Om een factuur of creditnota voor een opdracht in te dienen, klikt u op het tabblad Facturen en selecteert u de optie 'Factuur indienen' of 'Creditnota indienen'.

1. Wanneer u op de optie 'Factuur indienen' of 'Creditnota indienen' klikt, verschijnt het scherm 'Factuur indienen' of 'Creditnota indienen'. Voer het werkordernummer in en klik op de knop 'Werkordergegevens controleren...'. Hiermee wordt gecontroleerd of de opdracht de juiste status heeft voordat de factuur eraan wordt toegevoegd.
   Factuur indienen scherm
   
   Scherm Creditnota indienen (werkt op dezelfde manier als het scherm Factuur indienen)
   
   Let op: Als de ingevoerde taak niet gefactureerd kan worden, verschijnt er een bericht met de reden waarom de taak niet gefactureerd kan worden, bijvoorbeeld omdat de taak zich in een onvoltooide staat bevindt. Er is een clientinstelling beschikbaar die het indienen van facturen beperkt tot werkorders met een status van 5.x1 of 5.x2.
2. Als de ingevoerde taak gefactureerd kan worden, worden de gebouwnaam, de taak en de knop "Factuur/Werkblad(en) uploaden..." weergegeven. Een kopie van de factuur en het werkblad moet aanwezig zijn om de factuur te kunnen indienen. Door op de knop "Factuur/Werkblad(en) uploaden..." te klikken, wordt het scherm "Bestand uploaden" geopend. Hier moet u een naam, type (dit kan "Factuur", "Werkblad" of "Factuur & Werkblad" zijn) en het te uploaden bestand invoeren. Als u "Factuur" of "Werkblad" selecteert, moeten er twee bestanden worden geüpload, terwijl er bij "Factuur & Werkblad" slechts één bestand nodig is. Zodra het document is geselecteerd, klikt u op "Uploaden" om het te uploaden. Nadat de relevante documenten zijn geüpload, moeten de overige factuur-/creditnotagegevens worden ingevoerd. Dit omvat het factuurnummer (maximaal 30 tekens), het belastingpunt en de vaste kosten van de factuur.
   
   Opmerking: Bovenstaand scherm wordt weergegeven voor reactieve opdrachten en offerteopdrachten die CIS zijn. Voor reguliere offertes en PPM's wordt het volgende scherm weergegeven, waarin de gebruiker geen arbeid en onderdelen etc. hoeft in te voeren, maar alleen de vaste kosten van de opdracht:
3. Zodra al deze gegevens zijn ingevuld, klikt u op de knop 'Verzenden' om de factuur/creditnota te verzenden. Door op 'Annuleren' te klikken, annuleert u de factuurverzending.
   Let op: Als er een creditnota wordt toegevoegd, zijn de werkbladdocumenten niet nodig.
   Opmerking: Zodra een document is toegevoegd, verschijnt er een tabel met het document en de documenttypen die zijn toegevoegd. Naast elk document staan twee knoppen: "Verwijderen" en "Vervangen". Met "Verwijderen" verwijdert u het document, terwijl u met "Vervangen" het bestaande document kunt vervangen door een nieuw document.
   
   Let op: Validatieregels zijn van toepassing op de kostenvelden op dit scherm. Als de ingevoerde kosten hoger zijn dan de overeengekomen tarieven, waarschuwt het systeem de gebruiker met een bericht waarin wordt uitgelegd waar de problemen zitten. Deze niet-goedgekeurde redenen worden vervolgens aan de factuur toegevoegd als de gebruiker doorgaat met de indiening.
   De volgende redenen kunnen voorkomen tijdens het uploaden van facturen en zijn niet goedgekeurd:
   • Tarievenvraag
   • Vraag over voorrijkosten
   • Tijd op locatie kosten Query
   • Totale kosten query
   • Vraag over onderdelenkosten
   • Vraag over installatie-/apparatuur-/diverse kosten
   • Omvattend contract
   • Werkorder niet in status Voltooid
   • Vraag over voorrijkosten
   • Activa onder garantie
   • Kosten overtreffen contractuele overeenkomst
   • Factuur varieert met de vooraf overeengekomen kosten
   • In afwachting van certificaat(en)
   • In afwachting van RFI
   • Wacht op meterstand(en)
   • Bezoek op dezelfde dag - geen aanwezigheidskosten (het systeem controleert de ID's van mobiele apparaten om ervoor te zorgen dat een echt bezoek op dezelfde dag wordt vastgelegd als het mobiele apparaat van dezelfde technicus op dezelfde site op dezelfde dag wordt gebruikt)
   • Duur op locatie langer dan één werkdag
   • Werkorder in Autorisatie
   • Verificatie mislukt
4. Nadat de factuur/creditnota is verzonden, verschijnt deze in het scherm 'Niet-goedgekeurde elektronische facturen', samen met alle andere facturen/creditnota's die de gebruiker heeft verzonden en die momenteel in afwachting zijn van beoordeling. Om nog meer facturen/creditnota's te verzenden, klikt u op de optie 'Factuur verzenden' of 'Creditnota verzenden' onder het tabblad 'Facturen', of klikt u op de knop 'Factuur verzenden...' of 'Creditnota verzenden...' in het menu 'Acties'.
   Let op: In gevallen waarin resources tot een resourcegroepering behoren en er factuurinstructies zijn ingesteld, verschijnt er een pop-up met instructies die de gebruiker informeren over de volgende stappen. Klik op "OK" zodra u klaar bent. Deze informatie wordt weergegeven wanneer de factuur wordt ingediend en telkens wanneer de gebruiker deze bewerkt.