Pour créer une tâche réactive à l'aide de l'assistant, cliquez simplement sur l'onglet « Créer une tâche », puis sur le bouton « Créer une tâche réactive » et suivez ces étapes :

1. Cliquer sur le bouton « Créer une tâche réactive » affichera la première étape du processus : l’onglet « Bâtiment ». Selon le nombre de bâtiments disponibles pour l’utilisateur, deux actions seront effectuées. Si l’utilisateur ne possède qu’un seul bâtiment, le champ « Votre bâtiment » sera automatiquement rempli. S’il en possède plusieurs, il pourra soit saisir le nom du bâtiment dans la zone de texte, soit le sélectionner dans la liste déroulante. Il est également possible d’indiquer si une ressource est disponible ou non ; cette option est décrite plus loin (voir la page « Créer une tâche – Ressource disponible » ).
   
   Une fois le bâtiment sélectionné, cliquez sur le bouton « Suivant » pour continuer.
   Remarque : La section Résumé à droite sera mise à jour avec les informations sélectionnées dans chaque onglet et offre aux utilisateurs la possibilité de modifier à tout moment les informations qu’ils ont saisies précédemment, si nécessaire.
2. L'onglet suivant est l'onglet Tâches. Dans le champ « Recherche de tâches », saisissez l'élément à traiter et cliquez sur le bouton « Rechercher ». Une liste de pannes/problèmes correspondant aux critères de recherche s'affiche ; l'utilisateur doit alors sélectionner la panne/le problème en question. Si l'utilisateur sélectionne une panne/un problème non pris en charge, un message s'affiche à côté de la tâche et l'utilisateur ne peut pas la sélectionner (fonctionnalité basée sur les autorisations).
   
   Une fois le problème sélectionné, il convient de déterminer le « Symptôme » et le « Motif de l'intervention ». Ces deux champs sont des listes déroulantes permettant à l'utilisateur de faire son choix. Un texte explicatif peut s'afficher pour chaque « Motif de l'intervention » sélectionné (si configuré par l'administrateur système), précisant son utilité. L'utilisateur peut également, si nécessaire, saisir une « Quantité » (par exemple, si plusieurs ampoules sont grillées) ou un code relatif au problème dans le champ « Code/Quantité ».
   
   Une fois la tâche sélectionnée, cliquez sur le bouton « Suivant » pour continuer.
3. L'onglet suivant est l'onglet Emplacement. C'est ici que vous indiquez l'emplacement du problème. Commencez par vérifier si le niveau est correct en consultant la liste des niveaux à gauche. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur « Modifier le niveau » à gauche ; plusieurs niveaux disponibles pour le bâtiment s'afficheront. Choisissez le niveau approprié pour le modifier (par exemple, si le niveau souhaité est le « Toit », cliquer sur « Sélectionner le toit » sélectionnera automatiquement le niveau « Toit » et vous passerez à l'étape suivante du processus de création de tâche).
   Ensuite, sélectionnez une zone ; une liste de localisation s’affichera (si le problème concerne tout le niveau, sélectionnez plutôt le bouton « Niveau entier »). Si vous disposez d’informations complémentaires sur la localisation, vous pouvez les ajouter dans le champ « Informations complémentaires ».
   Si le bâtiment comporte plusieurs emplacements et que l'emplacement souhaité est déjà connu, l'utilisateur peut le rechercher à l'aide du champ « Rechercher un emplacement ». La recherche affichera une liste d'emplacements au fur et à mesure de la saisie. Sélectionnez l'emplacement souhaité pour passer à l'étape suivante. Si le problème concerne l'ensemble du bâtiment, sélectionnez le bouton « Bâtiment entier ». Cette option vous permettra également de passer à l'étape suivante.
   
   Une fois l'emplacement indiqué, cliquez sur le bouton « Suivant » pour continuer.
4. L'onglet suivant est l'onglet Contact. Sélectionnez ici la personne ou l'équipe qui sera le contact pour cette tâche. Par défaut, lorsque cet onglet s'affiche, les informations de l'utilisateur qui crée la tâche sont automatiquement renseignées et une liste de contacts s'affiche. Chaque contact possède un nom, une fonction et un numéro de téléphone. Sélectionnez-en un en cliquant sur son nom ; les champs « Type de contact », « Nom du contact » et « Téléphone du contact » seront alors automatiquement remplis. Une fois les informations de contact saisies, cliquez sur le bouton « Suivant » pour continuer.
5. Une fois le contact sélectionné, l'onglet Réponse s'affiche. L'utilisateur y précise le délai d'exécution souhaité. Il peut indiquer si une solution temporaire est en place (en cochant la case « Une solution temporaire est-elle en place ? ») et définir la priorité de l'intervention à l'aide du menu déroulant « Priorité ».
   Remarque : Certaines priorités afficheront un sélecteur de date et d’heure. Dans ce cas, il suffira à l’utilisateur de choisir la date et l’heure souhaitées. D’autres priorités afficheront le calcul du SLA (basé sur le contrat).
   Remarque : Le résumé est également mis à jour à ce stade. La ressource affectée à la tâche et le SLA convenu s’affichent désormais si elle dispose des autorisations requises. Un utilisateur peut choisir la ressource à laquelle il souhaite affecter la tâche, mais cela nécessite également les autorisations appropriées. Veuillez consulter la page « Créer une tâche - Sélection de la ressource » pour plus de détails.
   
   Remarque : Dans certains cas où la priorité est modifiée, selon les paramètres du client, le champ « Motif de priorité non par défaut » s’affiche. Survolez le « I » pour afficher des informations sur ce champ. Ce champ est obligatoire et doit être renseigné avant de poursuivre la création de la tâche.
   
   Une fois les informations prioritaires fournies, cliquez sur le bouton « Suivant » pour continuer.
6. L'onglet suivant est l'onglet « Notes ». Ici, l'utilisateur peut saisir des informations complémentaires relatives à la tâche qui ne figurent pas dans les autres onglets. Seul le champ « Informations complémentaires » est affiché ; une fois les informations saisies, cliquez sur le bouton « Suivant » pour continuer.
   
7. Avant la création de la tâche, l'onglet Confirmation s'affiche. Cet onglet présente un récapitulatif complet de la tâche et permet à l'utilisateur de la vérifier une dernière fois avant de la soumettre. Cliquer sur l'un des onglets précédents ou sur le bouton « Modifier » permet d'accéder à l'onglet correspondant pour modifier les informations, si nécessaire. Il est également possible d'effectuer cette opération en cliquant sur le bouton « Retour ». Lorsque vous êtes prêt à créer la tâche réactive, cliquez sur le bouton « Soumettre la tâche ».