Kapitalbudgets dienen der Überwachung der Ausgaben von Investitionsaufträgen. Dazu werden Kapitalcodes erstellt, die dann den Aufträgen zugewiesen werden, um die Ausgaben zu kontrollieren. Gehen Sie wie folgt vor, um ein Kapitalbudget festzulegen:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Investitionsbudgets“ und wählen Sie einen Kunden aus. Informationen zur Kundenauswahl finden Sie auf der Seite „Kundenauswahl“ .
- Wählen Sie im Dropdown-Menü eine Finanzperiode aus und klicken Sie auf „OK“, um die Kapitalbudget-Übersicht anzuzeigen. Hier werden alle Kapitalbudgets angezeigt, die für den ausgewählten Mandanten in der gewählten Finanzperiode erstellt wurden. Sie können neue Positionen hinzufügen, bestehende Positionen bearbeiten und die zu verwendenden Positionen durch Aktivieren/Deaktivieren der Kontrollkästchen auswählen.
Hinweis: Investitionsbudgets können nur dann abgewählt werden, wenn sie aktuell keinem Arbeitsauftrag zugeordnet sind. Nach der Abwahl werden sie bei der Festlegung eines Investitionscodes für einen Arbeitsauftrag nicht mehr angezeigt. Um ein Element hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Element hinzufügen“. Dadurch wird der Detailbereich rechts aktiviert, in dem Sie die Details für das Investitionsbudget eingeben können. Beim Hinzufügen eines Investitionsbudgets müssen verschiedene Felder ausgefüllt werden.- Capex-Code, Beschreibung und Definition sind Freitextfelder, die zur Kategorisierung des Kapitalcodes verwendet werden sollen.
- Die Finanzperioden sind eine Auswahlliste aller Perioden, die für die Geschäftsjahre eingerichtet wurden.
- Startdatum und Enddatum sind die Daten, von denen der Kapitalbudgetcode gültig ist und bis zu denen er gültig ist.
- Das Budget ist der Wert des Kapitalbudgets
Klicken Sie auf „Aktualisieren“, um die Änderungen anzuwenden.
Hinweis: Finanzperioden MÜSSEN vorhanden sein, bevor Kapitalbudgets eingegeben werden können.
- Kapitalbudgets lassen sich hierarchisch in drei Ebenen gliedern (Ebene 1 bis 3). Unterebenen können über die Schaltfläche „Unterposition hinzufügen“ erstellt werden. Die Funktion „Unterposition hinzufügen“ funktioniert analog zur Funktion „Position hinzufügen“, allerdings stehen je nach Ebene der hinzuzufügenden Position einige zusätzliche Felder zur Verfügung.
Auf der zweiten Ebene erscheint das Feld „Noch verfügbar“, das den verbleibenden Gesamtbetrag des übergeordneten Budgets angibt, nachdem alle anderen untergeordneten Budgets abgezogen wurden.
Auf der dritten Ebene wird das Feld „Gebäude“ angezeigt. Hier werden die Gebäude aufgeführt, für die dieser Kapitalcode gilt. Bezieht sich der Code auf alle Gebäude, werden durch Aktivieren des Kontrollkästchens „Alle Gebäude“ automatisch alle Gebäude für diesen Code ausgewählt. Durch Deaktivieren dieses Kontrollkästchens wird die Gebäudeauswahl auf den vorherigen Zustand zurückgesetzt. Mithilfe des Kontrollkästchens „Privat“ kann außerdem festgelegt werden, ob der Kapitalcode privat ist. Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, können nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen diesen Kapitalcode einsehen. Dies gilt insbesondere für die Anzeige des Kapitalcodes in Arbeitsaufträgen und Genehmigungen.
Hinweis: Die Investitionskostencodes der 3. Ebene sind für den Benutzer sichtbar und können bei der Aktivierung von Arbeitsaufträgen ausgewählt werden. Klicken Sie anschließend erneut auf „Aktualisieren“, um die Änderungen zu übernehmen. - Sobald alle korrekten Elemente hinzugefügt und die Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf „Speichern“.