Um nach einer nicht genehmigten Rechnung zu suchen, navigieren Sie zu Menü > Rechnungen > Suchen > Nicht genehmigt, um die Liste „ Nicht genehmigte Rechnungen “ anzuzeigen.

Hier werden alle nicht genehmigten Rechnungen angezeigt, für die ein oder mehrere Gründe für die fehlende Validierung vorliegen. Jede Rechnung enthält folgende Informationen: Rechnungsnummer, Status, Rechnungsdatum, Auftragsnummer, Ressource, Gebäudename, Kunde, Nettobetrag, MwSt., Gesamtbetrag, Gründe für die Nichtgenehmigung, Letzte Bearbeitung durch den Bearbeiter, Datum der letzten Bearbeitung und Anmerkungen zur letzten Bearbeitung. Die hier aufgeführten Details entsprechen den Angaben, die entweder auf der Rechnung selbst oder vom Rechnungsprüfer erfasst wurden. Die angezeigten Rechnungen richten sich nach dem Auftragnehmer, für den der Benutzer tätig ist. Wenn Sie kein Auftragnehmer sind, bleibt diese Liste leer.

Nutzen Sie den „Filter“ oben rechts, um Ihre Suchkriterien bei Bedarf einzugrenzen, beispielsweise um nur Rechnungen für einen bestimmten Standort anzuzeigen. Legen Sie im Pop-up-Fenster Ihre Filter fest und klicken Sie anschließend auf <Filter>.

Anschließend werden nur noch die Rechnungen gemäß Ihrem „Filter“ angezeigt. Um den Filter zu entfernen, klicken Sie auf <Entfernen> neben dem Filternamen in der grauen Leiste oben auf der Seite.

Rechnungen in der Liste der nicht genehmigten Rechnungen können geöffnet werden, um die Ablehnungsgründe einzusehen und etwaige vom Kunden hinzugefügte Ablehnungshinweise zu lesen. Klicken Sie auf eine <nicht genehmigte Rechnung>, um sie zu öffnen.

Der Benutzer hat außerdem die Möglichkeit, eine Rechnung nach Bedarf zu „ bearbeiten“ oder zu „löschen“.

Auf der Seite „Rechnung anzeigen“ werden die Rechnungsdetails dargestellt. Hier können Sie die bestehenden Rechnungsdetails bearbeiten oder die hochgeladenen Rechnungs- und Arbeitsblattdateien einsehen. Diese Seite zeigt außerdem den Verlauf der Rechnungsvorgänge an, einschließlich der beteiligten Personen und der jeweiligen Aktionen. Zusätzlich werden alle zu diesen Vorgängen hinzugefügten Notizen angezeigt, die Sie durch Anklicken der Notizen genauer einsehen können.

Um die hochgeladenen Dateien der Rechnung anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Anzeigen“ neben dem entsprechenden Dokument. Falls Änderungen erforderlich sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“. Die Bearbeitung einer Rechnung wird im Folgenden erläutert.
Hinweis: Falls die Rechnung gelöscht werden muss, lesen Sie bitte die Seite „Rechnung löschen“.

Beim Bearbeiten einer Rechnung können Sie alle Kostenfelder (sowie das Feld „Rechnungsnotizen“ ) bearbeiten. Das Einreichungsdatum, die Rechnungsnummer und der Steuerpunkt sind hingegen nicht änderbar. Sie können außerdem hochgeladene Dokumente entfernen und neue hinzufügen. Sobald Sie alle Änderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf „Absenden“, um die Rechnung zu speichern und zur Genehmigung erneut einzureichen.

Hinweis: Wurde die angezeigte Rechnung vom Genehmiger abgelehnt, werden die Ablehnungsgründe zusammen mit den Rechnungsdetails angezeigt. Lautet einer dieser Gründe „Besuch am selben Tag – keine Anwesenheitskosten erwartet“ , zeigt das System auch die Arbeitsaufträge an, die mit dieser Rechnung kollidieren. Bevor die Rechnung erneut eingereicht werden kann, muss der Benutzer die Ablehnungsgründe beheben. Andernfalls kann die Rechnung nicht erneut eingereicht werden. Sobald die Ablehnungsgründe behoben sind und die Rechnung erneut eingereicht wurde, ändert sich der Status der Rechnung von „Abgelehnt“ zu „In Bearbeitung“ .
Wenn Sie sich nicht sicher sind, was der Grund für die Nichtgenehmigung bedeutet, bewegen Sie den Mauszeiger über das „i“ daneben, um weitere Details zu erhalten.

Wird eine Rechnung abgelehnt, findet sich im Feld „ Ablehnungshinweise“ ein Vermerk mit dem Ablehnungsgrund. Zusätzlich wird eine Meldung angezeigt, die dem Mitarbeiter erklärt, wie er das Problem beheben kann.