Un devis est un type de bon de commande utilisé pour obtenir un ou plusieurs devis avant que le client ne décide quelle ressource effectuera les travaux.

Pour créer un ordre de travail avec devis, cliquez sur le bouton « Créer un ordre de travail avec devis ».

1. La première étape consiste à sélectionner le client à utiliser. Pour plus d'informations, consultez la page « Sélection du client » . Cette page n'apparaît que s'il y a plusieurs clients disponibles. S'il n'y en a qu'un, il est sélectionné automatiquement.
2. L'écran « Devis et bon de commande » s'affiche après la sélection d'un client.
3. Sélectionnez un bâtiment en double-cliquant dessus ou en le mettant en surbrillance puis en cliquant sur « OK ».
   
4. Une liste de tous les contacts associés au bâtiment sélectionné s'affichera. Cliquez sur le nom de la personne qui appelle ; ses coordonnées seront automatiquement reportées dans les champs ci-dessous.
   
5. Si la personne qui appelle n'est pas répertoriée dans la fenêtre principale, cliquez sur la liste déroulante Type de contact
   
   Saisissez ensuite manuellement le nom, le numéro et l'adresse e-mail en bas de l'écran, puis cliquez sur « OK ». Vous pouvez modifier ici les informations préremplies. Par exemple, si votre numéro de téléphone a changé, saisissez simplement le nouveau numéro et cliquez sur « OK ».
   Le champ « Tâche » est un champ de recherche qui vous permet de rechercher dans les données de base les types d'équipements/services auxquels associer cet ordre de travail.
6. Saisissez le type de tâche et cliquez sur « Rechercher » ou, si vous connaissez le numéro d'actif, saisissez-le dans le champ Actif et cliquez sur « Rechercher ».
7. Saisissez le type de tâche et cliquez sur « Rechercher » ou, si vous connaissez le numéro d'actif, saisissez-le dans le champ Actif et cliquez sur « Rechercher ».
8. L'application Ostara renverra une liste d'éléments correspondant aux critères de recherche (basés sur les mots clés définis dans Core Data pour chaque type d'équipement/service). Sélectionnez la ligne correspondant au type de tâche ou d'actif.
   
   Remarque : La colonne « Pertinence » est par défaut réglée sur « Plus pertinent », mais vous pouvez la modifier en « Tous » ou « Associé » en cliquant sur la flèche vers le bas.
9. Une fois le type de tâche sélectionné, l'utilisateur doit choisir un emplacement. Le contenu du tableau des emplacements dépend de l'option choisie dans la liste déroulante « Type d'emplacement ». Par défaut, l'option « Spécifique » est sélectionnée et affiche les plans d'emplacement précis du bâtiment. L'option « Zone entière » affiche les plans d'emplacement comportant un niveau et une superficie, tandis que l'option « Niveau entier » affiche les plans d'emplacement ne comportant qu'un niveau, pour le bâtiment sélectionné. La dernière option de la liste déroulante « Type d'emplacement » est « Emplacement non spécifié » ; choisissez-la si l'emplacement des travaux n'a pas été précisé ou est inconnu.
   Toute information supplémentaire pouvant être nécessaire pour localiser le problème peut être ajoutée dans le champ « Informations supplémentaires ».
   Remarque : Si un actif a été sélectionné, vous n'avez pas besoin de sélectionner un emplacement, car celui-ci a déjà été défini dans le module Actif.
10. Il est possible d'ajouter des notes à cette étape. Pour les copier, utilisez Ctrl+A (qui sélectionne tout le texte dans le champ de notes). Vous pouvez également utiliser Ctrl+C pour copier le texte sélectionné et Ctrl+P pour le coller dans le champ de notes.
    Le motif est une liste déroulante prédéfinie de codes de motif associés au client sélectionné. L'identification du code de motif garantit une identification précise pour la production de rapports et l'analyse des tendances.
11. Sélectionnez un motif pour la tâche en cliquant sur la flèche et en choisissant une des options dans le menu déroulant.
12. Un résumé de la tâche et du lieu s'affichera dans le champ « Résumé ».
13. Une fois les informations saisies, cliquez sur « Enregistrer ». Si vous souhaitez annuler sans enregistrer, cliquez sur « Annuler ». Si un point d'exclamation apparaît à côté de l'écran lorsque vous cliquez sur « Enregistrer », cela signifie que des informations obligatoires sont manquantes. Veuillez remplir tous les champs requis et cliquer à nouveau sur « Enregistrer ».
    
14. Ostara vérifie désormais automatiquement les doublons en recherchant les ordres de travail créés pour le même bâtiment et avec le même type de tâche/actif au cours des 14 derniers jours (remarque : 14 jours est la valeur par défaut, mais elle peut être modifiée par le gestionnaire). Ostara informe également l’utilisateur de l’existence d’événements liés au bâtiment susceptibles d’être impactés par la création de cet ordre de travail. En l’absence de doublons ou d’événements liés au bâtiment, le système crée automatiquement l’ordre de travail et passe à l’étape suivante. En cas de doublons potentiels, l’écran suivant s’affiche :
    
15. Les numéros de bons de commande susceptibles d'être des doublons seront affichés dans une liste. Le code couleur (dans la première colonne) indique le nombre de points communs entre les bons de commande. Plus il y a de points communs, plus les bons de commande sont similaires. Si vous êtes certain que le nouveau bon de commande créé n'est pas un doublon, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».
    Si, en revanche, vous pensez qu'un des résultats affichés est un doublon et devrait être utilisé pour cette intervention, cliquez sur le bouton « Afficher ». L'ordre de travail correspondant s'ouvrira dans un nouvel onglet (celui que vous êtes en train de créer ne sera pas perdu). Si le problème persiste et qu'un doublon est créé, retournez à l'ordre de travail en cours de création et cliquez sur le bouton « Confirmer ». Vous serez alors redirigé vers l'ordre de travail initial et le nouveau sera automatiquement annulé.
16. L'application vous demandera de confirmer l'absence de doublons pour le devis émis. Pour passer à la création, cliquez sur « Oui ». Cliquer sur « Non » vous ramènera à l'écran de vérification.
    
17. Une fois que l'utilisateur a confirmé qu'il ne s'agit pas d'un doublon, le bon de commande de travail a été créé avec succès.

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