Met deze actie kan de gebruiker meerdere gebouwen tegelijk toevoegen, factuurwaarden bijwerken en de begin- en einddatum van bezoeken op PPM's wijzigen met behulp van een spreadsheet. Deze actie kan ook worden gebruikt voor verlopen contracten, maar ALLEEN de factuurwaarden van gebouwen kunnen op deze manier worden gewijzigd.
- Als u op Acties bewerken -> Bulk-PPM-upload klikt, wordt dit venster geopend:
- Het volgende Excel-spreadsheet wordt tegelijkertijd geopend:
- Vanaf hier kan de gebruiker gebouwen, factuurwaarden en bezoekdata bijwerken/toevoegen. Zodra deze informatie aan de spreadsheet is toegevoegd, klikt u op de knop Opslaan in Excel.
Het voltooide spreadsheet ziet er ongeveer zo uit:
Let op: Hiermee worden de begin- en einddatums van het bezoek afgestemd op de juiste periode en dienovereenkomstig bijgewerkt. Dit betekent dat de begin- en einddatums van het bezoek beide binnen de financiële data voor een bepaalde periode moeten vallen. - Wanneer u op het opslaan-icoontje klikt, wordt het scherm in Ostara bijgewerkt met de informatie die u in het spreadsheet hebt ingevoerd.
- Als alle informatie correct is, klikt u op 'Import uitvoeren'. Als de gebruiker echter een fout opmerkt, kan deze eenvoudig worden gecorrigeerd in de spreadsheet en opnieuw worden opgeslagen. Bovenstaand scherm wordt dan bijgewerkt. Door op 'Import uitvoeren' te klikken, wordt de juistheid van de gegevens gecontroleerd. Als de factuurwaarden niet in het juiste formaat staan of de datums ongeldig zijn, krijgt de gebruiker de volgende melding:
- Als de gebruiker op OK klikt, keert hij terug naar het vorige scherm, waarbij de validatiefouten rood worden gemarkeerd:
- Om deze fouten te corrigeren, kan de gebruiker teruggaan naar de originele spreadsheet (als deze nog openstaat), de nodige wijzigingen aanbrengen en op Opslaan klikken, of op de knop Opnieuw aanmaken klikken. Door op de knop Opnieuw aanmaken te klikken, wordt de spreadsheet geopend zodat eventuele wijzigingen kunnen worden aangebracht. Door op het pictogram Opslaan te klikken, worden de wijzigingen toegepast op het bovenstaande scherm, waarna de gebruiker opnieuw op Import uitvoeren kan klikken.
- Als de gegevens nu geldig zijn, wordt het volgende bericht weergegeven:
- Door op Nee te klikken, keert de gebruiker terug naar het vorige scherm. Door op Ja te klikken, krijgt de gebruiker het volgende bericht te zien:
- Door op OK te klikken, worden de gegevens op de achtergrond geïmporteerd en wordt er een e-mail naar de gebruiker gestuurd zodra deze is voltooid. Als de import succesvol is, verschijnt in de e-mail de melding "Alle gegevens succesvol verwerkt", met de bestandsnaam en een datum en tijd als referentie. Als de import echter op enigerlei wijze is mislukt, worden de fouten in de e-mail beschreven, met een uitleg over het probleem. Alles wat niet in de e-mail wordt vermeld, wordt dienovereenkomstig in het contract bijgewerkt:
- De gebruiker kan eventuele fouten vervolgens corrigeren door te klikken op Acties bewerken -> Bulk PPM-gebouwupload en het proces opnieuw te beginnen.
Let op: Omdat deze acties op de achtergrond worden uitgevoerd, moet u het contractscherm vernieuwen om de wijzigingen te zien nadat de e-mail is ontvangen. - Zodra de gegevens zijn gewijzigd, klikt u op de knop 'Vernieuwen' in de kop PPM-taken. De sectie Gebouwen wordt dan bijgewerkt met de nieuwe wijzigingen.
