige Arbeitsaufträge

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Kachel „ Fällige Arbeitsaufträge “ zeigt dem Benutzer an, wie viele Arbeitsaufträge es gibt. Die Aufträge, die innerhalb der nächsten 30 Tage beginnen sollen, werden angezeigt, inklusive der jeweiligen voraussichtlichen Fertigstellungstermine. Es werden maximal 10 Aufträge gleichzeitig angezeigt. Wenn Sie einen <Arbeitsauftrag> aus der Lis

Mobile App

Published December 1st, 2025 by Generic User

Für Benutzer, die die mobile App benötigen Um Arbeitsaufträge zu starten und abzuschließen, müssen sie die „ Mobile App“ auf ihre Mobilgeräte herunterladen. Die „ Mobile App“ kann im Apple App Store (iPhones) und im Google Play Store (Androids) heruntergeladen werden. Alternativ kann sich der Nutzer im Portal anmelden und anschließend mit seinem Mob

Arbeitsauftrag erstellen

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Kachel „ Arbeitsauftrag erstellen “ ermöglicht es Ihnen, den gewünschten Arbeitsauftragstyp auszuwählen. <Klicken Sie auf den gewünschten Auftragstyp > „Reaktiv“ – Diese Art von Arbeitsauftrag wird für alltägliche Einsätze und Reparaturen verwendet. Es handelt sich dabei um die am häufigsten erstellten Arbeitsaufträge, die von vielen versc

Offener Einkauf

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Kachel „ Offene Einkäufe “ zeigt Ihnen basierend auf Ihrem Zugriff an, wie viele offene Einkaufsaufträge Sie haben. Wenn Sie diese Option auswählen, gelangen Sie zur Liste der offenen Einkäufe (Jobs ) , wo Sie die „ Einkaufsaufträge“ sehen, auf die Sie klicken können, um eine detailliertere Aufschlüsselung zu erhalten. Durch Klicken auf das Symb

Präferenzen

Published December 1st, 2025 by Generic User

Nutzer können die Sprache des Portals und dessen Design ändern. Gehen Sie dazu auf Avatar-Menü > Meine Daten > Einstellungen. Der Benutzer kann zwischen einem hellen und einem dunklen Design für Ostara wechseln. Die verfügbaren Sprachen werden durch die individuellen Systemeinstellungen des Kunden bestimmt, die im Allgemeinen von den Ländern

Meine Angaben

Published December 1st, 2025 by Generic User

Wenn ein Benutzer seine Kontaktinformationen aktualisieren muss, kann er dies tun, indem er sich im Ostara Portal anmeldet und zu Avatar-Menü > Meine Details > Meine Details navigiert. Hier werden die wichtigsten Kontaktdaten des Nutzers wie Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse gespeichert. Diese können durch Ändern der Informationen in den

Einkaufsrechnung erstellen

Published December 1st, 2025 by Generic User

Diese „ Kachel“ ermöglicht es Lieferanten, „Rechnungen“ und/oder Gutschriften zu Arbeitsaufträgen einzureichen. Klicken Sie auf die Art der Rechnung, die Sie einreichen möchten. „Einkaufsrechnung“ – Eine einzelne Rechnung pro Arbeitsauftrag „Einkaufsgutschrift“ – Eine Gutschrift pro Arbeitsauftrag „Sammelrechnung“ – Eine Rechnung, die zur Abdeckung

Gesundheit und Sicherheit

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Kachel „Gesundheit und Sicherheit“ zeigt Informationen zu allen Gesundheits- und Sicherheitsaspekten der Standorte an. Durch Anklicken eines der Links gelangen Sie zur Arbeitsauftragsliste, wo Sie jeden Arbeitsauftrag einzeln prüfen können. Gesamtzahl der Unfälle/Vorfälle – Eine Liste aller Arbeitsaufträge, die aufgrund von Gesundheits- und Sich

