Zwei im System verfügbare Konzepte sind Hierarchien und Identitätswechsel.

Hierarchien ermöglichen es Führungskräften, Arbeitsaufträge auf einer niedrigeren Ebene zu genehmigen, ohne an der ursprünglichen Genehmigungsanfrage beteiligt zu sein. Das bedeutet, dass eine Führungskraft nicht jedes Mal eine E-Mail erhalten muss, wenn eine Genehmigung auf einer niedrigeren Ebene erforderlich ist. Ist jedoch keine Genehmigung durch eine Führungskraft auf einer niedrigeren Ebene notwendig, kann eine Führungskraft mit der Berechtigung „Untergeordnete Arbeitsaufträge genehmigen“ (und vorausgesetzt, die Genehmigungsregeln wurden für die aktuelle Instanz entsprechend aktualisiert) den Arbeitsauftrag anstelle der anderen Führungskraft einsehen und genehmigen.

Dies unterscheidet sich von der Funktion zur Identitätsübernahme, die es einem Benutzer ermöglicht, als „Partner“ eines anderen Benutzers aufzutreten und somit Arbeitsaufträge in dessen Namen zu genehmigen, ohne vollen Zugriff auf die Gebäude zu benötigen. Ein sinnvolles Anwendungsbeispiel hierfür sind Gebietsleiter, die jeweils ein separates Gebiet betreuen und sich gegenseitig im Urlaub vertreten. Indem beide so eingerichtet werden, dass sie die Identität des jeweils anderen übernehmen können, kann der vertretende Gebietsleiter im Bedarfsfall einen Arbeitsauftrag im Namen des anderen genehmigen. Die Vorgehensweise ist wie folgt:

1. Klicken Sie bei der betreffenden Person auf der Registerkarte „Zugriff“ auf das Kontrollkästchen „Identitätswechsel“:
   
2. Wählen Sie den anderen Genehmiger aus, dessen Identität die aktuelle Person annehmen kann, und akzeptieren Sie die Änderungen. Falls dies auf Gegenseitigkeit beruhen soll, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Änderung auch für die andere Person vorgenommen wird.
3. Dadurch wird in der Desktop-Anwendung die Rechtsklick-Option „Identität annehmen“ in der Berechtigungsliste und im Portal ein Link zu „Identität annehmen“ angezeigt:
   
4. Durch Klicken auf diese Schaltfläche sieht der Manager eine Liste aller Arbeitsaufträge, die sein Kollege genehmigen kann. Diese Genehmigung kann im Namen des anderen Managers erfolgen. In diesem Fall wird dem Arbeitsauftrag ein Genehmigungsereignis hinzugefügt, das die Genehmigung durch den vertretenden Manager mithilfe der Identitätswechselfunktion anzeigt – für eine vollständige Nachverfolgung.