Voici l'écran « Ajouter/Modifier/Afficher des documents ». La plupart des modules du système permettent d'ajouter ou de consulter des documents relatifs à la zone concernée. Par exemple : lors de la création d'un bâtiment, les utilisateurs peuvent souhaiter inclure une image de celui-ci pour leurs rapports. Pour ce faire, il suffit d'ajouter un fichier de type « Image ». L'écran affiche alors tous les documents précédemment ajoutés (par l'utilisateur actuel ou par d'autres utilisateurs). Voici un exemple :

Cet écran comporte deux sections : la section « Arborescence des dossiers » et la section « Documents ». La section « Arborescence des dossiers » affiche les différents emplacements d'origine des documents. Par exemple, les documents relatifs à la construction se trouvent dans le dossier « Construction » et les ordres de travail dans le dossier « Ordre de travail ». Sélectionner un emplacement dans la section « Arborescence des dossiers » permet d'afficher uniquement les documents de cet emplacement dans la section « Documents ». Cet écran permet d'ajouter, de modifier, de supprimer et de consulter les différents documents.

Lorsque cet écran s'ouvre, appuyez sur le bouton « Actuel » pour indiquer que les documents affichés sont valides aujourd'hui. En appuyant à nouveau sur « Actuel » pour le désélectionner, les documents expirés s'afficheront également.

Pour consulter un document, il suffit de le trouver dans la liste et de double-cliquer dessus. Le document s'ouvrira alors avec l'application adaptée à son type.

Pour supprimer un document, il suffit de le trouver dans la liste et de cliquer sur le bouton « Supprimer ». Le document sera alors supprimé du système.

Pour ajouter un document, cliquez sur le bouton « Ajouter ». L'écran suivant vous permettra de saisir les détails du nouveau document/fichier. Vous devrez d'abord fournir une brève description du fichier, suivie de son type et de son sous-type (le cas échéant). Ensuite, sélectionnez le fichier à télécharger, puis indiquez ses dates de validité (le cas échéant). Si vous téléchargez une image, vous pouvez l'afficher sous forme de miniature en cochant la case « Enregistrer l'image comme miniature ». Vous pouvez également indiquer si un document est public en cochant la case « Enregistrer publiquement ». Si un document est public, il sera visible dans plusieurs bâtiments de la même entité pour le même client (par exemple, si le document est ajouté au bâtiment A pour le client A, il sera également visible dans le bâtiment B pour le client A).
Enfin, cliquez sur « OK » pour télécharger le document. Le document ajouté s’affichera alors dans l’écran Ajouter/Modifier/Afficher des documents.

Pour modifier un document, sélectionnez simplement la zone dans l'arborescence des dossiers, puis le document dans la section Documents et cliquez sur le bouton « Modifier » du document à modifier. L'écran suivant s'ouvrira alors :

Les champs suivants sont modifiables : Description, Sous-type de fichier (le cas échéant) et dates de validité (le cas échéant). Cliquez sur « Enregistrer » pour sauvegarder les modifications.

Remarque : Veuillez noter que toute modification des dates d'un certificat entraînera une mise à jour dynamique des dates, que cette modification soit effectuée au niveau du bâtiment ou de l'ordre de travail.

Remarque : Si l’utilisateur modifie un « document public », un message s’affichera :

Sélectionner « Oui » permettra à l’utilisateur de poursuivre la modification du document ; la seule différence est que cette modification sera visible dans toutes les zones affichées du document et non pas seulement à un seul endroit. Sélectionner « Non » annulera la modification.

S'il existe des documents ailleurs mais liés à l'élément consulté, c'est là qu'intervient le bouton « Inclure les documents associés ». Cliquer sur ce bouton affichera tous les documents relatifs à l'élément consulté, même s'ils ont été téléchargés ailleurs.

Par exemple, l'ouverture de l'écran « Documents de l'ordre de travail » affichera les documents ajoutés directement à l'ordre de travail, mais si le bouton « Inclure les documents associés » est cliqué, tous les autres documents relatifs à l'ordre de travail seront également affichés, tels que les documents relatifs au bâtiment ou aux actifs inclus dans cet ordre de travail.

Cliquer à nouveau sur le bouton « Inclure les documents associés » masquera de nouveau tous les documents associés.

Remarque : Une limite de 1000 documents par zone spécifique, c'est-à-dire 1000 documents pour un seul bâtiment, un seul actif ou un seul ordre de travail, est en place.

Il est possible de gérer les versions des documents à l'aide du bouton « Historique des versions » de l'écran Documents. En sélectionnant un document, puis en cliquant sur le bouton « Historique des versions », l'écran suivant s'affiche :

Pour ajouter une nouvelle version du document, cliquez sur le bouton « Nouvelle version », puis remplissez les champs qui s’affichent. L’utilisateur ne pourra pas modifier les champs Type de fichier et Sous-type de fichier.

Une fois qu'une nouvelle version aura été téléchargée, la colonne Version de l'écran Documents affichera le numéro de la dernière version, et l'écran Historique des versions du document affichera toutes les versions et permettra d'accéder à toutes les versions enregistrées de ce document.