Einführung in das Anzeigen/Bearbeiten einer Rechnung
Um eine bestehende Rechnung anzuzeigen/zu bearbeiten, muss der Benutzer zuerst die Rechnung, die er bearbeiten möchte, über eine Rechnungssuche finden.
Sobald der Benutzer die zu bearbeitende Rechnung gefunden hat, kann er sie entweder durch Doppelklicken auf die betreffende Rechnung oder durch Markieren und Klicken auf die Schaltfläche „Weiter“ öffnen. Die Rechnung wird geöffnet und kann nun bearbeitet werden.
Hinweis: Die Details des Arbeitsauftrags können Sie in der Rechnung einsehen, indem Sie auf der Seite des Rechnungsbildschirms auf die Registerkarte „Arbeitsauftrag“ wechseln.
Jede Rechnung hat einen typischen Lebenszyklus. Dieser Lebenszyklus gestaltet sich wie folgt:
Rechnung hinzugefügt → Genehmigt → Validiert → Zahlungseingang
Der jeweilige Status der Rechnung im Lebenszyklus bestimmt, welche Aktionen Sie durchführen können. Folgende Aktionen stehen zur Verfügung:
Kopfzeile
Änderungstyp
Sobald eine Rechnung erfasst wurde, kann der Benutzer den Dokumenttyp ändern (z. B. in Gutschrift, Proforma-Rechnung usw.). Dies ist bis zur Genehmigung möglich. Die folgenden Schritte beschreiben, wie dies funktioniert:
- Klicken Sie im Kopfbereich der Rechnung auf die Menüoption „Aktionen“.
- Klicken Sie auf „Typ ändern“. Dieser Bildschirm wird sich öffnen:
Auf diesem Bildschirm werden die bereits eingegebenen Rechnungsdetails angezeigt (z. B. Auftragsdetails, Gebäude, Kunde usw.). - Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben „Dokumenttyp“, treffen Sie eine Auswahl und klicken Sie auf „OK“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um den neuen Dokumenttyp zu speichern. Hinweis: Wenn Sie eine Rechnung in eine Gutschrift (oder umgekehrt) umwandeln, bleiben die Werte auf der Rechnung unverändert, ändern sich jedoch im Arbeitsauftrag von positiv zu negativ.
Arbeitsauftrag zuweisen
Sobald eine Auftragsnummer bekannt ist, kann sie einer Rechnung zugeordnet werden. Dies kann durch Befolgen der folgenden Schritte erfolgen:
- Klicken Sie im Kopfbereich der Rechnung auf die Menüoption „Aktionen“.
- Klicken Sie auf „Arbeitsauftrag zuweisen“. Dieser Bildschirm wird sich öffnen:
- Geben Sie im Feld „Auftragsnummer“ die Auftragsnummer ein und klicken Sie auf „Bestätigen“.
- Es wird eine Duplikatsprüfung durchgeführt. Dabei wird eine Liste potenzieller Arbeitsaufträge angezeigt, auf die diese Rechnung zutreffen könnte. Die Kriterien für die Duplikatsprüfung lauten wie folgt:
Gleicher Ort (Gebäude), gleiches Datum der Teilnahme und gleiche Ressource. - Wenn der Arbeitsauftrag nicht mit dem ausgewählten Kunden in Zusammenhang steht, wird folgende Meldung angezeigt:
- Durch Klicken auf OK wird der Arbeitsauftrag in jedem Fall ausgewählt, durch Klicken auf Abbrechen wird der Benutzer zum Finanzmodul zurückgeleitet.
- Wenn die eingegebene Auftragsnummer einen Bestand von Null aufweist, wird folgende Meldung angezeigt:
- Durch Klicken auf OK wird der Arbeitsauftrag in jedem Fall ausgewählt, durch Klicken auf Abbrechen wird der Benutzer zum vorherigen Bildschirm zurückgeleitet.
- Sobald eine Auftragsnummer eingegeben wurde, werden die Auftragsdetails im Rechnungsfenster angezeigt. Klicken Sie auf OK, um die Rechnung dem ausgewählten Auftrag zuzuordnen.
