Hieronder vindt u een stapsgewijze handleiding voor het maken van een Reactieve werkorder . Afhankelijk van de configuratie en rechten van elke gebruiker zijn bepaalde stappen echter mogelijk niet van toepassing en wordt de gebruiker automatisch naar het volgende toepasselijke scherm geleid.

Een reactieve werkorder maken

Om een reactieve werkorder te maken met behulp van de Single Screen View, kunt u 'Reactief' selecteren in het menu ' Werkorder maken' tegel of navigeer naar Werkorders > Nieuw > Reactief vanuit het menu

Een locatie selecteren

Afhankelijk van het feit of de gebruiker één of meerdere sites gebruikt, wordt het scherm Gebouw weergegeven.

Voor gebruikers van één site wordt het tekstvak 'Uw gebouw' automatisch ingevuld met het gebouw dat aan het gebruikersprofiel is toegewezen. Gebruikers van meerdere sites kunnen in het tekstvak typen, waarna een lijst wordt weergegeven waaruit de gebruiker de gewenste bezienswaardigheid kan kiezen.

Zodra de site is geselecteerd, klikt u op de knop <OK> om door te gaan.

Probleem/vereiste

Hier kan de gebruiker het probleem/de vereiste voor de werkorder invoeren. Door dit in het zoekveld in te voeren en op <Zoeken> te klikken, wordt een lijst met fouten/problemen weergegeven die aan de zoekcriteria voldoen. Hieruit moet de gebruiker de juiste fout/het juiste probleem selecteren die een probleem veroorzaakt. Als de gebruiker een fout/probleem selecteert dat niet wordt onderhouden, wordt er een bericht naast de taak weergegeven en kan de gebruiker deze niet selecteren (dit is afhankelijk van de toestemming).

Nadat de storing/het probleem is geselecteerd, moeten de velden "Symptoom" en "Reden voor de taak" worden bepaald. Zowel de velden "Symptoom" als "Reden voor de taak" zijn vervolgkeuzemenu's waaruit de gebruiker kan kiezen. Er kan een verklarende tekst verschijnen met betrekking tot de gekozen "Reden voor de taak" (indien geconfigureerd door de systeembeheerder) met details over waarvoor elke reden moet worden gebruikt. Indien nodig kan de gebruiker ook een "Aantal" (bijvoorbeeld als er meerdere lampen kapot zijn) of een "Code" met betrekking tot het probleem invoeren in het veld "Code/Aantal" .

Let op: In sommige gevallen krijgt de gebruiker de mogelijkheid om een keuze te maken uit de sectie ‘Veelgebruikte problemen/vereisten’ .

Zodra de taak is geselecteerd, klikt u op de knop <OK> om door te gaan

Let op: als de gebruiker een activanummer heeft voor iets waarvoor u een nieuw nummer moet aanmaken werkorder voor, kunt u de functie 'Zoeken op activanummer' gebruiken

Locatie

Hier voert u de locatie van het probleem in. Controleer eerst of het niveau correct is door het niveau aan de linkerkant te controleren. Als dit niet correct is, klikt u op <Niveau wijzigen>. Dit toont het aantal beschikbare niveaus in het gebouw. Kies het juiste niveau en het niveau wordt gewijzigd. 

Let op: Als het gewenste niveau "Dak" is, wordt door op <Dak selecteren> te klikken automatisch de locatie Dak, Dak, Dak gekozen en wordt doorgegaan naar het volgende gedeelte van het proces Taak aanmaken.

Selecteer vervolgens een gebied en er verschijnt een set locaties (als het probleem zich over het hele niveau uitstrekt, selecteert u de knop <Hele niveau>). Als er meer informatie over de locatie beschikbaar is, kunt u deze toevoegen aan het veld 'Aanvullende informatie' .

Als er meerdere locaties in het gebouw zijn en de gewenste locatie al bekend is, kan de gebruiker de locatie zoeken met behulp van het veld 'Zoeken naar locatie' . Door in dit veld te zoeken, wordt een lijst met locaties weergegeven terwijl de gebruiker typt. Selecteer hier de gewenste locatie om door te gaan naar de volgende stap. Als het probleem zich voordoet rondom het hele gebouw, moet de knop <Hele gebouw> worden geselecteerd. Hiermee wordt ook doorgegaan naar de volgende stap wanneer deze optie wordt geselecteerd.

Nadat u de locatie hebt geselecteerd, klikt u op de knop <OK> om door te gaan.

Contact

Via het contactscherm kan de gebruiker aangeven/kiezen wie de contactpersoon voor de werkorder moet zijn. Wanneer deze pagina wordt weergegeven, worden de velden standaard automatisch ingevuld met de gegevens van de gebruiker die de werkorder aanmaakt, samen met een lijst met contactpersonen waaruit kan worden gekozen. Elke contactpersoon in de lijst heeft een naam, functie en telefoonnummer. Selecteer een van deze velden door op <Contactpersoonnaam> te klikken. De velden 'Contactpersoontype', 'Contactpersoonnaam' en 'Telefoonnummer' worden dan ingevuld met de contactgegevens. De gebruiker kan de velden ook handmatig invullen.

