Contacten van een resource zijn mogelijk alleen beschikbaar op bepaalde tijden en dagen. Het kan nodig zijn dit in het systeem te registreren. Dit kan door naar het Persoonsdossier te gaan, het tabblad Verlof te selecteren en op de knop 'Beschikbaarheid' te klikken.
- Wanneer u op de knop "Beschikbaarheid" klikt, wordt het scherm "Beschikbaarheid van contactpersoon" weergegeven. Dit toont een tabel met de dagen van de week en de tijden van de dag, weergegeven in blokken van een half uur, van 0:00 tot 23:30 uur.
- Om aan te geven dat de contactpersoon op een specifieke dag en tijd beschikbaar is, klikt u op de knop 'Beschikbaar' en sleept u de cursor naar de relevante tijden op de gewenste dagen. Hierdoor worden de geselecteerde blokken groen gekleurd en worden gebruikers ervan op de hoogte gebracht dat deze contactpersoon beschikbaar is op de groen gekleurde tijden en dagen.
Let op: Elk blok in de tabel vertegenwoordigt een half uur aan tijd. Door het blok groen te kleuren, geeft de gebruiker aan dat deze contactpersoon beschikbaar is gedurende dit halfuur, dat ingaat op het tijdstip dat in de kolomkop is opgegeven.
Door bijvoorbeeld het blok 0:00 in te kleuren, geeft de gebruiker aan dat de contactpersoon beschikbaar is van 0:00 tot 0:30. - Als de contactpersoon op een bepaald tijdstip of een bepaalde dag niet beschikbaar is, klikt u op de knop 'Niet beschikbaar' en sleept u de cursor naar de relevante tijdstippen op de gewenste dagen. Deze worden grijs gekleurd, wat aangeeft dat deze contactpersoon op die momenten niet beschikbaar is.
- Het kan zijn dat een contactpersoon op meerdere dagen op dezelfde tijden beschikbaar is. Klik in dat geval met de rechtermuisknop op een ingestelde dag en de optie "XXXdag kopiëren..." verschijnt. Door er met de muis overheen te gaan, worden de andere dagen weergegeven en door op een dag te klikken, worden de tijden naar die dag gekopieerd.
Bijvoorbeeld, als vrijdag zo is ingesteld dat de contactpersoon beschikbaar is van 8:00 - 18:00 uur, maar dit ook geldt voor maandag, dan kunt u met de rechtermuisknop klikken en 'Vrijdag kopiëren...' selecteren om 'Maandag' te selecteren. De exacte tijden die voor vrijdag zijn ingesteld, worden dan ook direct naar maandag gekopieerd. - Als de contactpersoon op elk moment beschikbaar moet zijn, ongeacht welke dag het is, dan kunt u dit het makkelijkst doen door de tijden voor één dag in te stellen en de functie "XXXdag kopiëren..." uit te voeren en "...naar alle" te selecteren. Hiermee worden de tijden van de geselecteerde dag naar elke andere dag gekopieerd.
- Zodra u de tijden heeft geselecteerd, klikt u op "OK" om ze op te slaan.
Let op: Zorg ervoor dat u op 'Voltooien' klikt op het scherm Broncontacten, anders worden de wijzigingen in de contactpersoon niet opgeslagen.