Vragenlijsten worden gebruikt om audits/vragenlijsten te maken, configureren en uit te voeren. Een vragenlijst maakt het mogelijk om op verschillende punten in de workflow een reeks vragen toe te voegen en antwoorden op die vragen te verkrijgen, die worden vastgelegd in de werkorder. Deze vragen kunnen worden beoordeeld en gewogen en de resultaten van een individuele vragenlijst kunnen worden gemarkeerd als geslaagd of gezakt.

Klik op de knop "Nieuwe vragenlijst maken" om een vragenlijst te maken.

1. Het eerste scherm dat verschijnt, is het scherm 'In afwachting van aanmaak'. Dit scherm bevat vier tabbladen en het eerste dat wordt weergegeven, is het scherm 'Samenvatting'. Hier worden de algemene gegevens voor een vragenlijst ingevoerd. Elk veld wordt hieronder uitgelegd:
   
   De vragenlijstnaam is een vrij in te vullen veld en dient als naam voor de vragenlijst. De naam kan worden aangepast aan het protocol of de stijl van het managementbedrijf (bijv. de dagelijkse schoonmaakspecificatie).
   Vragenlijstbeschrijving is een vrij veld dat gebruikt moet worden om een overzicht of een korte omschrijving te geven van de servicevereisten voor de vragenlijst die wordt gemaakt, bijvoorbeeld 'Beveiliging van sleutels' of 'Onderhoud van koffiemachines'.
   De standaardwaarde voor de vragenlijstreferentie is altijd 'Niet gedefinieerd'. Zodra de vragenlijst is aangemaakt, wijst de applicatie deze echter automatisch een uniek vragenlijstreferentienummer toe.
   'Aangemaakt door' wordt automatisch de gebruikersnaam van de persoon die de vragenlijst aanmaakt.
   De standaarddatum voor aanmaakdatum is de datum waarop de vragenlijst is aangemaakt.
   Toepasbaarheid is een keuzemenu. Deze keuze bepaalt wanneer de vragenlijst wordt afgenomen. De opties zijn:
   • Login
   • Reactief, Citaat, PPM
   • Controle
   • Verificatie
   • Bureaubladcontrole
     Let op: Door het selecteren van het type Audit wordt het veld Plaatsing in Workflow automatisch grijs weergegeven. Dit geldt ook voor het veld Geldige platform(en), aangezien auditvragenlijsten altijd worden uitgevoerd, ongeacht het platform.
     Kan ik weigeren? Als dit is aangevinkt, betekent dit dat de vragenlijst geen verplichte vereiste is en dat de gebruiker de mogelijkheid heeft om te weigeren deze te beantwoorden.
     Actief? Als dit is aangevinkt, betekent dit dat dit een actieve vragenlijst is. Om de vragenlijst inactief te maken, vinkt u dit veld eenvoudigweg uit.
     De Pass Score is de totale score voor de vragenlijst. Deze moet tussen de minimale en maximale score van alle vragen liggen.
     Huidige maximale score is een alleen-lezen veld waarin de gebruiker de huidige maximale mogelijke score voor de vragenlijst kan zien.
     Score weergeven bij voltooiing Als dit is aangevinkt, krijgt de gebruiker na voltooiing van de vragenlijst een samenvatting van de scores voor het voltooien van de vragenlijst te zien.
     Geldig vanaf is de datum waarop deze vragenlijst van toepassing wordt en aan gebruikers wordt weergegeven.
     Geldig tot is de datum waarop deze vragenlijst van toepassing is en niet meer aan gebruikers wordt weergegeven.
     Geldige platformen zijn de gebieden waarop de vragenlijst van toepassing zal zijn en zal plaatsvinden. De platforms zijn de verschillende manieren waarop de gebruiker toegang kan krijgen tot het systeem. Deze zijn:
     • Portaal
     • Bureaublad
     • Mobiel
     • ATAS
2. Dit is het tabblad 'Details'. Hier worden de details ingevoerd over wanneer en waar de vragenlijst van toepassing is. Dit omvat de klanten waarop de vragenlijst betrekking heeft, welke gebouwen deze omvat, welke werkordertypen en apparatuurtypen deze omvat. Elk van de velden wordt hieronder uitgelegd:
   
