Verificatievragenlijsten werken iets anders dan andere vragenlijsten. Deze vragenlijsten worden ingevuld zodra een werkopdracht is voltooid en worden gebruikt om te verifiëren of het uitgevoerde werk aan de juiste standaard voldoet.
Verificatievragenlijsten worden aangemaakt met hetzelfde mechanisme als reguliere vragenlijsten, maar hebben iets andere beperkingen. Zo kunnen de velden 'Resources' en 'Gebouw' niet worden gewijzigd. Bij het aanmaken van een vragenlijst moet de gebruiker de klanten opgeven waarop deze betrekking heeft, de profielen waarmee de vragenlijst kan worden beantwoord en het veld 'Periode vóór automatische acceptatie'.
Dit veld wordt specifiek alleen gebruikt bij verificatievragenlijsten. De ingevoerde waarde geeft het aantal dagen aan voordat de werkorder automatisch wordt voltooid, zonder dat de vragenlijst wordt ingevuld. De werkorder krijgt dan de status 'volledig voltooid' (als dit het laatste openstaande item op de werkorder is). Als de vragenlijst moet worden ingevuld en de gebruiker niet wil dat de werkorders automatisch worden voltooid, moet dit veld op 0 dagen worden gelaten.
Zodra een werkorder is gestopt en er een verificatievragenlijst bestaat, krijgt de werkorder een van de volgende statussen, afhankelijk van het type werkorder dat is gestopt:
- Voor reactieve werkorders - 5,00 - Taak voltooid - Wacht op aanvullende informatie
- Voor offerte-werkorders - 5.10 - Taak voltooid - Wacht op aanvullende informatie
- Voor PPM-werkorders - 5.20 - Taak voltooid - Wacht op aanvullende informatie
Het is mogelijk om te voorkomen dat facturen automatisch worden goedgekeurd bij een mislukte verificatie-RFI-vraag. Door de slagingsscore voor een vraag in te stellen, krijgt elke factuur die aan de werkorder wordt toegevoegd de 'Niet-goedgekeurde reden': 'Verificatie mislukt'.
De werkorder blijft dan in deze status totdat de periode vóór automatische acceptatie is bereikt of totdat een gebruiker van een van de profielen die de vragenlijst mag invullen, de vragenlijst heeft ingevuld. Om een verificatievragenlijst in de applicatie in te vullen, gaat u naar het menu 'Agentacties' en selecteert u de actie ' Een vragenlijst maken '. Zoek in de portal de werkorder en voer de actie ' Verificatie na bezoek ' uit.