Die Kontaktdaten einer Ressource sind möglicherweise nur zu bestimmten Zeiten und an bestimmten Tagen verfügbar. In diesem Fall muss dies im System erfasst werden. Gehen Sie dazu in den Personendatensatz, wählen Sie den Reiter „Abwesenheit“ und anschließend die Schaltfläche „Verfügbarkeit“.
- Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Verfügbarkeit“ wird die Verfügbarkeitsübersicht der Kontakte angezeigt. Diese zeigt eine Tabelle mit den Wochentagen und den Tageszeiten in Halbstundenblöcken von 0:00 bis 23:30 Uhr.
- Um anzuzeigen, dass ein Kontakt an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit verfügbar ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Verfügbar“ und ziehen Sie den Cursor auf die entsprechenden Zeiten an den gewünschten Tagen. Dadurch werden die ausgewählten Felder grün eingefärbt und die Nutzer werden darauf hingewiesen, dass dieser Kontakt zu den grün markierten Zeiten und Tagen verfügbar ist.
Hinweis: Jeder Block in der Tabelle entspricht einer halben Stunde. Durch die grüne Färbung des Blocks signalisiert der Benutzer, dass dieser Kontakt für diesen halbstündigen Zeitraum ab der in der Spaltenüberschrift angegebenen Uhrzeit verfügbar ist.
Beispielsweise signalisiert der Benutzer durch die farbliche Kennzeichnung des 0:00-Blocks, dass der Kontakt von 0:00 bis 0:30 verfügbar ist. - Wenn der Kontakt zu einer bestimmten Zeit oder an einem bestimmten Tag nicht verfügbar ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Nicht verfügbar“. Durch Ziehen des Cursors über die entsprechenden Zeiten an den gewünschten Tagen werden diese grau eingefärbt, was bedeutet, dass dieser Kontakt zu diesen Zeitpunkten nicht verfügbar ist.
- Es kann vorkommen, dass ein Kontakt an mehreren Tagen zur gleichen Zeit verfügbar ist. Klicken Sie in diesem Fall mit der rechten Maustaste auf einen eingerichteten Tag. Daraufhin wird die Option „XXX-Tag kopieren…“ angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüberfahren, werden die anderen Tage angezeigt. Durch Klicken auf einen Tag werden die Zeiten auf diesen Tag kopiert.
Wenn beispielsweise für Freitag die Verfügbarkeit des Kontakts von 8:00 bis 18:00 Uhr festgelegt wurde, dies aber auch für Montag gilt, werden durch einen Rechtsklick und die Auswahl von „Freitag kopieren…“ nach „Montag“ die am Freitag festgelegten Zeiten direkt auf Montag kopiert. - Wenn der Kontakt unabhängig vom Wochentag immer zur gleichen Zeit verfügbar sein soll, ist es am einfachsten, die Zeiten für einen Tag festzulegen, die Funktion „XXX-Tag kopieren…“ auszuführen und „… auf alle“ auszuwählen. Dadurch werden die Zeiten des ausgewählten Tages auf alle anderen Tage kopiert.
- Sobald die Zeiten ausgewählt sind, klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern.
Hinweis: Klicken Sie unbedingt auf dem Bildschirm „Ressourcenkontakte“ auf „Fertigstellen“, da die vorgenommenen Änderungen am Kontakt sonst nicht gespeichert werden.