Pour mettre à jour Ostara avec les détails du devis, suivez ces étapes :

1. Cliquez sur le module « Ordre de travail ».
2. Recherchez l'ordre de travail à mettre à jour. Pour plus d'informations, consultez la page « Sélectionner un ordre de travail » .
3. Une liste des ordres de travail correspondant aux critères définis dans la recherche sera affichée.
   
4. Pour consulter un ordre de travail, double-cliquez dessus. Vous accéderez ainsi à sa page de détails. Pour afficher tous les ordres de travail de la liste, cliquez sur le bouton Actions, puis sur « Tout afficher ». Vous pouvez également afficher tous les ordres de travail filtrés en cliquant sur le bouton « Afficher les ordres filtrés ». Remarque : Vous pouvez afficher un maximum de 100 ordres de travail sur la page de détails.
5. Dans l'écran de détail de l'ordre de travail, cliquez sur le bouton Agent dans le ruban. Une liste des actions possibles concernant ce devis s'affichera (voir la section Actions de l'agent pour plus d'informations).
   
6. Cliquez sur l'option « Ajouter/Modifier un devis ». Remarque : si aucun devis n'a été demandé et qu'aucun devis n'a été ajouté à l'ordre de travail, la fenêtre « Ajouter une demande de devis » suivante s'affichera :
   
7. Sélectionnez la ressource en cliquant sur la flèche déroulante « Ressource ». L’écran suivant s’ouvrira :
   
8. Si un accord de service (SRA) ou un contrat existe pour le type de tâche et le bâtiment sélectionnés, la ressource sera automatiquement choisie. Si plusieurs ressources sont définies dans le SRA, elles seront affichées par ordre de priorité. Toutefois, si un contrat existe, il apparaîtra toujours en haut de la liste, avant tout SRA. De plus, si un actif a été sélectionné et qu'il est sous garantie, la ressource de garantie sera proposée par défaut. L'ordre d'affectation est donc le suivant : Garantie > Contrat > SRA > Affectation manuelle.
9. Une autre ressource peut être sélectionnée en effectuant une recherche dans la partie inférieure de l'écran et en double-cliquant sur la ressource choisie (ou en surlignant la ressource et en cliquant sur le bouton Allouer).
10. Cliquez sur « OK » une fois la ressource sélectionnée.
11. Sélectionnez un contact en cliquant sur la flèche déroulante et en choisissant dans la liste. Vous pouvez également ajouter un contact en cliquant sur la flèche déroulante en bas de l'écran des contacts.
12. La date d'envoi sera automatiquement définie sur la date du jour.
13. La méthode de demande peut être le téléphone, le courriel ou le portail.
    Téléphone - Cela permettra à l'utilisateur d'ajouter les détails du devis à partir d'un reçu physique d'appel téléphonique.
    Courriel – Enverra automatiquement un courriel à la ressource concernée.
    Portail - Apparaîtra dans le tableau de bord du portail des entrepreneurs comme nécessitant une soumission.
14. La date limite pour le devis affichera toutes les dates comprises entre aujourd'hui et la date de début prévue indiquée sur l'ordre de travail. Sélectionnez la date qui correspond à vos besoins. Par défaut, cette valeur est de 14 jours, mais votre administrateur système Ostara peut la modifier si nécessaire.
15. Si la date de début de l'ordre de travail est dépassée, le message suivant s'affichera :
    
    Le calendrier des ordres de travail peut être ajusté en suivant ces étapes : définition des spécifications et établissement du calendrier de présence .
16. Le devis demandé sera affiché sur le bon de commande et pourra être consulté en cliquant sur le bouton « Voir ».
    
17. Après avoir demandé un devis, l'utilisateur peut l'ajouter en cliquant sur « Ajouter/Modifier les détails du devis » dans le menu « Actions de l'agent ». L'écran suivant s'affichera alors :
    