   'Cliënten' is een pop-upscherm waarmee u kunt selecteren voor welke cliënten de vragenlijst relevant is. Gebruik het snelzoekvak om de zoekopdracht te verfijnen of gebruik 'Alles selecteren' om snel alle cliënten te selecteren. 'Bronnen' is een pop-upscherm waarmee u de bronnen kunt selecteren waarop de vragenlijst van toepassing is. Zie ' Een bron selecteren' voor meer informatie.
   Met het resourcetype kunt u aangeven of deze specifieke vragenlijst aan interne resources, externe resources of beide moet worden voorgelegd.
   Profielen is een selectiescherm met een vinkje dat een lijst toont van alle profielen van de cliënten waartoe de gebruiker toegang heeft. Gebruikers kunnen de profielen selecteren die ze op de vragenlijst willen toepassen door de relevante items aan te vinken.
   Het type werkorder is een selectiescherm met de typen werkorders waarop de vragenlijst van toepassing is. Indien nodig (en mogelijk) kunnen meerdere typen werkorders worden geselecteerd. Het veld toont 'Niet van toepassing op dit type vragenlijst' als er geen van toepassing zijn.
   Het apparaat-/servicetype is een pop-upscherm met de apparaat-/servicetypen waarop de vragenlijst van toepassing is (vanwege de geselecteerde resources). Alle apparaat-/servicetypen die gemeenschappelijk zijn voor de geselecteerde cliënten, worden weergegeven en er kunnen naar wens meerdere items worden geselecteerd.
   Gebouwen is een selectiescherm met gebouwen die gekoppeld zijn aan de geselecteerde cliënten. Deze lijst kan worden gesorteerd en gefilterd om het vinden van de gewenste gebouwen te vergemakkelijken.
   De lijst met gebouwformaten is een pop-upscherm met alle gebouwformaten die van toepassing zijn op de geselecteerde klanten. Deze lijst kan worden gesorteerd en gefilterd om het vinden van de gewenste gebouwformaten te vergemakkelijken.
   Plaatsing in de workflow: dit is het punt waarop de vragenlijst moet worden ingevuld, bijvoorbeeld bij "Start Job" of "Stop Job". Deze optie is automatisch grijs als Audit is geselecteerd in stap 1.
   Remote Fix is een selectievakje waarmee de vragenlijst kan worden genegeerd als een werkorder wordt voltooid via de Remote Fix-actie. Dit selectievakje is automatisch grijs als Audit is geselecteerd in stap 1.
   Koppeling is de keuze of de vragenlijst gekoppeld is aan een werkorder in het algemeen of dat deze van toepassing is op verschillende locaties of activa binnen de werkorder. Als de vragenlijst voor verschillende locaties/activa is, wordt de vragenlijst voor elk van de locaties/activa op de betreffende werkorder gesteld. Als de vragenlijst voor de werkorder in het algemeen is, wordt deze slechts één keer gesteld.
   Voorkom actie bij falen is een selectievakje dat, wanneer aangevinkt, voorkomt dat de gebruiker de werkorder start als hij of zij de vragenlijst niet haalt.
   Bericht Prevent Action is een tekstveld waarin de gebruiker een bericht invoert dat wordt weergegeven wanneer de vragenlijst mislukt en de Start/Stop-taak wordt verhinderd.
   Auditdoel is een keuzelijst waarin de gebruiker het type desktopaudit voor deze vragenlijst kiest. Dit verschijnt alleen voor desktopauditvragenlijsten. efore Auto Accept is een numeriek veld waarin de gebruiker selecteert hoeveel dagen na voltooiing van de werkorder deze automatisch moet worden ingevuld. Dit geldt alleen voor verificatievragenlijsten .
   'Factureringsgoedkeuring voorkomen (mislukt)' is een selectievakje dat, indien aangevinkt, voorkomt dat facturen worden goedgekeurd als de beantwoorde vragenlijst mislukt. Dit geldt alleen voor verificatievragenlijsten.
   'Factureringsgoedkeuring voorkomen (in behandeling)' is een selectievakje. Wanneer dit selectievakje is aangevinkt, worden facturen niet goedgekeurd zolang de vragenlijst nog niet is beantwoord. Dit geldt alleen voor verificatievragenlijsten .
   Minimale werkorderkosten is een valutaveld waarin de gebruiker de minimale WO-kosten invoert waarop deze vragenlijst wordt geactiveerd. Dit betekent dat elke WO met een kostprijs onder deze waarde deze vragenlijst niet zal activeren. Het vinkje 'Alleen toegepast op vaste kosten' zorgt ervoor dat dit alleen van toepassing is op vaste kosten, en niet op berekende kosten, indien aangevinkt. Dit geldt alleen voor verificatievragenlijsten . Zodra alle velden zijn ingevuld, gaat u naar het tabblad Inhoud.
3. Dit is het tabblad Inhoud. Hier worden alle categorieën en de bijbehorende vragen ingevoerd. De hier ingevoerde vragen moeten worden ingevuld wanneer de vragenlijst wordt geactiveerd. Er moet een categorie worden toegevoegd voordat er vragen kunnen worden aangemaakt. Om een categorie toe te voegen, klikt u op de knop 'Acties' om een lijst met opties te bekijken. Klik hier op de knop 'Toevoegen' en het scherm 'Nieuwe categorie' wordt geopend.
   
