Dies ist die Ansicht „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“. Die meisten Module des Systems bieten die Möglichkeit, Dokumente zum jeweiligen Bereich hinzuzufügen oder anzuzeigen. Beispiel: Beim Anlegen eines Gebäudes möchten Benutzer möglicherweise ein Bild des Gebäudes für Berichte hinzufügen. Dies ist durch Hinzufügen einer Bilddatei möglich. Auf der angezeigten Seite werden alle zuvor hinzugefügten Dokumente (vom aktuellen Benutzer oder von anderen Benutzern) angezeigt. Hier ein Beispiel:

Dieser Bildschirm ist in zwei Bereiche unterteilt: die Ordnerstruktur und die Dokumentenübersicht. Sind Dokumente vorhanden, zeigt die Ordnerstruktur die verschiedenen Bereiche an, aus denen die Dokumente stammen. Beispielsweise befinden sich Baudokumente unter „Gebäude“ und Arbeitsauftragsdokumente unter „Arbeitsauftrag“. Durch Auswahl eines Bereichs in der Ordnerstruktur werden in der Dokumentenübersicht nur die Dokumente aus diesem Bereich angezeigt. Auf diesem Bildschirm können Sie die verschiedenen Dokumente hinzufügen, bearbeiten, löschen und anzeigen.

Beim Öffnen dieses Bildschirms wird die Schaltfläche „Aktuell“ gedrückt, um anzuzeigen, dass die angezeigten Dokumente aktuell (heute gültig) sind. Durch erneutes Drücken der Schaltfläche „Aktuell“ wird die Auswahl aufgehoben, sodass auch abgelaufene Dokumente angezeigt werden.

Um ein Dokument anzuzeigen, suchen Sie es einfach in der Liste und doppelklicken Sie darauf. Das Dokument wird dann mit der für den Dateityp geeigneten Anwendung geöffnet.

Um ein Dokument zu löschen, suchen Sie einfach das gewünschte Dokument in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“. Das Dokument wird dann aus dem System entfernt.

Um ein Dokument hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Im nächsten Fenster geben Sie die Details des neuen Dokuments/der neuen Datei ein. Zuerst benötigen wir eine kurze Beschreibung der Datei, gefolgt vom Dateityp und gegebenenfalls dem Dateiuntertyp. Wählen Sie anschließend die hochzuladende Datei aus und geben Sie gegebenenfalls das Gültigkeitsdatum („Gültig ab“ und „Gültig bis“) an. Wenn Sie eine Bilddatei hochladen, können Sie diese als Miniaturansicht anzeigen lassen, indem Sie das Kontrollkästchen „Bild als Miniaturansicht speichern?“ aktivieren. Sie können außerdem festlegen, ob ein Dokument öffentlich sein soll, indem Sie das Kontrollkästchen „Öffentlich speichern?“ aktivieren. Wenn ein Dokument als öffentlich gekennzeichnet ist, kann es in allen Gebäuden derselben Entität für denselben Kunden eingesehen werden (z. B. wenn das Dokument für Kunde A in Gebäude A hinzugefügt wird, ist es auch für Kunde A in Gebäude B sichtbar).
Klicken Sie abschließend auf „OK“, um das Dokument hochzuladen. Das hinzugefügte Dokument wird anschließend im Fenster „Dokumente hinzufügen/bearbeiten/anzeigen“ angezeigt.

Um ein Dokument zu bearbeiten, wählen Sie einfach den Bereich in der Ordnerstruktur und anschließend das gewünschte Dokument im Abschnitt „Dokumente“ aus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ neben dem zu bearbeitenden Dokument. Daraufhin öffnet sich folgendes Fenster:

Folgende Felder können bearbeitet werden: Beschreibung, Dateityp (falls zutreffend) und Gültigkeitszeitraum (falls zutreffend). Durch Klicken auf „Speichern“ werden alle Änderungen gespeichert.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass eine Änderung der Datumsangaben auf einem Zertifikat eine Aktualisierung der dynamischen Datumsangaben zur Folge hat, unabhängig davon, ob die Änderung auf Gebäude- oder Arbeitsauftragsebene durchgeführt wird.

Hinweis: Wenn der Benutzer ein „öffentliches Dokument“ bearbeitet, wird eine Meldung angezeigt:

Durch Auswahl von „Ja“ kann der Benutzer die Bearbeitung des Dokuments fortsetzen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass diese Änderung in allen Bereichen, in denen das Dokument angezeigt wird, und nicht nur an einer Stelle wirksam wird. Durch Auswahl von „Nein“ wird die Bearbeitung abgebrochen.

Falls Dokumente an anderer Stelle vorhanden sind, die sich auf das aktuell angezeigte Element beziehen, kommt hier die Schaltfläche „Verwandte Dokumente einbeziehen“ zum Einsatz. Durch Klicken auf diese Schaltfläche werden alle Dokumente angezeigt, die sich auf das aktuell angezeigte Element beziehen, aber in einem anderen Bereich hochgeladen wurden.

Wenn Sie beispielsweise den Bildschirm „Arbeitsauftragsdokumente“ öffnen, werden die direkt dem Arbeitsauftrag hinzugefügten Dokumente angezeigt. Wenn Sie jedoch auf die Schaltfläche „Verwandte Dokumente einbeziehen“ klicken, werden auch alle anderen Dokumente angezeigt, die sich auf den Arbeitsauftrag beziehen, wie z. B. Gebäude- oder Anlagendokumente, die in diesem Arbeitsauftrag enthalten sind.

Durch erneutes Klicken auf die Schaltfläche „Verwandte Dokumente einbeziehen“ werden alle zugehörigen Dokumente wieder ausgeblendet.

Hinweis: Es gilt eine Beschränkung von 1000 Dokumenten pro spezifischem Bereich, d. h. 1000 Dokumente pro Gebäude, Anlage oder Arbeitsauftrag.

Dokumente können mithilfe der Schaltfläche „Versionsverlauf“ im Dokumentenfenster versioniert werden. Wenn Sie ein Dokument auswählen und auf die Schaltfläche „Versionsverlauf“ klicken, wird das folgende Fenster angezeigt:

Um eine neue Version des Dokuments hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Neue Version“ und füllen Sie anschließend das angezeigte Fenster aus. Der Benutzer kann die Felder „Dateityp“ und „Dateiuntertyp“ nicht bearbeiten.

Sobald eine neue Version hochgeladen wurde, zeigt die Spalte „Version“ auf dem Bildschirm „Dokumente“ die neueste Versionsnummer an, und auf dem Bildschirm „Dokumentversionsverlauf“ werden alle Versionen angezeigt und der Zugriff auf alle gespeicherten Versionen dieses Dokuments ermöglicht.