Anwesenheiten
Start-/Stoppzeiten ändern
Start- und Stoppzeiten können auch über die Rechnung geändert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Klicken Sie auf der Rechnung im Abschnitt „Anwesenheiten“ auf die Menüoption „Aktionen“.
- Klicken Sie auf „Start-/Stoppzeiten ändern“. Dieses Fenster wird sich öffnen:
- Die Start- und Enddaten und -zeiten können nun entweder durch Klicken auf den Dropdown-Pfeil, um einen Kalender anzuzeigen, oder durch einfaches Überschreiben der entsprechenden Felder geändert werden.
- Durch Klicken auf „OK“ werden diese neuen Daten/Zeiten auf den Arbeitsauftrag angewendet und die Kosten gegebenenfalls neu berechnet.
Besuch hinzufügen
Falls im Rahmen eines Arbeitsauftrags ein zusätzlicher Besuch durchgeführt, aber vor Abschluss des Arbeitsauftrags nicht dokumentiert wurde, können zusätzliche Besuche wie folgt hinzugefügt werden:
- Klicken Sie auf der Rechnung im Abschnitt „Anwesenheiten“ auf die Menüoption „Aktionen“.
- Klicken Sie auf „Besuch hinzufügen“. Dieses Fenster öffnet sich:
- Der zusätzliche Besuch kann nun hinzugefügt werden, indem Sie auf Stop Job > Admin gehen und die Felder wie angegeben ausfüllen.
- Wenn Sie am Ende des Assistenten auf „Speichern“ klicken, wird dieser neue Besuch dem Arbeitsauftrag zugeordnet und die Kosten werden gegebenenfalls neu berechnet.
Rezension
Nicht zugewiesenen Speicherplatz anzeigen
Hiermit können Sie zwischen den Ansichten „Nicht zugeordnet“ und „Nicht genehmigt“ umschalten. Klicken Sie dazu im Abschnitt „Überprüfung“ der Rechnung auf die Menüoption „Aktionen“ und anschließend auf „Nicht zugeordnet“.
Nicht genehmigte Ansicht anzeigen
Hiermit können Sie zwischen den Ansichten „Nicht genehmigt“ und „Nicht zugeordnet“ umschalten. Klicken Sie dazu im Abschnitt „Überprüfung“ der Rechnung auf die Menüoption „Aktionen“ und anschließend auf „Nicht genehmigt anzeigen“.
Status
Ersatz angefordert
Sie können einen Ersatz anfordern, indem Sie im Statusbereich der Rechnung auf die entsprechende Menüoption klicken. Durch Klicken auf „Ersatz anfordern“ ändert sich der aktuelle Status in „Ersatz angefordert“.
Ersatzlieferung erhalten
Sobald ein Ersatzartikel eingegangen ist, kann der Benutzer die Rechnung aktualisieren, indem er im Statusbereich der Rechnung auf die entsprechende Menüoption klickt. Durch Klicken auf die Option „Ersatzartikel erhalten“ wird der aktuelle Status auf den Stand vor der Anforderung des Ersatzartikels zurückgesetzt.
Löschen
Gelegentlich kann es erforderlich sein, eine Rechnung zu löschen. Dies ist möglich, indem Sie im Statusbereich der Rechnung auf die Menüoption „Aktionen“ klicken. Nach dem Klicken auf „Löschen“ erscheint die Meldung: „Möchten Sie diese Rechnung wirklich löschen? Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.“ Mit einem Klick auf „Ja“ wird die Rechnung endgültig gelöscht. Mit einem Klick auf „Nein“ gelangen Sie zurück zur Rechnungsansicht.
Portal-Einreichung ablehnen
Wenn Sie eine Rechnung über das Portal einreichen, wird diese zunächst als nicht genehmigt mit dem Grund „Portaleinreichung – Prüfung ausstehend“ übermittelt. Sie können diese Rechnung anschließend ablehnen, indem Sie im Statusbereich der Rechnung auf die entsprechende Menüoption klicken. Nach dem Klick auf „Portaleinreichung ablehnen“ öffnet sich ein Notizfenster. Alle eingegebenen Notizen können im Portal eingesehen werden. Der aktuelle Status ändert sich entsprechend zu „Abgelehnt“.