Angebotsanfragen

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Kachel „ Angebotsanfragen “ zeigt den Benutzern an, wie viele offene Angebotsanfragen sie haben, die ihre Aufmerksamkeit erfordern. Die Anzahl der Angebotsaufträge , für die noch ein Angebot aussteht, wird in der Kachel angezeigt. Durch Klicken auf die <Anzahl der Aufträge> (blau hervorgehoben) werden alle Aufträge angezeigt, für die noch

Auftragnehmerdokumente

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Kachel „Auftragnehmerdokumente “ zeigt eine Liste von Dokumenten, die speziell für Auftragnehmer erstellt und zugeschnitten wurden. Wenn Sie diese Option auswählen, gelangen Sie zu einer Liste der Dokumente, die Sie einsehen können. Voraussetzung: Nicht zutreffend Berechtigungen : Kann Auftragnehmerdokumente einsehen Kacheltyp: Anzahl

Rechnung erstellen

Published December 1st, 2025 by Generic User

Diese „ Kachel“ ermöglicht es Benutzern, nach Abschluss der Arbeiten Rechnungen einzureichen. Klicken Sie auf die Art der Rechnung, die Sie einreichen möchten. „Rechnung“ – Eine einzelne Rechnung pro Arbeitsauftrag „Gutschrift“ – Eine Gutschrift pro Arbeitsauftrag „Sammelrechnung“ – Eine Rechnung, die zur Abdeckung mehrerer Arbeitsaufträge eingereic

Angebot öffnen

Published December 1st, 2025 by Generic User

Das offene Zitat „Kachel“ zeigt Ihnen basierend auf Ihrem Zugriff an, wie viele offene „Angebotsaufträge“ Sie haben. Wenn Sie diese Option auswählen, gelangen Sie zur Liste der offenen Angebote (Jobs ) , wo Sie die „Angebotsaufträge“ sehen, auf die Sie klicken können, um eine detailliertere Aufschlüsselung zu erhalten. Durch Klicken auf das Symbol &

Autorisierungsstatus

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Kachel „Autorisierungsstatus“ zeigt dem Benutzer die Anzahl der Arbeitsaufträge an, die einer Autorisierung bedürfen. Wenn Sie eine der oben genannten Optionen auswählen, gelangen Sie zur entsprechenden Liste mit den zugehörigen Arbeitsaufträgen. „Genehmigung ausstehend“ – Arbeitsaufträge, die noch geprüft und entweder genehmigt, abgelehnt, zurü

Geräteliste

Published December 1st, 2025 by Generic User

Der Geräte-Manager Die Geräteverwaltung ist eine Funktion des Ostara -Systems, die die Verwaltung von Mobiltelefonen ermöglicht, die die Ostara Mobile App nutzen. Im Gerätemanager können Benutzer alle ihrem Auftragnehmer zugeordneten Geräte einsehen und zwei Aktionen durchführen: den registrierten Namen löschen und Mobilgeräte deaktivieren. Der Gerä

Listenlayouts

Published December 1st, 2025 by Generic User

In jeder Liste der Arbeitsaufträge kann das Layout an die Präferenzen des Benutzers angepasst werden, indem die sichtbaren Spalten sowie deren Breite und Reihenfolge ausgewählt werden. Dies erfolgt durch Auswahl von <Layout> oben in der Liste und anschließende Anpassung der Spalten nach Bedarf. Bestimmte Listen können jedoch nur über Avatar-Me

Häufig gestellte Fragen

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die FAQ- Kachel ermöglicht es Nutzern, Antworten auf häufig gestellte Fragen zu finden. Diese Kachel wird entsprechend Ihren Zugriffsrechten konfiguriert und enthält daher Artikel, die Ihrem Profil zugeordnet sind. Wenn Sie eine der Fragen auswählen, gelangen Sie zum entsprechenden Bildschirm, auf dem Sie die Frage und die Antwort sehen. Durch Klick

