Le portail permet aux utilisateurs de créer des actifs situés sur site ou ailleurs. Ces actifs peuvent être créés via l'onglet Actifs à l'aide de la fonction Créer un actif. La procédure de création d'un actif est détaillée ci-dessous :
- Cliquer sur l'onglet « Actifs » affichera la page Actifs ainsi que la fenêtre contextuelle Rechercher des actifs. Cliquez sur « Annuler » pour fermer cet écran, puis sur « Créer un actif… » pour afficher la fenêtre contextuelle Créer un actif.
- S'il y a plusieurs clients, l'utilisateur devra sélectionner celui auquel est destiné le bien. Il devra ensuite choisir le type de bâtiment et d'équipement dans les menus déroulants correspondants. Une fois sa sélection effectuée, il cliquera sur « Créer » pour accéder à l'écran de création du bien.
- L'écran « Créer un actif » comporte quatre sections pour la saisie des informations : Numéro d'actif, Emplacement de l'actif, Notes et Garantie. Chacune de ces sections est décrite ci-dessous.
Section Numéro d'actif :
Le champ « Numéro d'actif » est un champ libre permettant de saisir le numéro qui sera attribué au nouvel actif. Ce numéro peut être composé de chiffres et de lettres.
Le champ « Nom connu » est un champ libre permettant de saisir le nom couramment utilisé pour désigner cet actif.
Le champ « Type d'équipement » affiche le type d'équipement sélectionné pour l'actif. Cliquer sur le bouton « Modifier » permet à l'utilisateur de sélectionner un nouveau type d'équipement dans la liste déroulante.
Le champ « État » est une liste déroulante permettant de sélectionner l’état du nouvel actif. Ces états sont configurés dans le système.
Le champ « Risque » est une liste déroulante permettant de sélectionner le risque associé au nouvel actif. Ces risques sont configurés dans le système.
Le champ « Statut » est une liste déroulante permettant de sélectionner le statut actuel de la ressource. Une autorisation spécifique permet de restreindre la possibilité pour un utilisateur de modifier ce champ.
Le champ « Numéro de modèle » est un champ libre permettant de saisir le numéro de modèle de l'équipement. Il peut s'agir de chiffres et de lettres.
Le champ « Numéro de série » est un champ libre permettant de saisir le numéro de série de l'actif. Il peut s'agir de chiffres et de lettres.
Le champ « Date d’achat » permet de saisir la date d’achat de ce bien. Cliquer sur l’icône Calendrier affiche un sélecteur de date.
La durée de vie prévue est un champ numérique libre permettant d'indiquer la durée de vie estimée de l'actif.
Le champ « Période d’amortissement » est un champ numérique libre permettant de saisir la durée de la période d’amortissement de l’actif.
Le champ « Prix d'achat » permet de saisir le montant auquel l'actif a été acheté.
Le champ « Coût de remplacement » est un champ monétaire permettant de saisir le montant nécessaire pour remplacer l’actif.
Le champ « Date de dernière vérification » permet de saisir la date à laquelle cet actif a été vérifié pour la dernière fois.
Section Emplacement des actifs :
Le champ « Bâtiment » affiche le bâtiment sélectionné pour l'actif. Cliquer sur le bouton « Modifier » permet à l'utilisateur de sélectionner un autre bâtiment dans la liste déroulante.
« Emplacement » est un champ déroulant permettant de choisir l'emplacement de l'actif.
Le champ « Informations supplémentaires sur l’emplacement » est un champ libre permettant de fournir des informations complémentaires concernant l’emplacement de l’actif.
Section Notes :
Le champ « Notes » est un champ libre permettant de saisir des informations supplémentaires concernant l'actif.
Section Garantie :
La case « Sous garantie » permet de préciser si le bien est sous garantie ou non.
Lorsque la case « Sous garantie ? » était cochée :
La case « Sous garantie » permet de préciser si le bien est sous garantie ou non.
Le champ « Ressource de garantie » est une liste déroulante permettant de choisir la personne responsable de la garantie de l'actif.
« Utiliser comme ressource principale pour cet actif ? » est une case à cocher permettant de spécifier si la ressource de garantie sélectionnée est la ressource principale pour l'actif.
Le champ « Type de garantie » est une liste déroulante permettant de choisir le type de garantie dont bénéficie ce bien.
Le champ « Date de début » permet de saisir la date de début de la garantie.
Le champ « Date de fin » permet de saisir la date de fin de la garantie.
Cliquez sur « Enregistrer » à côté de n'importe quelle section une fois toutes les informations saisies pour créer l'actif.