Pour créer une ressource externe, cliquez sur « Créer une nouvelle ressource », puis sur « Externe (Siège social) ».

1. Voici l'écran « Nouvelle ressource externe », où sont saisies toutes les informations relatives à la ressource, à l'entreprise et aux finances. Chaque champ est expliqué ci-dessous :
   

Le numéro de ressource est un champ généré par le système, qui garantit que chaque enregistrement de ressource possède un numéro unique.

Le champ Nom de la ressource est un champ libre qui doit être utilisé pour saisir le nom de la ressource.

L'URL du site Web doit être utilisée pour saisir l'adresse du site Web de la ressource, si celle-ci en possède une.

Type de ressource : cochez les différents types de ressources pouvant être créées. Une ressource peut être de plusieurs types, le cas échéant.

Est-ce un entrepreneur ? – Cela signifie que la ressource est une personne qui se rend sur place et y effectue des travaux.
Fournisseur ? – Cela signifie que la ressource est une personne qui livre des marchandises sur site uniquement. Cocher cette case activera les sections Achats sur cet écran (explications en bas de page).
Agent de réparation ? – Cela signifie que la ressource est une personne qui ne se rend pas sur place, mais qui répare les articles à distance.
Est-ce un consultant ? – Cela signifie que la ressource est une personne qui fournit des conseils, peut se rendre sur place, mais ne se connecte ni ne se déconnecte des ordres de travail.
Location-bail ? – Cela signifie que le prestataire de ressources fournit des biens au site sur la base d’une location-bail.

La liste des clients s'affiche dans un menu déroulant. Sélectionnez tous les clients pour lesquels la ressource pourrait être utile.
Remarque : Lorsque vous cliquez sur la flèche vers le bas, un message d’information s’affiche : « La modification des clients associés à la ressource entraînera la suppression des types d’ordres de travail obsolètes. » Cliquez sur « OK » pour afficher la fenêtre contextuelle permettant d’ajouter ou de supprimer des clients. Pour savoir comment sélectionner un client, consultez la page « Sélection des clients » .

Le menu déroulant « Types d'ordres de travail » propose tous les types d'ordres de travail (par exemple, réactif, maintenance préventive, etc.). Les types d'ordres de travail sélectionnés doivent correspondre aux tâches que la ressource est en mesure d'effectuer.
Remarque : Si une ressource n'est PAS associée à un type d'ordre de travail tel que Réactif, il sera impossible de sélectionner cette ressource pour effectuer un travail réactif.

Le menu déroulant « Type d'ordre de travail » affiche tous les types d'ordres de travail communs aux clients sélectionnés. Les types d'ordres de travail sélectionnés doivent correspondre aux tâches que la ressource peut effectuer.
Remarque : Si une ressource n'est PAS associée à un type d'ordre de travail tel que FABRICATION DE BÂTIMENTS, il ne sera pas possible de sélectionner cette ressource particulière pour effectuer des travaux regroupés sous FABRICATION DE BÂTIMENTS.

Le regroupement est une liste déroulante permettant à l'utilisateur de sélectionner le groupe de ressources auquel appartient cette ressource. Ce champ permet de restreindre l'accès des utilisateurs aux informations financières de certaines ressources. En associant les groupes de ressources auxquels une personne a accès à son profil, cette personne ne pourra consulter que les informations financières (tarifs, factures, etc.) des groupes auxquels elle a accès.

La case à cocher « Délai de garantie de rappel (jours) » permet de préciser le délai de rappel des ordres de travail relatifs à cette ressource. Après avoir coché cette case, l'utilisateur peut saisir le nombre de jours, soit manuellement, soit à l'aide des flèches haut et bas.

La section « Attribution/Acceptation » comprend quatre zones permettant à l’utilisateur de choisir la méthode d’attribution préférée pour différents types d’ordres de travail, pendant ou en dehors des heures ouvrables. Ces zones sont les suivantes :

• Réactif (en heures) - Ceci détermine les méthodes d'attribution et d'acceptation des ordres de travail réactifs attribués pendant les heures de travail de la ressource.
• Réactif (Hors des heures normales) - Ceci détermine les méthodes d'attribution et d'acceptation des ordres de travail réactifs attribués en dehors des heures de travail de la ressource.
• Devis (en heures) - Ceci détermine les méthodes d'attribution et d'acceptation des ordres de travail de devis attribués dans les heures de travail de la ressource.
• Devis (hors heures ouvrables) - Ceci détermine les méthodes d'attribution et d'acceptation des ordres de travail de devis attribués en dehors des heures de travail de la ressource.

Chaque zone contient trois menus déroulants :

• Type d'affectation : ce paramètre détermine si l'affectation de la ressource sera « Manuelle » ou « Automatique ». Si l'option « Manuelle » est sélectionnée, l'agent devra affecter l'ordre de travail manuellement. Si l'option « Automatique » est sélectionnée, l'ordre de travail sera affecté dès que la ressource sera disponible.
• Type de notification d'affectation : ce paramètre détermine comment la ressource sera informée de son affectation à l'ordre de travail. Les options disponibles sont « Aucune », « Courriel » ou « Téléphone ».
• Type d'acceptation : ce paramètre détermine si l'acceptation de la ressource sera « Manuelle » ou « Automatique ». En mode « Manuel », la ressource devra accepter elle-même l'ordre de travail. En mode « Automatique », l'ordre de travail sera accepté automatiquement une fois attribué.

