Inkooporders worden aangemaakt zodat gebruikers alle benodigde artikelen en de locatie waar ze zich bevinden, kunnen verkrijgen. Om een inkooporder aan te maken, klikt u op het tabblad 'Taak aanmaken', vervolgens op de knop 'Inkooporder aanmaken' en volgt u deze stappen:
- Door op de knop 'Inkooporder aanmaken' te klikken, wordt het scherm 'Inkooporder aanmaken' geopend. Hier kan de gebruiker de gewenste artikelen zoeken en aan zijn winkelmandje toevoegen.
Let op: Gebruikers met toegang tot meerdere gebouwen krijgen een pop-upvenster te zien, zodat ze het gebouw kunnen kiezen waarvoor de bestelling bestemd is. Om naar items te zoeken, voert u het gewenste item in het veld 'Zoeken' in en klikt u op de knop 'Zoeken'. Dit toont een lijst met alle itemgerelateerde criteria die in het veld 'Zoeken' zijn ingevoerd.
- Zodra de resultaten worden weergegeven, kunt u de gewenste artikelen aan uw winkelmandje toevoegen. Als de gebruiker moeite heeft met het vinden van de gewenste artikelen, kan hij of zij verschillende opties gebruiken om de resultaten te verfijnen:
- Gebruik de filters aan de linkerkant
- De lijst ordenen met behulp van de opties aan de linkerkant
- De leverancier wijzigen via de vervolgkeuzelijst 'Leverancier' onder het veld 'Zoeken' (hier worden alleen artikelen voor die leverancier weergegeven)
- De catalogus wijzigen via de vervolgkeuzelijst 'Catalogus', ook onder het veld 'Zoeken' (hier worden alleen catalogi voor de geselecteerde leverancier weergegeven. Als u er een hebt gekozen, worden alleen de artikelen voor die catalogus weergegeven).
Opmerking: Als de gebruiker meer artikelen wil zien dan de 20 reeds weergegeven artikelen, kan hij of zij op de knop 'Alles weergeven' klikken (deze knop is alleen beschikbaar als er meer dan 20 artikelen worden weergegeven voor een zoekopdracht). Om artikelen aan de winkelwagen toe te voegen, klikt u op 'Toevoegen' onder het gewenste artikel. Het artikel wordt dan weergegeven in het winkelmandje. Door artikelen aan de winkelwagen toe te voegen, worden ook een aantal updates uitgevoerd: de prioriteit wordt ingesteld op de standaardleveringsprioriteit van de leverancier van het geselecteerde artikel, de actie 'Details bewerken' wordt beschikbaar en de kosten van de inkooporder worden bijgewerkt.
Let op: De gebruiker kan de muisaanwijzer op de naam van het item plaatsen om de beschrijving weer te geven met meer informatie.
- Wanneer de actie 'Details bewerken' wordt geselecteerd, wordt de sectie 'Winkelwagen' uitgebreid met een veld 'Notities'. Hier kan de gebruiker notities invoeren die specifiek betrekking hebben op een artikel. Dit kan bijvoorbeeld gaan over de urgentie van een artikel ten opzichte van een ander artikel. Om deze sectie te verbergen, klikt u op de knop 'Details verbergen'.
- Zodra alle artikelen in de winkelwagen zitten en alle gegevens zijn ingevuld, klikt u op de knop 'Inkooporder(s) aanmaken'. Hiermee wordt de inkooporder aangemaakt.
Let op: Als er meerdere leveranciers in de winkelwagen zitten, wordt er een bericht weergegeven met het aantal inkooporders (PO's) dat is aangemaakt en gekoppeld.
Let op: Er is ook de mogelijkheid om inkooporders te splitsen in omzet en niet-omzet, afhankelijk van of de relevante instellingen wel of niet zijn ingeschakeld. In dat geval wordt een andere melding weergegeven. Neem contact op met uw systeembeheerder om dit te configureren.
Let op: In sommige gevallen kan een leverancier een minimale bestelwaarde opgeven, wat betekent dat het niet mogelijk is om een bestelling voor hem te plaatsen als de geselecteerde artikelen niet aan de minimale vereiste waarde voldoen. Wanneer u probeert een bestelling aan te maken onder de minimale bestelwaarde, verschijnt de melding dat deze bestelling niet kon worden aangemaakt vanwege de minimale bestelwaarde.
- De inkooporder wordt weergegeven met alle details.