Dit is het scherm Documenten toevoegen/bewerken/bekijken. De meeste modules in het systeem bieden de mogelijkheid om documenten met betrekking tot een specifiek gebied toe te voegen of te bekijken. Bijvoorbeeld: bij het aanmaken van een gebouw willen gebruikers mogelijk een afbeelding van het gebouw toevoegen voor gebruik in rapporten. Dit kan door een bestand van het type 'Afbeelding' toe te voegen. Wanneer het scherm verschijnt, worden alle documenten weergegeven die eerder zijn toegevoegd (documenten toegevoegd door de huidige gebruiker of door andere gebruikers). Hier is een voorbeeld:

Dit scherm bestaat uit twee secties: de sectie Mappenstructuur en de sectie Documenten. Wanneer er documenten bestaan, toont de sectie Mappenstructuur de verschillende gebieden waaruit verschillende documenten afkomstig zijn. Zo bevinden bouwdocumenten zich onder 'Gebouw' en werkorderdocumenten onder 'Werkorder'. Door een gebied in de sectie Mappenstructuur te selecteren, wordt de sectie Documenten gefilterd met de documenten uit het geselecteerde gebied. Vanuit dit scherm kunt u verschillende documenten toevoegen, bewerken, verwijderen en bekijken.

Wanneer dit scherm wordt geopend, wordt de knop "Actueel" ingedrukt om aan te geven dat de getoonde documenten actueel zijn (vandaag geldig). Door op "Actueel" te klikken om deze optie te deselecteren, worden ook verlopen documenten weergegeven.

Om een document te bekijken, zoekt u het document in de lijst en dubbelklikt u erop. Het document wordt vervolgens geopend met de applicatie die relevant is voor het bestandstype.

Om een document te verwijderen, zoekt u eenvoudigweg het document in de lijst dat u wilt verwijderen en klikt u op de knop 'Verwijderen'. Het document wordt dan uit het systeem verwijderd.

Om een document toe te voegen, klikt u op de knop "Toevoegen". In het volgende scherm worden de details van het nieuwe document/bestand ingevoerd. Eerst moet een korte beschrijving van het bestand worden ingevuld, gevolgd door het bestandstype en het subtype (indien van toepassing). Blader vervolgens naar het te uploaden bestand en geef de datums "Geldig van" en "Geldig tot" voor het bestand op (indien van toepassing). Als een afbeeldingsbestand wordt geüpload, kunt u die afbeelding als miniatuur weergeven door het vakje "Afbeelding opslaan als miniatuur?" aan te vinken. U kunt ook aangeven of een document een "Openbaar document" is of niet door het vakje "Openbare opslag?" aan te vinken. Als een document openbaar is, is het zichtbaar in meerdere entiteiten waaraan het is toegevoegd voor dezelfde klant (bijvoorbeeld: als het document wordt toegevoegd aan gebouw A voor klant A, is het ook van toepassing op gebouw B voor klant A).
Klik ten slotte op "OK" om het document te uploaden. Het toegevoegde document wordt vervolgens weergegeven in het scherm Documenten toevoegen/bewerken/bekijken.

Om een document te bewerken, selecteert u eenvoudigweg het gebied in de mappenstructuur, vervolgens het document in de sectie Documenten en klikt u op de knop 'Bewerken' naast het te bewerken document. Dit scherm wordt dan geopend:

De volgende velden kunnen worden bewerkt: Beschrijving, Bestandstype (indien van toepassing) en Geldigheid van en tot (indien van toepassing). Door op 'Opslaan' te klikken, worden alle wijzigingen opgeslagen.

Let op: houd er rekening mee dat wanneer u de datums op een certificaat wijzigt, dit een dynamische datumupdate tot gevolg heeft, ongeacht of dit op gebouw- of werkorderniveau wordt uitgevoerd.

Let op: Als de gebruiker een 'Openbaar document' bewerkt, wordt het volgende bericht weergegeven:

Door "Ja" te selecteren, kan de gebruiker doorgaan met het bewerken van het document. Het enige verschil is dat deze wijziging wordt doorgevoerd in alle gebieden waar het document wordt weergegeven, en niet slechts op één plek. Door "Nee" te selecteren, wordt de bewerking geannuleerd.

Als er documenten zijn die elders bestaan, maar wel betrekking hebben op het item dat wordt bekeken, dan wordt de knop 'Gerelateerd opnemen' gebruikt. Als u op deze knop klikt, worden alle documenten weergegeven die betrekking hebben op het item dat momenteel wordt bekeken, maar die in een andere sectie zijn geüpload.

Als u bijvoorbeeld het scherm Werkorderdocumenten opent, worden de documenten weergegeven die rechtstreeks aan de werkorder zijn toegevoegd. Als u echter op de knop 'Gerelateerd opnemen' klikt, worden alle andere documenten die betrekking hebben op de werkorder ook weergegeven, zoals gebouw- of activadocumenten die in die werkorder zijn opgenomen.

Wanneer u nogmaals op de knop 'Gerelateerde documenten opnemen' klikt, worden alle gerelateerde documenten weer verborgen.

Let op: Er geldt een limiet van 1000 documenten per specifiek gebied, d.w.z. 1000 documenten voor één gebouw, één bedrijfsmiddel of één werkorder.

Versiebeheer van documenten is mogelijk via de knop 'Versiegeschiedenis' op het scherm 'Documenten'. Door een document te selecteren en op de knop 'Versiegeschiedenis' te klikken, verschijnt het volgende scherm:

Om een nieuwe versie van het document toe te voegen, klikt u op de knop 'Nieuwe versie' en vult u het scherm dat verschijnt in. De gebruiker kan de velden Bestandstype en Bestandssubtype niet bewerken:

Zodra een nieuwe versie is geüpload, wordt in de kolom Versie op het scherm Documenten het laatste versienummer weergegeven. Op het scherm Versiegeschiedenis van documenten worden alle versies weergegeven en krijgt u toegang tot alle opgeslagen versies van dat document.