Si une tâche est requise et que tout est en ordre, l'autorisateur devra l'autoriser afin qu'elle puisse être effectuée par la ressource. Pour ce faire, il suffit d'utiliser le bouton « Autoriser ».
- Sur l'écran Détails de la tâche, sélectionnez le bouton « Autoriser » pour afficher la fenêtre contextuelle d'autorisation.
- Voici l'écran d'autorisation. L'utilisateur doit y fournir des informations concernant l'autorisation. La plupart des champs de cet écran étant liés aux permissions, chaque champ est expliqué ci-dessous :
Le champ « Motif » est une liste déroulante contenant tous les motifs d’autorisation enregistrés dans le système (voir la page « Ajouter des motifs » dans la section « Données principales » pour plus d’informations). Si ce champ est présent, un motif doit être sélectionné.
Le champ « Référence » est un champ libre où l’utilisateur doit saisir une référence pour l’autorisation. Ce champ est obligatoire.
Le champ « Revenus/Investissements » est un bouton radio ; vous pouvez donc sélectionner soit les revenus, soit les investissements, mais pas les deux. Ce champ permet de déterminer le coût du projet et le budget auquel il se rapporte : investissements ou revenus. L’option « Revenus » est sélectionnée par défaut.
Le champ « Notes » est un champ libre où l'utilisateur peut saisir des notes relatives à l'autorisation. Ce champ est facultatif. Si l'option « Capital » est sélectionnée, deux autres champs apparaissent : « Période financière » est une liste déroulante contenant les périodes financières des clients. Les périodes financières affichées dépendent du client concerné. La sélection d'une période détermine les informations affichées dans le champ « Code de capital ». La période financière en cours est sélectionnée par défaut.
Le champ « Code de capital » est une liste déroulante contenant les codes de capital pour la période financière sélectionnée. Il détermine le code de capital auquel cette tâche s'appliquera. Une fois ce champ rempli, cliquez sur « Enregistrer » pour autoriser et mettre à jour la tâche. Pour annuler l'autorisation, cliquez sur le bouton « Annuler ». - Une fois la tâche autorisée, elle évoluera de deux manières : soit elle aura atteint la dernière étape d’autorisation et sera pleinement autorisée, soit elle passera à l’étape suivante, au cours de laquelle l’autorisateur devra effectuer la même procédure.
Remarque : Selon les paramètres du système, il est également possible de voir les taux de ressources lors de l'autorisation.