Das Menü „Rechnungen“ im Portal enthält alle Funktionen zur Rechnungsstellung für Arbeitsaufträge . Um eine Einkaufsrechnung einzureichen, navigieren Sie zu Hauptmenü > Rechnungen > Neu > Einkaufsrechnung . Daraufhin wird die Seite „ Einkaufsrechnung einreichen “ angezeigt. Sie erreichen diese Seite auch, indem Sie im Dashboard auf der Kachel „ Schnellzugriff – Lieferantenrechnungen “ auf „ Einkaufsrechnung “ klicken.

Auf der Seite „Einkaufsrechnung einreichen“ müssen Sie eine Auftragsnummer eingeben und anschließend auf <Bestelldetails prüfen> klicken, um zu überprüfen, ob es möglich ist, eine Einkaufsrechnung hinzuzufügen.

Kann dem Arbeitsauftrag keine Einkaufsrechnung hinzugefügt werden, beispielsweise weil der Arbeitsauftrag fehlerhaft ist, erhalten Sie die Meldung: „ Ein Auftrag mit dieser Nummer existiert nicht im System “. Dies tritt auch auf, wenn Sie versuchen, einen Arbeitsauftrag abzurechnen, der kein Einkaufsauftrag ist, da diese nur über die entsprechenden Aktionen abgerechnet werden können.
Dadurch wird sichergestellt, dass der eingegebene Arbeitsauftrag Ihrem Auftragnehmer zugeordnet ist. Wenn Ihrem Benutzerkonto kein Auftragnehmer zugeordnet ist, können Sie den Vorgang nicht fortsetzen.

Einreichen einer Einkaufsrechnung

Sobald der Arbeitsauftrag erfasst und bestätigt wurde, werden Ihnen der Gebäudename, die zugehörige Arbeitsaufgabe sowie die Lieferungen des Einkaufsauftrags angezeigt. Anschließend benötigt das System Dokumente, um fortzufahren. Klicken Sie auf „ Rechnung/Liefernachweis hochladen… “, um sowohl eine Einkaufsrechnung als auch einen Liefernachweis hinzuzufügen. Um fortzufahren, müssen Sie einen Namen und eine Einkaufsrechnung hochladen (wählen Sie dazu den entsprechenden Typ aus). Alternativ können Sie bei Bedarf auch eine Datei mit dem Dateityp „ Einkaufsrechnung und Liefernachweis “ hochladen. Wählen Sie die benötigten Dateien über „ Datei auswählen “ aus und klicken Sie anschließend auf „ Hochladen “, um die Datei anzuhängen.

Nach dem Hochladen der Datei(en) müssen die Details der Einkaufsrechnung eingegeben werden. Rechnungsnummer, Steuerposition und die abgerechneten Lieferungen sind erforderlich. Die übrigen Felder werden automatisch ausgefüllt. Das Liefernetz kann jedoch aktualisiert werden, falls die Lieferungen beschleunigt wurden.

Sobald alle Angaben eingegeben sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Absenden“, um die Eingangsrechnung zu übermitteln. Durch Klicken auf „Abbrechen“ wird die Rechnungsübermittlung abgebrochen.

Sobald die Sendungen ausgewählt und die Eingangsrechnung eingereicht wurden, prüft das System die angegebenen Daten. Stimmen alle Angaben mit den Systemdaten überein, wird die Rechnung weitergeleitet und wartet auf die Zahlungseinreichung.
Wird ein Problem festgestellt, erscheint erneut die Seite zur Einreichung der Einkaufsrechnung mit einer Liste der entsprechenden Ablehnungsgründe. Das „i“-Symbol neben jedem Grund liefert eine kurze Erläuterung.

Wenn Sie Ablehnungsgründe erhalten, überprüfen Sie bitte alle Angaben sorgfältig, insbesondere ob die Kosten inklusive Arbeitsstunden und die berechneten Teile korrekt sind. Eine Einkaufsrechnung kann trotz der Ablehnungsgründe eingereicht werden. Sie wird jedoch als nicht genehmigt markiert und muss daher vor der Zahlung manuell geprüft werden. Diese Rechnungen finden Sie in der Liste „ Nicht genehmigte Rechnungen “ .

Hinweis: Eine Rechnung für einen Einkaufsauftrag kann nur erstellt werden, wenn Lieferungen auswählbar sind. Solange der Auftrag noch nicht verbucht wurde, kann keine Rechnung hinzugefügt werden.

Es ist auch möglich, nur die Lieferkosten in Rechnung zu stellen. Geben Sie dazu einfach den zu berechnenden Lieferbetrag im Feld „Nettoversand“ ein und lassen Sie die Option „Sendungen“ deaktiviert. Zusätzliche Informationen können Sie im Feld „Anmerkungen“ hinzufügen.

Berechtigungen : Kann Rechnungen erstellen, Kann Einkaufsrechnungen über das Portal einreichen