Genehmigen
Sobald eine Rechnung im System erfasst wurde, durchläuft sie zwei Schritte, bevor sie zur Zahlung eingereicht werden kann: Genehmigung und Validierung. Rechnungen mit dem Status „Nicht genehmigt“ können genehmigt werden. Gehen Sie wie folgt vor, um eine Rechnung zu genehmigen:
- Sobald die Rechnung geöffnet ist, überprüfen Sie bitte alle Angaben sorgfältig und vergewissern Sie sich, dass alles korrekt ist.
- Wenn die Rechnung den Status „Nicht genehmigt“ hat: Der Benutzer muss zuerst die Gründe für die Nichtgenehmigung beheben, indem er sie aus dem Feld „Gründe für die Nichtgenehmigung“ entfernt.
- Klicken Sie auf die Menüoption „Aktionen“ im Abschnitt „Status“ der Rechnung.
- Klicken Sie auf „Genehmigt“. Das Kästchen „Keine weitere Rechnung erwartet“ wird automatisch aktiviert. Falls Sie für diesen Auftrag eine weitere Rechnung erwarten, deaktivieren Sie dieses Kästchen.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen. Hinweis: Wenn die Option „Keine weiteren Rechnungen erwartet“ nicht deaktiviert ist, wird die Rechnung automatisch gespeichert.
Stornieren Genehmigt
Gelegentlich kann es erforderlich sein, eine Rechnung zu stornieren. Um eine Rechnung zu stornieren, befolgen Sie die folgenden Schritte:
- Klicken Sie auf die Menüoption „Aktionen“ im Abschnitt „Status“ der Rechnung.
- Klicken Sie auf „Abbrechen“, um die Genehmigung zu bestätigen. Das Dialogfeld „Gründe auswählen“ wird angezeigt:
- Wählen Sie einen oder mehrere Gründe aus und klicken Sie auf OK. Im Dialogfeld „Genehmigung rückgängig machen“ können Sie eine Prüfabteilung und Anmerkungen eingeben, um die nicht genehmigte Aktion zu begründen.
- Sobald alle Felder ausgefüllt sind, klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern.
Bestätigen
Sobald eine Rechnung im System erfasst wurde, durchläuft sie zwei Schritte, bevor sie zur Zahlung eingereicht werden kann: Genehmigung und Validierung. Rechnungen können validiert werden, sobald sie genehmigt wurden. Gehen Sie zur Validierung einer Rechnung wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die Menüoption „Aktionen“ im Abschnitt „Status“ der Rechnung.
- Klicken Sie auf „Validieren“. Das Feld „Aktueller Status“ wird auf „Validiert“ aktualisiert.
Ungültig machen
Gelegentlich kann es erforderlich sein, eine Rechnung zu stornieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die Menüoption „Aktionen“ im Abschnitt „Status“ der Rechnung.
- Klicken Sie auf „Ungültig machen“. Das Feld „Aktueller Status“ wird auf „Genehmigt“ aktualisiert.
Zur Zahlung einreichen
Sobald Rechnungen genehmigt und validiert wurden, können sie zur Zahlung eingereicht werden. Um eine Rechnung zur Zahlungseinreichung vorzubereiten, befolgen Sie die folgenden Schritte:
- Klicken Sie auf die Menüoption „Aktionen“ im Abschnitt „Status“ der Rechnung.
- Klicken Sie auf „Zur Zahlung einreichen“. Das Feld „Aktueller Status“ wird auf „Zahlungseingang“ aktualisiert.
Als unbezahlt markiert
Gelegentlich kann es erforderlich sein, die Zahlungsübermittlung einer Rechnung zu widerrufen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
- Klicken Sie auf die Menüoption „Aktionen“ im Abschnitt „Status“ der Rechnung.
- Klicken Sie auf „Als unbezahlt festlegen“. Das Feld „Aktueller Status“ wird auf „Bestätigt“ aktualisiert.