À propos du module de ressources

Le module Ressources n'est pas seulement un référentiel de données, mais aussi la source des données utilisées dans tout le système. Il est essentiel au fonctionnement du service d'assistance et à l'efficacité de l'attribution, de l'accélération et de l'escalade des ordres de travail. Il contient des informations spécifiques aux ressources, telles que :

• Coordonnées et informations du personnel (Plusieurs contacts par entreprise, y compris les contacts d'escalade et les contacts hors des heures ouvrables)
• Adresses
• Informations du compte (y compris les codes de TVA)
• Voies d'escalade
• Étendue des activités par type d'ordre de travail
• Tarifs et disponibilités
• Conformité des ressources
• Téléchargement de documents

Il permet également aux utilisateurs de consulter les catalogues et les articles qu'ils contiennent, ainsi que d'approuver ou de refuser les modifications apportées aux catalogues.

Les ressources peuvent être soit externes (entrepreneurs, fournisseurs, etc.), soit internes (techniciens, etc.).

Voici à quoi ressemblent les boutons du menu Actions du module Ressource :

Actions relatives aux ressources :

Tarifs et disponibilités
Les données tarifaires servent à déterminer l'urgence d'une demande en fonction de son coût, à évaluer les ressources disponibles, à améliorer la précision de la comptabilisation des interventions et à valider les factures. Les tarifs sont archivés avec la date associée. Cela permet un enregistrement précis des coûts imputés à un ordre de travail en cas de modification des tarifs, garantissant ainsi que le tarif facturé est celui en vigueur le jour du lancement de l'ordre de travail et non celui de la date d'émission de la facture.

Les données relatives aux tarifs sont présentées dans le module d'assistance avant l'affectation ; ceci afin de permettre la prise en compte des aspects financiers ainsi que de l'urgence de la présence.

Les données de disponibilité des ressources alimentent les processus du service d'assistance, permettant ainsi de définir les délais de transmission des ordres de travail aux ressources et leurs disponibilités pour intervenir sur site, évitant ainsi les interventions inutiles. Ces données servent également à mettre en évidence l'application des tarifs hors heures ouvrables et les cas d'indisponibilité.

Ajouter/Modifier/Afficher des documents

Permet d'ajouter, de modifier ou de consulter tout document téléchargé pour la ressource.

Créer une branche

Permet la création d'une succursale liée à une fiche de ressource du siège social. Plusieurs succursales peuvent être rattachées à un même siège social.

Créer un niveau interne (niveau 2)

Permet la création d'une ressource interne de niveau 2 liée à une ressource interne de niveau 1, à l'instar d'une succursale externe et d'un siège social. Plusieurs ressources de niveau 2 peuvent être associées à une seule ressource de niveau 1.

Ajouter/Modifier/Afficher des données personnalisées

Permet aux utilisateurs de saisir des informations supplémentaires concernant une ressource, informations qui ne correspondent à aucun des champs prédéfinis.

Préqualification :

Utilisé pour répertorier toute ressource ajoutée à la liste de préqualification.

Prérequis pour la mise en place des ressources

Les informations suivantes doivent figurer dans le système avant que des ressources puissent être créées :

Types d'ordres de travail, sous-types d'ordres de travail et types d'équipements

Clients

Types de contact

Conditions de paiement

Actions du catalogue :

Liste du catalogue
Les catalogues contiennent des articles relatifs à une ressource configurée comme fournisseur. Les utilisateurs peuvent ouvrir le catalogue pour consulter chaque article et cliquer sur un article pour en afficher les détails.

Liste des catalogues non approuvés
Cette liste affiche toutes les modifications apportées au catalogue. Les utilisateurs peuvent approuver ou refuser ces modifications.