Ungelesene Nachrichten

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Kachel „ Ungelesene Nachrichten “ zeigt dem Benutzer an, wie viele Nachrichten er erhalten, aber noch nicht gelesen hat. Wenn Sie diese Option auswählen, gelangen Sie zur „ Nachrichtenliste“, wo Sie jede einzelne Nachricht öffnen können. Voraussetzung: Nachrichten, die in den letzten 30 Tagen erstellt und zuvor nicht vom Benutzer gelesen wurden;

Eskalationskontakte

Published December 1st, 2025 by Generic User

Im Eskalations-Tab können Sie die Reihenfolge festlegen, in der die Eskalationskontakte Ihrer Organisation im System angezeigt werden, sowie die Ansprechpartner, die kontaktiert werden können, falls Ihr Kunde einen Arbeitsauftrag eskalieren muss. Um diese Einstellungen zu bearbeiten, navigieren Sie zu Avatar-Menü > Meine Daten > Eskalationskon

Arbeitsauftrag erstellen – Gesundheit und Sicherheit

Published December 1st, 2025 by Generic User

Mit der Kachel „Arbeitsauftrag erstellen – Gesundheit & Sicherheit “ können Sie einen Arbeitsauftrag für Vorfälle im Bereich Gesundheit und Sicherheit erstellen. Durch Auswahl dieser Kachel gelangen Sie zu den entsprechenden Bildschirmen, um einen neuen Arbeitsauftrag im Bereich Gesundheit und Sicherheit zu erstellen. Voraussetzung: Keine Erford

Ansprechpartner für Auftragnehmer

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Option „ Auftragnehmerkontakte“ ermöglicht Ihnen das Anzeigen und Bearbeiten der Kontaktdaten Ihrer Organisation. Angezeigt werden die Benutzer Ihrer Organisation mit Zugriff auf das Ostara -System sowie deren Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und Telefonnummer). Um diese zu bearbeiten, navigieren Sie zu „Avatar-Menü“ > „Meine Daten“ > „Auftrag

Angebotsstatus

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Kachel „ Angebotsstatus “ zeigt dem Kunden die Anzahl der Angebote nach Status an. „Nicht ausgewählt“ – Angebotsaufträge, die eingegangen sind und deren Auswahl zur Weiterbearbeitung noch aussteht (Auswahl ausstehend) „Nicht erhalten“ – Angebotsaufträge, die Sie an Lieferanten/Auftragnehmer gesendet haben und auf deren Antwort Sie warten (Eingan

Aktionen ausstehend

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Kachel „ Ausstehende Aktionen “ führt Sie zu den verschiedenen Bereichen, die weitere Aktionen erfordern, bevor sie vollständig abgeschlossen sind. Folgende Aktionen können in dieser „ Kachel“ angezeigt werden: „Zertifikat“ – Arbeitsaufträge , bei denen nach Abschluss der Arbeiten noch auf das Hochladen eines Zertifikats gewartet wird „Angebotsp

Benutzerdefinierte Listen

Published December 1st, 2025 by Generic User

Die Kachel „ Benutzerdefinierte Listen “ zeigt vordefinierte, benutzerdefinierte Arbeitsauftragslisten basierend auf den Listen im Benutzerprofil an. Durch Auswahl einer Liste aus den Optionen gelangen Sie zur entsprechenden Liste der Arbeitsaufträge. Voraussetzung: Arbeitsauftragslisten müssen dem Benutzerprofil zugeordnet sein. Berechtigungen : Ka

Website-Dokumente

Published December 1st, 2025 by Generic User

Das Portal ermöglicht es Nutzern, alle Dokumente (außer Zertifikate – diese werden in separaten Zertifikatskacheln angezeigt) einzusehen, die für ihre Standorte hochgeladen wurden. Dies erfolgt über die Kachel „Standortdokumente“ . Diese Dokumente können von Risikobewertungen über Grundrisse bis hin zu Bildern des Gebäudes reichen. Durch Klicken auf