   Naam is de naam van de categorie
   Dynamische Herhaling? Maakt het mogelijk om deze categorie te herhalen, zodat de vragen binnen de categorie meerdere keren worden gesteld totdat de persoon die de vragenlijst invult geen nieuwe groepen vragen meer toevoegt. Als een categorie een Herhalingscategorie is, kan deze niet afhankelijk zijn van een andere categorie. Afhankelijkheden binnen een categorie zijn echter wel toegestaan. Een vraag binnen een Herhalende categorie kan zelf afhankelijk zijn van een eerdere, niet-herhalende categorie.
   Met Locaties kunt u een set Gebouwlocaties specificeren. De categorie die wordt aangemaakt, wordt daarom alleen gevraagd als het gebouw waarvoor de vragenlijst is bedoeld een van de in dit veld vermelde locaties bevat. Dit maakt het mogelijk om op maat gemaakte sets vragen te maken die locatiespecifiek kunnen zijn.
4. Het enige dat u hier hoeft te doen, is de "Categorienaam" invullen en op de "OK"-knop klikken nadat u de naam hebt ingevoerd.
   
   Let op : Alle categorieën zijn standaard actief bij het aanmaken. Er zijn maximaal dertig (30) vragen per categorie.
5. Door een categorie toe te voegen, worden extra functies in de vervolgkeuzelijst 'Acties' in de sectie Categorieën geactiveerd, evenals de sectie Vragen. Deze functies zijn:
   Met Bewerken kunnen gebruikers de naam van de geselecteerde categorie bewerken.
   Verwijderen verwijdert de categorie en alle vragen daarin volledig uit de vragenlijst. Doe dit alleen als de categorie (en alle vragen daarin) niet langer nodig zijn, aangezien ze niet meer kunnen worden hersteld.
   Met 'Instructies bewerken' kan de gebruiker instructies toevoegen aan de geselecteerde categorie. Zie de pagina 'Categorie-instructies' voor meer informatie.
   Deactiveren: hiermee deactiveert u de geselecteerde categorie. Dit doet u als de geselecteerde categorie en vragen op dat moment niet relevant zijn, maar de gebruiker deze later mogelijk opnieuw wil activeren. Zodra er meer dan één categorie beschikbaar is, worden de pijlknoppen 'Ordenen' beschikbaar. Hiermee kunnen gebruikers de volgorde wijzigen waarin deze categorieën, en dus de vragen, worden gepresenteerd. In het gedeelte 'Vragen' is de knop 'Toevoegen' in de vervolgkeuzelijst 'Acties' ook ingeschakeld.
6. Klik op "Toevoegen" in het gedeelte Vragen om een vraag toe te voegen aan de geselecteerde categorie. Het scherm "Nieuwe vraag" verschijnt. In dit scherm worden alle gegevens van de vraag ingevoerd. Elk veld wordt hieronder uitgelegd:
   
