Diese Funktion ermöglicht es dem Benutzer, mithilfe einer Tabellenkalkulation mehrere Gebäude gleichzeitig hinzuzufügen, Rechnungswerte zu aktualisieren und Start- und Enddaten von Besuchen in PPMs zu ändern. Diese Funktion kann auch für abgelaufene Verträge verwendet werden, jedoch lassen sich auf diese Weise NUR die Rechnungswerte von Gebäuden ändern.
- Durch Klicken auf „Aktionen bearbeiten“ -> „Massen-Upload von PPM-Gebäuden“ öffnet sich dieses Fenster:
- Die folgende Excel-Tabelle wird gleichzeitig geöffnet:
- Hier kann der Benutzer Gebäude, Rechnungsbeträge und Besuchsdaten aktualisieren/hinzufügen. Sobald diese Informationen in die Tabelle eingetragen wurden, klicken Sie in Excel auf die Schaltfläche „Speichern“.
Die fertige Tabelle sieht in etwa so aus:
Hinweis: Dadurch werden die Start- und Enddaten des Besuchs dem korrekten Zeitraum zugeordnet und entsprechend aktualisiert. Dies bedeutet, dass sowohl die Start- als auch die Enddaten des Besuchs innerhalb des Finanzzeitraums liegen müssen. - Nach dem Klicken auf das Speichersymbol wird der Bildschirm in Ostara mit den in der Tabelle eingegebenen Informationen aktualisiert.
- Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf „Import ausführen“. Sollte Ihnen jedoch ein Fehler auffallen, können Sie diesen einfach in der Tabelle korrigieren und die Datei anschließend speichern. Die obige Ansicht wird dann entsprechend aktualisiert. Mit einem Klick auf „Import ausführen“ wird die Korrektheit der Daten überprüft. Sind die Rechnungswerte im falschen Format oder die Datumsangaben ungültig, erhalten Sie folgende Meldung:
- Durch Klicken auf OK gelangt der Benutzer zurück zum vorherigen Bildschirm, auf dem die Validierungsfehler rot hervorgehoben sind:
- Um diese Fehler zu beheben, kann der Benutzer entweder zur ursprünglichen Tabelle zurückkehren (sofern diese noch geöffnet ist), die erforderlichen Änderungen vornehmen und auf „Speichern“ klicken oder auf die Schaltfläche „Neu erstellen“ klicken. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Neu erstellen“ wird die Tabelle geöffnet, sodass Änderungen vorgenommen werden können. Ein Klick auf das Speichersymbol übernimmt diese Änderungen und zeigt sie im darüberliegenden Fenster an. Anschließend kann der Benutzer erneut auf „Import ausführen“ klicken.
- Wenn die Daten nun gültig sind, wird folgende Meldung angezeigt:
- Durch Klicken auf „Nein“ gelangt der Benutzer zurück zum vorherigen Bildschirm. Durch Klicken auf „Ja“ wird dem Benutzer die folgende Meldung angezeigt:
- Durch Klicken auf „OK“ werden die Daten im Hintergrund importiert und dem Benutzer nach Abschluss eine E-Mail zugesendet. Bei erfolgreichem Import enthält die E-Mail die Meldung „Alle Daten erfolgreich verarbeitet“ mit Dateiname und Datum/Uhrzeit. Sollte der Import jedoch fehlgeschlagen sein, werden die Fehler in der E-Mail detailliert beschrieben und erläutert. Alle nicht in der E-Mail aufgeführten Punkte werden entsprechend im Vertrag aktualisiert.
- Der Benutzer kann dann etwaige Fehler korrigieren, indem er auf „Aktionen bearbeiten“ -> „Massen-Upload von PPM-Gebäuden“ klickt und den Vorgang erneut startet.
Hinweis: Da diese Aktionen im Hintergrund ausgeführt werden, muss die Vertragsseite aktualisiert werden, um die Änderungen nach Erhalt der E-Mail zu sehen. - Sobald die Daten geändert wurden, werden durch Klicken auf die Schaltfläche „Aktualisieren“ in der Kopfzeile „PPM-Aufgaben“ die Gebäude im Abschnitt „Gebäude“ mit den neuen Änderungen aktualisiert.
