'Vergrendelen' is een systeemfunctie waarmee meerdere gebruikers een SRA/contract tegelijkertijd kunnen bekijken. Zodra een gebruiker de SRA of het contract begint te bewerken, wordt elke andere actie geblokkeerd, waardoor andere gebruikers de SRA/het contract niet tegelijkertijd kunnen wijzigen. Dit is een zeer nuttige manier om ervoor te zorgen dat er geen gegevens verloren gaan, onjuist worden ingevoerd en dat er geen gegevens worden gedupliceerd. Wanneer een actie door een gebruiker wordt geblokkeerd en een andere gebruiker een actie probeert uit te voeren, wordt een scherm weergegeven dat vergelijkbaar is met het onderstaande:
Het scherm toont het vergrendelde item, het type slot dat van kracht is, een beschrijving van het slot, wie het slot momenteel heeft, het tijdstip waarop het slot is toegekend en de vervaldatum. Door rechtsboven op de knop 'Meer info...' te klikken, wordt een meer gedetailleerde beschrijving weergegeven van de reden waarom het slot is geweigerd.
Wanneer een vergrendeling is toegekend, begint een timer af te tellen in de rechteronderhoek van het hoofdvenster van de applicatie. Dit is een aftelling naar de tijd "Vergrendeling Vervaldatum". Wanneer de aftelling van "Vergrendeling Vervaldatum" begint, doorloopt deze drie fasen. Tijdens de eerste fase is de timer groen om aan te geven dat er nog voldoende tijd over is. Tijdens de tweede fase wordt de timer rood. Dit gebeurt zodra de aftelling de resterende 5 minuten passeert om de gebruiker te laten weten dat er niet veel tijd meer is om de gewenste actie uit te voeren totdat deze verloopt. De laatste fase is wanneer de afteltimer afloopt en "VERGRENDELING VERLOPEN" wordt weergegeven. Wanneer dit wordt weergegeven, heeft de gebruiker die eerder de vergrendeling heeft verkregen deze niet meer en kan een andere gebruiker de controle overnemen en wijzigingen aanbrengen in de geselecteerde SRA of het contract.
De vergrendeling vervalt alleen als de Gebruiker die eigenaar is van de vergrendeling geen enkele activiteit heeft uitgevoerd tijdens de aftelling van de "Vergrendeling Vervaldatum". Als de Gebruiker tijdens de aftelling wijzigingen aanbrengt in de SRA of het Contract, wordt de vergrendelingsperiode aan het einde van de aftelling van de "Vergrendeling Vervaldatum" verlengd en begint de aftelling opnieuw.
Let op: nadat de vergrendeling verloopt, kunnen de vastgelegde gegevens nog steeds worden opgeslagen. Als gevolg hiervan kunnen er echter wijzigingen worden aangebracht door andere gebruikers. Hierdoor kan de indiening mislukken of moet de SRA/het contract worden vernieuwd.
Let op: Als de afteltijd voor "Vergrendeling verlopen" te kort is en verlengd moet worden, neem dan contact op met uw contactpersoon bij Ostara Administratie.