   Inhoud is een vrij veld dat de daadwerkelijke vraag vormt die de gebruiker die de vragenlijst invult, zal beantwoorden. Dit veld moet minimaal 3 tekens bevatten voordat het kan worden geaccepteerd.
   Instructies is een vrij veld waarmee u extra details kunt toevoegen om de invuller te verduidelijken wat er van hem of haar verwacht wordt. Type is een keuzelijst met items die het antwoordtype voor de vraag definiëren. Welke items hier worden geselecteerd, hangt af van wat er in de sectie Vraagspecifieke gegevens verschijnt. Status is een keuzelijst waarmee gebruikers kunnen aangeven of dit een "verplichte" of "optionele" vraag is.
   De Pass Score is de voldoende score voor de vraag. Indien deze score niet wordt gehaald, resulteert dit in een 'fail'.
   Is dit veld actief? Als dit is aangevinkt, betekent dit dat de vraag een actieve vraag is. Om de vraag inactief te maken, vinkt u dit veld eenvoudigweg uit.
   Foto('s) wordt gebruikt om te bepalen of er foto's nodig zijn bij het beantwoorden van de vraag. Dit gebied bevat twee velden: min en max. Door een getal in te voeren in het veld 'min', bepaalt u het minimum aantal vereiste foto's en een getal in het veld 'max', bepaalt u het maximum aantal toegestane foto's.
   Reden zichtbaar? is een vervolgkeuzemenu waarmee gebruikers kunnen bepalen of het veld Reden zichtbaar is of niet.
   Reden verplicht? is een vervolgkeuzemenu waarmee gebruikers kunnen bepalen of het veld Reden verplicht is of niet.
   Antwoordtypen
   Het veld Antwoordtypen heeft invloed op de volgende sectie (Vraagspecifieke gegevens), afhankelijk van de selectie. De beschikbare antwoordtypen zijn:
   • Munteenheid
   • Datum
   • Datumbereik
   • Meervoudige keuze meervoudige selectie
   • Meervoudige keuze enkele selectie
   • Numeriek
   • Percentage
   • Stapelweegschaal
   • Tekst
   • Ja/Nee
   • Ja/Nee/N.v.t.
     Elk geselecteerd type verandert wat er onderaan in de sectie Vraagspecifieke gegevens wordt weergegeven. Deze sectie kan variëren van selectievakjes en schalen tot de mogelijkheid om meerdere keuzemogelijkheden voor één vraag te bieden. Deze worden hieronder beschreven:
     Maximum is een numeriek veld waarin u het maximaal toegestane antwoordcijfer op de vraag kunt invoeren.
     Zijn negatieve antwoorden toegestaan? Als dit is aangevinkt, betekent dit dat negatieve cijfers gebruikt mogen worden om de vraag te beantwoorden. Laat dit vakje leeg als negatieve antwoorden niet zijn toegestaan.
     Wegingsniveau: dit is de voldoende score die aan de vraag is toegekend.
     Opties is een vrij veld waarin de gebruiker de mogelijkheid heeft om meerkeuzeantwoorden in te voeren waaruit hij kan kiezen.
     Weging: dit is de score die aan het gegeven antwoord wordt toegekend.
     Minimumselectie: dit is het minimum aantal keuzes dat de gebruiker moet selecteren bij het beantwoorden van deze vraag.
     Decimalen is een numeriek veld waarin u het maximale aantal decimalen kunt invoeren dat is toegestaan als antwoord op deze vraag.
     Lengte is voor een numeriek veld waarin het maximale aantal tekens wordt ingevoerd dat is toegestaan voor het antwoord op deze vraag.
     Hoofdletters? Als dit is aangevinkt, betekent dit dat hoofdletters in dit antwoord zijn toegestaan. Laat dit vakje leeg als hoofdletters niet zijn toegestaan.
     Ja Weging Dit is de waarde die wordt toegekend aan een Ja-antwoord.
     Geen weging: dit is de voldoende die wordt toegekend bij een 'Nee'-antwoord.
     N/A Weging: dit is de voldoende die wordt toegekend voor een N/A-antwoord.
     Klik op "OK" om de wijzigingen toe te passen.
     Let op : Alle vragen zijn standaard actief bij het aanmaken. Er kunnen maximaal 30 vragen per categorie zijn.
7. Net als bij de sectie Categorieën worden er meer functies geactiveerd zodra een vraag is toegevoegd. De knoppen "Deactiveren", "Bewerken" en "Verwijderen", die zich ook in de vervolgkeuzelijst "Acties" bevinden, worden geactiveerd en werken allemaal op dezelfde manier als bij de categorieën, behalve voor vragen. De pijlknoppen voor "Ordenen" verschijnen ook zodra er meer dan één vraag is aangemaakt. Er is één extra knop in de sectie Vragen: de knop "Verplaatsen". Hiermee kunnen gebruikers vragen indien nodig naar andere categorieën binnen de RFI verplaatsen.
8. Nadat er meerdere vragen zijn toegevoegd, is het mogelijk om voorwaarden aan vragen toe te voegen. Voorwaarden zorgen ervoor dat specifieke vragen wel of niet aanwezig zijn wanneer een antwoord op een eerdere vraag is gegeven. Een vraag kan meerdere voorwaarden hebben en voorwaarden kunnen ook via verschillende categorieën worden aangemaakt. Om een voorwaarde toe te voegen, selecteert u een vraag en kiest u de actie 'Bewerken' om het scherm 'Vraag bewerken' te openen. Selecteer hier de knop 'Voorwaarde(n) bewerken' om het scherm 'Vraagvoorwaarde' te openen.
   