18. Les options du menu offrent les fonctionnalités suivantes :
    Sélectionner : Cette option sélectionnera la citation mise en surbrillance comme choix préféré.
    Modifier : Modifier/Ajouter des détails de devis à partir de la ressource de la demande de devis actuellement sélectionnée.
    Ajouter un devis : Ajouter les détails du devis reçu à l’ordre de travail pour une ressource différente.
    Ajouter une demande : Ajoutez une nouvelle demande de devis à l’ordre de travail, ce qui enverra un courriel ou l’ajoutera au portail des entrepreneurs.
    Rejeter : Cette action rejettera la ligne de reçu de devis mise en surbrillance.
    Retirer : Cette action annule la demande de devis.
    Afficher les devis inactifs : Affiche les devis retirés et refusés dans la liste. Si la date d’échéance du devis est passée, seuls les boutons « Détails » et « Afficher les devis inactifs » sont disponibles.
19. En sélectionnant « Modifier » sur l’écran précédent, l’utilisateur pourra saisir les détails du devis relatif à la demande de devis de ressource choisie. Chaque champ est présenté ci-dessous :
    
    Contact : il s’agit du nom du contact qui peut être choisi dans la liste des contacts associés à la ressource sélectionnée.
    Date de réception : il s'agit d'un champ de date correspondant à la date à laquelle le devis est reçu en retour de la ressource.
    « Valable pour (jours) » est un champ numérique qui permet à l'utilisateur d'indiquer pendant combien de jours le fournisseur a indiqué que ce coût indiqué est valable.
    Méthode de réception : il s’agit d’une liste déroulante permettant à l’utilisateur de sélectionner la méthode de réception du devis de la source.
    Le champ « Référence du devis » est un champ libre et doit être utilisé pour enregistrer toute référence utilisée par la ressource pour ce devis.
    « Impact » est un champ déroulant permettant à l'utilisateur de sélectionner l'impact que ces travaux auront sur l'équipement.
    Remplacement d'élément : il s'agit également d'un champ déroulant où l'utilisateur peut indiquer si les travaux faisant l'objet du devis nécessitent le remplacement d'un équipement.
    Le champ « Description des travaux » est un champ libre permettant à la ressource de préciser ce qui sera fait dans le cadre des travaux mentionnés dans l'ordre de travail.
    Main-d'œuvre - Taux est un champ monétaire qui permet à l'utilisateur de saisir le taux horaire facturé par la ressource pour tout travail effectué.
    « Heures » est un champ numérique qui permet à l'utilisateur d'enregistrer le temps estimé nécessaire à la ressource pour effectuer le travail spécifié.
    Le champ « Nombre de personnes » est un champ numérique qui permet à l'utilisateur d'indiquer le nombre de personnes que la ressource a déclaré devoir se rendre sur place.
    Le champ « Matériaux » est un champ calculé qui utilise les champs « Matériaux - Coût » et « Matériaux - Marge » pour indiquer le coût total des matériaux nécessaires à ces travaux.
    Matériaux - Coût est un champ monétaire qui permet à l'utilisateur de saisir le coût des matériaux qui ont été indiqués dans le devis pour ce travail.
    Le champ « Type de majoration » permet à l’utilisateur de sélectionner, à l’aide d’une liste déroulante, si la majoration sera appliquée en pourcentage ou en valeur absolue. Si aucune majoration n’est applicable, veuillez laisser ce champ vide.
    Le champ « Matériaux - Marge sur coût » est un champ numérique qui permet à l'utilisateur d'indiquer la marge appliquée aux matériaux pour ce devis.
    Le champ « Matériel » est un champ calculé qui utilise les champs « Coût du matériel » et « Marge sur le matériel » pour indiquer le coût total du matériel nécessaire à ces travaux.
    Le champ « Coût des équipements » est un champ monétaire qui permet à l'utilisateur de saisir le coût des équipements inclus dans le devis de cet ordre de travail.
    Le champ « Type de majoration » est une liste déroulante permettant à l'utilisateur de sélectionner si la majoration sera appliquée en pourcentage ou en valeur. Si aucune majoration n'est applicable, laissez ce champ vide.
    Le champ « Marge sur le coût des équipements » est un champ numérique qui permet à l'utilisateur d'indiquer la marge appliquée aux équipements pour ce devis.
    Le champ Misc est un champ calculé qui utilise les champs Misc Cost et Misc Mark-up pour indiquer le coût total des éléments divers pour ce travail.
    Le champ « Divers - Coût » est un champ monétaire qui permet à l'utilisateur de saisir le coût des articles divers inclus dans le devis de cet ordre de travail.
