Um eine Rechnung oder Gutschrift für einen Auftrag einzureichen, klicken Sie auf die Registerkarte Rechnungen und wählen Sie entsprechend die Option „Rechnung einreichen“ oder „Gutschrift einreichen“ aus.

1. Nach dem Klicken auf „Rechnung einreichen“ oder „Gutschrift einreichen“ öffnet sich das entsprechende Fenster. Geben Sie die Auftragsnummer ein und klicken Sie auf „Auftragsdetails prüfen…“. Dadurch wird sichergestellt, dass sich der Auftrag im richtigen Status befindet, bevor die Rechnung hinzugefügt wird.
   Rechnungs einreichen
   
   Bildschirm „Gutschrift einreichen“ (funktioniert genauso wie der Bildschirm „Rechnung einreichen“)
   
   Hinweis: Kann der erfasste Auftrag nicht fakturiert werden, erscheint eine Meldung mit der Begründung, z. B. dass der Auftrag unvollständig ist. Es gibt eine Kundeneinstellung, die die Rechnungsstellung auf Arbeitsaufträge mit dem Status 5.x1 oder 5.x2 beschränkt.
2. Wenn der eingegebene Auftrag fakturierbar ist, werden der Gebäudename, die Auftragsbeschreibung und die Schaltfläche „Rechnung/Arbeitsblatt(e) hochladen…“ angezeigt. Zum Einreichen der Rechnung müssen eine Kopie der Rechnung und des Arbeitsblatts vorliegen. Durch Klicken auf die Schaltfläche „Rechnung/Arbeitsblatt(e) hochladen…“ öffnet sich das Fenster zum Hochladen von Dateien. Hier müssen Sie einen Namen, den Typ (Rechnung, Arbeitsblatt oder Rechnung & Arbeitsblatt) und die hochzuladende Datei auswählen. Bei Auswahl von „Rechnung“ oder „Arbeitsblatt“ müssen zwei Dateien hochgeladen werden, bei „Rechnung & Arbeitsblatt“ hingegen nur eine. Sobald Sie das Dokument ausgewählt haben, klicken Sie auf „Hochladen“. Nach dem Hochladen der relevanten Dokumente müssen die restlichen Rechnungs-/Gutschriftsdetails eingegeben werden. Dazu gehören die Rechnungsnummer (maximal 30 Zeichen), der Steuerpunkt und die Fixkosten der Rechnung.
   
   Hinweis: Der obige Bildschirm wird für reaktive Aufträge und Angebotsaufträge angezeigt, die als CIS (Cost-in-Service) abgerechnet werden. Für reguläre Angebote und PPMs (Pre-Process Maintenance) wird der folgende Bildschirm angezeigt, auf dem der Benutzer keine Angaben zu Arbeitskosten, Teilen usw. machen muss, sondern nur die Fixkosten des Auftrags:
3. Sobald alle Angaben eingegeben sind, klicken Sie auf „Absenden“, um die Rechnung/Gutschrift zu übermitteln. Mit einem Klick auf „Abbrechen“ wird die Rechnungsübermittlung abgebrochen.
   Hinweis: Wenn eine Gutschrift hinzugefügt wird, sind die Arbeitsblattdokumente nicht erforderlich.
   Hinweis: Nach dem Hinzufügen eines Dokuments erscheint eine Tabelle mit dem Dokument und den hinzugefügten Dokumenttypen. Neben jedem Dokument befinden sich zwei Schaltflächen: „Entfernen“ und „Ersetzen“. Mit „Entfernen“ wird das Dokument gelöscht, mit „Ersetzen“ kann der Benutzer das vorhandene Dokument durch ein neues ersetzen.
   
   Hinweis: Für die Kostenfelder auf diesem Bildschirm gelten Validierungsregeln. Sind die eingegebenen Kosten höher als die vereinbarten Sätze, warnt das System den Benutzer mit einer Meldung, in der die Problematik erläutert wird. Diese nicht genehmigten Gründe werden der Rechnung hinzugefügt, falls der Benutzer die Übermittlung fortsetzt.
   Folgende Gründe können bei der Rechnungs-Upload-Prozedur zu Ablehnungen führen:
   • Tarifanfrage
   • Anfrage zu den Einsatzgebühren
   • Anfrage zu den Kosten für die Zeit vor Ort
   • Anfrage zu den Gesamtkosten
   • Teilekostenanfrage
   • Anfrage zu Anlagen-/Geräte-/Sonstige Kosten
   • Umfassender Vertrag
   • Arbeitsauftrag nicht im Status „Abgeschlossen“
   • Anfrage zu den Anfahrtskosten
   • Anlage unterliegt der Gewährleistung
   • Die Kosten übersteigen den Vertragswert.
   • Die Rechnung weicht von den vorher vereinbarten Kosten ab.
   • Zertifikat(e) werden erwartet
   • Warte auf die Anfrage
   • Warten auf Zählerstand(e)
   • Besuch am selben Tag - es werden keine Anwesenheitskosten erwartet (das System überprüft die Mobilgeräte-IDs, um sicherzustellen, dass ein tatsächlicher Besuch am selben Tag erfasst wird, wenn das Mobilgerät desselben Technikers am selben Tag am selben Standort verwendet wird).
   • Dauer vor Ort länger als ein Werktag
   • Arbeitsauftrag in der Genehmigung
   • Verifizierung fehlgeschlagen
4. Nach dem Absenden der Rechnung/Gutschrift erscheint diese/r im Bereich „Nicht genehmigte elektronische Rechnungen“ zusammen mit allen anderen Rechnungen/Gutschriften, die der Benutzer eingereicht hat und die sich derzeit in Bearbeitung befinden. Um weitere Rechnungen/Gutschriften einzureichen, klicken Sie entweder auf die Option „Rechnung einreichen“ oder „Gutschrift einreichen“ unter dem Reiter „Rechnungen“ oder auf die Schaltflächen „Rechnung einreichen…“ oder „Gutschrift einreichen…“ im Menü „Aktionen“.
   Hinweis: Wenn Ressourcen zu einer Ressourcengruppe gehören und Rechnungsanweisungen eingerichtet wurden, erscheint ein Pop-up mit Hinweisen zu den nächsten Schritten. Klicken Sie auf „OK“, sobald Sie bereit sind. Diese Meldung wird beim Absenden der Rechnung und bei jeder Bearbeitung durch den Benutzer angezeigt.