Nadat u het contact hebt ingevoerd, klikt u op de knop <OK> om door te gaan.

Hulpbron

Op het Resource-scherm kan de gebruiker de benodigde resource selecteren om werkorders te voltooien. De aannemers die bovenaan in het grijs worden weergegeven, zijn de resources die vooraf zijn geconfigureerd als aangewezen resource voor die werkorder op basis van diverse factoren, zoals de locatie van de locatie, de omvang van de werkzaamheden, enz. Nadat u de resource hebt geselecteerd, wordt het volgende gedeelte weergegeven.

Let op: Als de werkorder op activa is gebaseerd, wordt de resource die onder de garantie voor de activa valt, weergegeven met een gele achtergrond.

Reactie/Prioriteit

Op het scherm Reactie geeft de gebruiker de tijd aan waarop de werkorder is geplaatst. Moet voltooid zijn vóór. De prioriteit kan worden geselecteerd met behulp van de dropdown-menu <Prioriteit>. Sommige prioriteiten tonen een datum-/tijdkiezer. Wanneer deze zijn geselecteerd, hoeft de gebruiker alleen de datum/tijd te selecteren. Andere prioriteiten tonen de berekening van de berekende SLA (op basis van het contract).

In sommige gevallen waarin de prioriteit wordt gewijzigd, wordt, afhankelijk van de instellingen voor de client, het veld Reden voor niet-standaardprioriteit weergegeven. Door de muisaanwijzer op de <I> te plaatsen, wordt informatie over dit veld weergegeven. Dit is een verplicht veld dat moet worden ingevuld voordat de taak kan worden aangemaakt.

Als het veld Niet-standaardprioriteit niet is ingevuld, ontvangt de gebruiker het volgende bericht:

U moet een reden opgeven voor het niet selecteren van de standaardprioriteit

Nadat u het antwoord/de prioriteit hebt geselecteerd, klikt u op de knop <OK> om door te gaan.

Let op: Soms wordt deze sectie niet standaard weergegeven, omdat het systeem deze automatisch voor de gebruiker selecteert. Om deze sectie in die gevallen te kunnen bekijken, selecteert u de sectie ' Reactie ' op de samenvattingspagina.

Duplicaten/ Gebeurtenissen

Er kunnen eerder werkorders zijn aangemaakt die geclassificeerd zijn als duplicaten, speciale gebeurtenissen of aankomende PPM's waarop de werkorder betrekking zou kunnen hebben. Als de gebruiker hiermee wordt geconfronteerd, dient hij/zij de andere werkorders te controleren om er zeker van te zijn dat er geen dubbele werkorder wordt aangemaakt, dat er geen aankomende PPM is die de aangevraagde werkorder zou dekken, of dat er geen gebeurtenissen zijn die de uitvoering van deze werkorder zouden verhinderen.

Zodra alle gebeurtenissen en duplicaten die gecontroleerd moeten worden, zijn gecontroleerd, klikt u op de knop <OK> om door te gaan.

Notities

In het gedeelte 'Notities' kan de gebruiker de bron aanvullende informatie over het probleem geven die mogelijk niet in eerdere schermen is vastgelegd. Bijvoorbeeld: hoe ernstig is het probleem? Hoeveel mensen worden erdoor getroffen? Is er een risico dat een website offline gaat? Enzovoort.

Hoe meer relevante informatie hier kan worden toegevoegd, hoe beter de Resource op de hoogte kan zijn van het probleem, wat kan helpen bij hun planning en het tijdig verhelpen/uitvoeren van de werkzaamheden.

Nadat u de notities hebt toegevoegd, klikt u op de knop <OK> om door te gaan.

Vragenlijst

Klanten kunnen Ostara configureren om een vragenlijst te genereren die gebruikers kunnen invullen wanneer een werkorder wordt aangemaakt. Deze vragenlijsten kunnen gebaseerd zijn op een reeks criteria, zoals gebouw, type apparatuur, prioriteit, enz. Als er een vragenlijst is geconfigureerd die relevant is voor de werkorder die u aanmaakt, krijgt de gebruiker een scherm te zien dat moet worden ingevuld voordat hij/zij verder kan gaan.

Nadat u de vragen heeft beantwoord, klikt u op de knop <OK> om verder te gaan.

Samenvatting

Zodra alle benodigde onderdelen zijn ingevuld, wordt een samenvatting van de werkzaamheden weergegeven. Hier kunt u de details van de werkorder controleren en wijzigen om er zeker van te zijn dat deze correct zijn. Dit doet u door het betreffende onderdeel te selecteren en op de knop <Wijzigen> te klikken. Zodra alle details correct zijn, selecteert u de knop <Taak indienen> om de werkorder aan te maken.

Nadat de gebruiker het werkorder heeft verzonden, wordt hij/zij doorgestuurd naar de detailpagina van de werkorder .

Machtigingen : Kan reactieve werkorders aanmaken, kan resources toewijzen, kan schema's instellen