    Le champ « Type de majoration » est une liste déroulante permettant à l'utilisateur de sélectionner si la majoration sera appliquée en pourcentage ou en valeur. Si aucune majoration ne s'applique, laissez ce champ vide.
    Le champ « Marge diverse » est un champ numérique qui permet à l’utilisateur d’indiquer la marge applicable aux frais divers pour ce devis.
    Le champ « Notes » est un champ libre qui permet à l'utilisateur d'ajouter toute note supplémentaire pouvant être pertinente pour chaque devis.
    Marge facturée au client : cette section permet au client d’appliquer une marge au devis des ressources afin de facturer son propre client à un prix majoré.
    Le champ « Main-d'œuvre après majoration » est un champ calculé qui utilise le taux horaire, les heures passées sur site et les champs de majoration pour indiquer le coût total de la main-d'œuvre pour ces travaux.
    La marge sur la main-d'œuvre est un champ numérique qui permet à l'utilisateur d'indiquer la marge appliquée à la main-d'œuvre pour le travail effectué.
    Le champ « Type de majoration de main-d'œuvre » est une liste déroulante permettant à l'utilisateur de sélectionner si la majoration sera appliquée en pourcentage ou en valeur absolue. Si aucune majoration n'est applicable, laissez ce champ vide.
    Le champ « Matériaux après majoration » est un champ calculé qui utilise les champs « Coûts des matériaux » et « Majoration des matériaux » pour indiquer le coût total des matériaux pour ces travaux.
    Le champ « Marge sur les matériaux » est un champ numérique qui permet à l'utilisateur d'indiquer la marge appliquée aux matériaux pour ce travail.
    Le champ « Type de majoration » est une liste déroulante permettant à l'utilisateur de sélectionner si la majoration sera appliquée en pourcentage ou en valeur. Si aucune majoration n'est applicable, laissez ce champ vide.
    Le champ « Valeur totale des équipements après majoration » est un champ calculé qui utilise les champs « Coût des équipements » et « Marge sur les équipements » pour indiquer le coût total des équipements pour ces travaux.
    La marge sur les équipements est un champ numérique qui permet à l'utilisateur d'indiquer la marge appliquée aux équipements pour ces travaux.
    Le champ « Type de majoration » est une liste déroulante permettant à l'utilisateur de sélectionner si la majoration sera appliquée en pourcentage ou en valeur. Si aucune majoration n'est applicable, laissez ce champ vide.
    Le champ « Divers après majoration » est un champ calculé qui utilise les champs « Coûts divers » et « Marge diverse » pour indiquer le coût total des éléments divers pour ces travaux.
    Le champ « Balises diverses » est un champ numérique qui permet à l'utilisateur d'indiquer les balises diverses à appliquer à ce travail.
    Le champ « Type de majoration » est une liste déroulante permettant à l'utilisateur de sélectionner si la majoration sera appliquée en pourcentage ou en valeur. Si aucune majoration n'est applicable, laissez ce champ vide.
    Le coût total est un champ calculé qui utilise tous les totaux ci-dessus pour calculer le coût total conseillé pour les travaux effectués par cette ressource.
    Le coût pour le client est un champ calculé qui utilise le champ du coût total et les champs de marge pour calculer le coût total de ces travaux pour le client.
    Le bouton « Documents » permet à l’utilisateur d’ajouter ou de consulter tout document relatif à ce devis.
20. En cliquant sur le bouton Documents de l'écran Ajouter/Modifier un devis, l'écran suivant s'affichera :
    
    Description : ce champ libre permet de saisir une brève description du document téléchargé.
    Type de fichier : il s’agit d’un champ déroulant permettant de saisir « Proposition de devis », « Image » ou « Évaluation des risques ».
    Le sous-type de fichier est un champ déroulant qui s'applique uniquement aux types de fichiers image et permet une définition plus précise du type d'image.
    En cliquant sur « Sélectionner », l’utilisateur pourra parcourir ses fichiers et choisir un document à télécharger sur Ostara . Ce document ne doit pas dépasser 30 Mo.
    « Valide à partir de » est un champ de sélection de date qui définit la date de début de validité du document.
    Le champ « Valide jusqu’au » permet de sélectionner une date et de définir la date de validité du document.
    L'option « Enregistrer l'image comme miniature » est une case à cocher, applicable uniquement aux images, qui permet d'enregistrer l'image sous forme de miniature ainsi que l'image complète.
21. Si une demande de devis est soumise via le portail, veuillez consulter le guide de l'utilisateur du portail pour plus d'informations.