Het menu Facturen in de portal bevat alle functies voor het factureren van een werkorder . Om een inkoopfactuur in te dienen, navigeert u naar Hoofdmenu > Facturen > Nieuw > Inkoopfactuur . De pagina ' Inkoopfactuur indienen ' wordt geopend. Deze pagina is ook toegankelijk door te klikken op ' Inkoopfactuur ' in de tegel ' Snelle toegang - Leveranciersfacturen ' op het dashboard.

Op het scherm 'Inkoopfactuur indienen' wordt u gevraagd een werkordernummer in te voeren en vervolgens op <Controleer inkoopordergegevens> te klikken om te controleren of het mogelijk is om er een inkoopfactuur aan toe te voegen.

Als het niet mogelijk is om een inkoopfactuur aan die werkorder toe te voegen, bijvoorbeeld omdat de werkorder onjuist is, ontvangt u de melding ' Er bestaat geen taak met dit nummer in het systeem '. Dit gebeurt ook als u probeert te factureren voor een werkorder die geen inkoopwerkorder is, aangezien deze alleen gefactureerd kunnen worden via de acties 'Niet-inkoopfactuur'.
Hiermee wordt gecontroleerd of de ingevoerde werkorder overeenkomt met uw contractant. Als u geen contractant aan uw gebruiker hebt gekoppeld, kunt u hiermee niet verder.

Een inkoopfactuur indienen

Zodra de werkorder is ingevoerd en geaccepteerd, krijgt u de gebouwnaam en de taak te zien die op de werkorder staan, samen met de leveringen op de inkoopwerkorder. Het systeem vereist vervolgens documentatie om verder te gaan. Door te klikken op " Factuur/POD uploaden... ", kunt u zowel een inkoopfactuur als een leveringsbewijs toevoegen. Om verder te gaan, moeten een naam en een inkoopfactuur worden geüpload (door het relevante type te selecteren). Het is echter ook mogelijk om één bestand te uploaden met het bestandstype " Inkoopfactuur en leveringsbewijs ". Selecteer de gewenste bestanden met de actie " Bestand kiezen " en klik vervolgens op " Uploaden " om het bestand bij te voegen.

Na het uploaden van de bestanden moeten de details van de inkoopfactuur worden ingevoerd. Het factuurnummer en het belastingpunt zijn vereist, evenals de zendingen waarvoor de gebruiker factureert. De overige velden worden automatisch ingevuld, maar het ' Leveringsnetto ' kan worden bijgewerkt als zendingen versneld zijn verzonden.

Zodra al deze gegevens zijn ingevoerd, klikt u op de knop <Verzenden> om de inkoopfactuur te verzenden. Door op <Annuleren> te klikken, annuleert u de factuurverzending.

Zodra de zendingen zijn geselecteerd en de inkoopfactuur is ingediend, controleert het systeem de verstrekte gegevens. Als alles overeenkomt met het systeem, wordt de factuur doorgestuurd en kan deze ter betaling worden ingediend.
Als er een probleem wordt gevonden, keert het scherm 'Inkoopfactuur indienen' terug, met een lijst met de betreffende niet-goedgekeurde redenen. Het 'i'-pictogram naast elke reden geeft een korte uitleg van die niet-goedgekeurde reden.

Als u niet-goedgekeurde redenen ontvangt, controleer dan altijd of alles klopt, inclusief of de kosten inclusief uren zijn en of de onderdelen waarvoor de kosten in rekening worden gebracht, correct zijn. Een inkoopfactuur kan nog steeds worden ingediend, ondanks de niet-goedgekeurde redenen. Deze wordt echter als niet-goedgekeurd ingediend en moet daarom handmatig worden gecontroleerd voordat de betaling kan worden verricht. Deze zijn te vinden in de lijst ' Niet-goedgekeurde facturen '.

Let op: Factureren voor een inkoopwerkorder is alleen mogelijk als er zendingen geselecteerd kunnen worden. Als de order nog niet is ontvangen, is het niet mogelijk om een factuur toe te voegen.

Het is ook mogelijk om alleen de bezorgkosten te factureren indien nodig. Voer het bezorgbedrag in het bezorgnet in en laat de zendingen leeg. Eventuele extra informatie kunt u toevoegen in het veld 'Opmerkingen'.

Rechten : Kan facturen maken, kan inkoopfacturen via de portal indienen