Om een factuur of creditnota voor een opdracht in te dienen, klikt u op het tabblad Facturen en selecteert u de optie 'Factuur indienen' of 'Creditnota indienen'.

1. Wanneer u op de optie 'Factuur indienen' of 'Creditnota indienen' klikt, verschijnt het scherm 'Factuur indienen' of 'Creditnota indienen'. Voer het werkordernummer in en klik op de knop 'Werkorderdetails controleren...'. Hiermee wordt gecontroleerd of de taak de juiste status heeft voordat de factuur eraan wordt toegevoegd.
   Factuur indienen scherm
   
   Scherm voor het indienen van een creditnota (werkt op dezelfde manier als het scherm voor het indienen van een factuur)
   
   Let op: als de ingevoerde taak niet gefactureerd kan worden, verschijnt er een bericht met de reden, bijvoorbeeld dat de taak nog niet is voltooid. Er is een klantinstelling beschikbaar waarmee facturen alleen kunnen worden ingediend voor werkorders met de status 5.x1 of 5.x2.
2. Als de ingevoerde opdracht gefactureerd kan worden, worden de gebouwnaam, de taakomschrijving en de knop "Factuur/Werkblad(en) uploaden..." weergegeven. Een kopie van de factuur en het werkblad is vereist om de factuur te kunnen indienen. Door op de knop "Factuur/Werkblad(en) uploaden..." te klikken, verschijnt het scherm voor het uploaden van bestanden. Hier moet u een naam, type (factuur, werkblad of factuur & werkblad) en het te uploaden bestand invoeren. Bij selectie van "Factuur" of "Werkblad" zijn twee bestanden nodig, terwijl bij "Factuur & werkblad" slechts één bestand vereist is. Nadat u het document hebt geselecteerd, klikt u op "Uploaden" om het te uploaden. Zodra de relevante documenten zijn geüpload, moeten de overige factuur-/creditnotagegevens worden ingevoerd. Deze omvatten het factuurnummer (maximaal 30 tekens), het belastingmoment en de vaste kosten van de factuur.
   
   Opmerking: Bovenstaand scherm wordt weergegeven voor reactieve opdrachten en offerteopdrachten die CIS zijn. Voor reguliere offertes en preventief onderhoud wordt het volgende scherm weergegeven, waarin de gebruiker geen arbeids- en materiaalkosten etc. hoeft in te voeren, maar alleen de vaste kosten van de opdracht:
3. Nadat u al deze gegevens hebt ingevoerd, klikt u op de knop "Verzenden" om de factuur/creditnota te verzenden. Door op "Annuleren" te klikken, wordt de factuurverzending geannuleerd.
   Let op: als er een creditnota wordt toegevoegd, zijn de werkbladdocumenten niet nodig.
   Opmerking: Nadat een document is toegevoegd, verschijnt een tabel met het document en de typen documenten die zijn toegevoegd. Naast elk document staan twee knoppen: 'Verwijderen' en 'Vervangen'. Met 'Verwijderen' wordt het document verwijderd, terwijl de gebruiker met 'Vervangen' het bestaande document kan vervangen door een nieuw document.
   
   Let op: Validatieregels zijn van toepassing op de kostenvelden op dit scherm. Als de ingevoerde kosten hoger zijn dan de overeengekomen tarieven, waarschuwt het systeem de gebruiker met een bericht waarin de problemen worden uitgelegd en voegt het deze redenen voor afkeuring toe aan de factuur als de gebruiker doorgaat met de indiening.
   De volgende redenen kunnen zich voordoen tijdens het uploaden van facturen:
   • Tarieven opvragen
   • Voorrijkosten Aanvraag
   • Kosten voor tijd op locatie
   • Totale kosten opvragen
   • Kosten opvragen voor onderdelen
   • Kostenoverzicht voor installaties/apparatuur/diverse artikelen
   • Uitgebreid contract
   • Werkorder heeft niet de status 'Voltooid'
   • Voorrijkosten Aanvraag
   • Het product valt onder de garantie.
   • De kosten overschrijden de contractuele afspraken.
   • De factuurprijs varieert afhankelijk van de vooraf overeengekomen kosten.
   • Certificaat/certificaten in afwachting
   • Wachtend op RFI
   • Wachten op meterstand(en)
   • Bezoek op dezelfde dag - er worden geen aanwezigheidskosten verwacht (het systeem controleert de mobiele apparaat-ID's om ervoor te zorgen dat een echt bezoek op dezelfde dag wordt geregistreerd als hetzelfde mobiele apparaat van de technicus op dezelfde locatie op dezelfde dag wordt gebruikt).
   • Verblijf op locatie langer dan één werkdag
   • Werkorder in autorisatie
   • Verificatie mislukt
4. Nadat de factuur/creditnota is ingediend, verschijnt deze in het scherm 'Niet-goedgekeurde elektronische facturen' samen met alle andere facturen/creditnota's die de gebruiker heeft ingediend en die momenteel wachten op beoordeling. Om verdere facturen/creditnota's in te dienen, klikt u op de optie 'Factuur indienen' of 'Creditnota indienen' onder het tabblad 'Facturen' of op de knop 'Factuur indienen...' of 'Creditnota indienen...' in het menu 'Acties'.
   Opmerking: In gevallen waarin resources tot een resourcegroep behoren en factuurinstructies zijn ingesteld, wordt een pop-upvenster weergegeven met instructies over de volgende stappen. Klik op "OK" als u klaar bent. Dit venster wordt weergegeven wanneer de factuur wordt ingediend en telkens wanneer de gebruiker deze bewerkt.

Let op: deze actie is alleen mogelijk via Nexus . Het is niet mogelijk om factuurdocumenten of werkbladen aan facturen toe te voegen via de mobiele applicatie.