Chaque contact du système, qu'il s'agisse d'un contact lié à un bâtiment ou à une ressource, doit être associé à un « Type de contact ». L'écran « Types de contact » permet à l'utilisateur de configurer ces types en fonction de la zone sélectionnée. Pour afficher les « Types de contact », cliquez sur le bouton « Types de contact ».
Voici le bouton « Types de contact » :
- La première étape consiste à sélectionner le client à utiliser. Pour plus d'informations sur la procédure à suivre, consultez la page « Sélection du client » .
- Ensuite, choisissez le type de contact à consulter. Les options proposées sont : Bâtiment, Ressource externe, Ressource interne et Personnel.
- Une fois le client sélectionné (contact bâtiment ou contact ressource), l'écran « Types de contacts » s'affiche. Vous pouvez alors cocher ou décocher les types de contacts souhaités, selon ceux qui doivent être disponibles dans le système. Comme pour de nombreuses autres parties de l'application, vous pouvez ajouter et modifier des éléments de la liste à l'aide des boutons « Ajouter » et « Modifier ».
Remarque : Les éléments affichés sur cet écran varieront en fonction de l'option choisie à l'étape 2. - Cliquez sur « Ajouter » pour afficher la fenêtre « Ajouter un type de contact ». Dans cette fenêtre, un nom est requis pour le nouveau type de contact. Le champ « Type » contient le type de contact et ne peut pas être modifié. Cocher la case « Téléversement de documents (PPM) » enverra automatiquement par courriel au type de contact sélectionné (si ce type de contact existe dans le bâtiment) une copie du document/certificat téléchargé sur le PPM par la ressource. Cocher la case « Courriel de clôture d'OT » enverra automatiquement un courriel au type de contact sélectionné (si ce type de contact existe dans le bâtiment) lorsque l'OT sera terminé par la ressource. Cliquez sur « OK » pour ajouter le type de contact.
Remarque : les deux cases à cocher ne sont disponibles que si le type de contact « Bâtiment » est sélectionné à l'étape 2.
- Cliquez sur « Modifier » pour afficher la fenêtre « Modifier le type de contact ». Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer le nom du type de contact ainsi que préciser si ce dernier recevra l’e-mail contenant le document/certificat et/ou l’e-mail de clôture de l’ordre de travail. Le champ « Type » contient le type de contact et ne peut pas être modifié. Cliquez sur « OK » pour appliquer les modifications.
- Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur « Enregistrer » pour les appliquer.