Chaque article ajouté à un catalogue (y compris les catalogues entiers) doit être approuvé avant d'être disponible dans le système. Pour ce faire, un utilisateur disposant des autorisations requises doit localiser et examiner les modifications apportées à l'article. Cliquer sur le bouton « Liste des articles non approuvés » affichera la liste de tous les articles qui n'ont pas encore été approuvés.

Un double-clic sur un article ouvre la page « Article non approuvé ». Cette page affiche les détails de l'article et les modifications apportées depuis sa dernière approbation. Chaque modification (à gauche) est signalée par un « i » au survol de la souris, facilitant ainsi la comparaison avec la version actuelle (à droite). La version actuelle est valable pendant une période déterminée. S'il existe plusieurs versions précédentes, les boutons « Précédent » et « Suivant » permettent de comparer les modifications avec les différentes versions de l'article.

Un onglet « Résumé » affiche les modifications dans un format différent. Pour approuver ou refuser les modifications, deux boutons sont disponibles dans l'onglet « Détails » : « Approuver » et « Refuser ». En cas d'approbation, un message confirme la modification. En cas de refus, l'utilisateur est invité à saisir des notes, puis un message confirme le refus.

Remarque : Si de nombreuses modifications doivent être approuvées/rejetées simultanément, l’utilisateur peut sélectionner plusieurs éléments dans la liste du catalogue non approuvé et choisir « Approuver » ou « Rejeter » à partir du bouton Actions pour effectuer l’action appropriée.