   Let op: Vragen kunnen alleen afhankelijk zijn van specifieke vraagtypen. Deze typen zijn:
   • Ja/Nee
   • Ja/Nee/N.v.t.
   • Meervoudige keuze enkele selectie
9. Het eerste scherm met vraagvoorwaarden wordt weergegeven. Dit scherm toont alle voorwaarden (zodra ze zijn toegevoegd) voor de geselecteerde vraag. Om een voorwaarde toe te voegen, klikt u op de knop 'Toevoegen' om het tweede scherm met vraagvoorwaarden te openen.
   
10. Op het scherm Vraagvoorwaarde moet de gebruiker het volgende selecteren:
    • De categorie/groep waarvan deze vraag afhankelijk is. De afhankelijke categorie kan elke categorie zijn die eerder is verschenen, inclusief deze. Bijvoorbeeld: vraag 3 in categorie 2 kan afhankelijk zijn van vraag 1 in categorie 1.
    • De vraag waarvan deze vraag afhankelijk is. De afhankelijke vraag kan elke vraag zijn die eerder is gesteld. Vraag 2 kan bijvoorbeeld afhankelijk zijn van vraag 1, terwijl vraag 4 afhankelijk kan zijn van vraag 1, 2 en 3.
    • De voorwaarde waaraan moet worden voldaan. Dit kan "Gelijk aan" of "Niet gelijk aan" zijn.
    • De waarde activeert de weergave van de vraag. De te kiezen waarden zijn allemaal afhankelijk van de afhankelijke vraag. Als de vraag bijvoorbeeld afhankelijk is van een ja/nee-vraag, kan in dit veld alleen de optie 'Ja' of 'Nee' worden geselecteerd.
      
      Zodra de gewenste voorwaarde is geselecteerd, klikt u op de knop "OK" op het scherm Vraagvoorwaarde.
11. De voorwaarde is vervolgens zichtbaar op het eerste scherm met de vraagvoorwaarde. Als deze of andere voorwaarden moeten worden gewijzigd, kunnen gebruikers de voorwaarde selecteren en op de knop 'Bewerken' klikken om wijzigingen aan te brengen. Als een voorwaarde niet langer relevant is, kan deze worden verwijderd met de knop 'Verwijderen'.
    
    Als alle voorwaarden correct zijn, klikt u op "OK" om ze op te slaan.
12. Zodra u alle categorieën en vragen hebt ingevoerd, klikt u op 'Opslaan'.

Categorie-instructies

Verificatievragenlijsten