Il est important que la méthode choisie (en fonction du type d'intervention et des heures) soit validée par le prestataire, car elle influencera la charge de travail et l'efficacité du service d'assistance, tant pour le client que pour le prestataire. Par exemple, si l'option « Téléphone (manuel) » est sélectionnée, les interventions devront être signalées au prestataire par téléphone, tandis que si l'option « E-mail (automatique) » est choisie, les interventions lui seront automatiquement attribuées, ce qui représente un gain de temps et une efficacité accrue pour le client. Toutefois, cette méthode ne sera efficace que si le prestataire suit et traite les interventions qui lui sont attribuées par e-mail dans les délais impartis.

Remarque : pour que les ordres de travail soient attribués automatiquement, l’utilisateur qui a effectué la dernière tâche sur l’ordre de travail (qui a entraîné l’envoi de l’e-mail d’attribution) doit avoir l’autorisation « Peut définir l’attribution par e-mail » sélectionnée dans son profil, ainsi que la ressource ayant l’option « E-mail (automatique) » définie pour le type d’ordre de travail.
Par exemple : si une ressource a pour méthode d’attribution « Courriel (automatique) » les demandes de devis et qu’un responsable autorise une demande de devis pour cette ressource, le courriel ne sera envoyé que si le responsable a activé l’option « Autoriser l’attribution par courriel ». Dans le cas contraire, un agent devra procéder à l’attribution.

La ressource est-elle exonérée de TVA ? Cochez cette case pour indiquer si la ressource est exonérée de TVA.

Le numéro de TVA est le champ dans lequel le code de TVA des ressources doit être saisi.

La section « Codes de TVA » affiche une liste déroulante des différents codes de TVA applicables à la ressource. Cochez tous les codes concernés, puis sélectionnez le taux souhaité. Ces codes seront ensuite appliqués lors de la saisie d'une facture relative à la ressource.

Le code de type de taxe est un champ libre (20 caractères) permettant de saisir le type de taxe, le cas échéant.

Le champ « Code comptable » est un champ libre (30 caractères) permettant de saisir le code comptable, le cas échéant.

La facturation est un champ qui précise qui soumettra les factures pour la ressource. Trois options sont disponibles :

• Le siège social ne peut pas soumettre les factures des succursales - Sélectionner cette option signifie que toutes les ressources de succursale relevant de cette ressource seront responsables de la soumission de leurs propres factures et que le siège social ne peut soumettre que les factures des ordres de travail du siège social.
• Le siège social peut éventuellement soumettre les factures des succursales - Sélectionner cette option signifie que le siège social peut soumettre les factures des ordres de travail pour toutes les succursales qui en dépendent, mais les succursales peuvent également soumettre les leurs.
• Le siège social doit facturer les succursales : en sélectionnant cette option, le siège social sera responsable de la facturation des projets réalisés pour les succursales, ainsi que pour ses propres projets. Les succursales ne peuvent pas facturer elles-mêmes leurs projets.

« Conditions de paiement » est une liste déroulante qui permet à l'utilisateur de saisir les conditions de paiement convenues pour les factures relatives à la ressource.

La devise de paiement est une option à sélectionner dans le menu déroulant permettant de saisir la devise de paiement convenue pour les factures de la ressource. La devise indiquée ici apparaîtra sur l'ordre de travail lorsque la ressource sera sélectionnée et sera toujours la devise associée à la ressource, même si celle-ci est sélectionnée pour une utilisation dans un pays utilisant une devise différente. Par exemple, si une ressource est configurée pour être payée en livres sterling et est sélectionnée pour une intervention en France, les livres sterling apparaîtront sur l'ordre de travail, et non l'euro, la devise du pays.

Le champ « Limite de crédit » est un champ numérique qui permet de saisir la limite de crédit convenue avec la ressource.

L'option « Afficher les coûts PPM » permet de déterminer si les e-mails PPM générés automatiquement pour la ressource contiennent la colonne « Coût ». Si cette option n'est pas cochée, les e-mails PPM envoyés par le système aux contacts de la ressource n'afficheront pas les coûts PPM.

L'option « Frais d'intervention par technicien » permet de déterminer si les frais d'intervention pour cette ressource seront facturés pour chaque technicien intervenant sur l'ordre de travail. Cette option est décochée par défaut, ce qui signifie qu'un seul frais d'intervention sera facturé par ordre de travail.

Les champs « Code de coût » et « Code de sous-coût » sont des champs numériques permettant à l'utilisateur de saisir les codes de coût et de sous-coût de la ressource. Le code de coût se trouve à gauche et le code de sous-coût à droite.

Le type d'entreprise est une liste déroulante qui permet de préciser le type de ressource.
Remarque : N'oubliez pas que le type d'entreprise sélectionné déterminera les informations supplémentaires à renseigner.

Le fuseau horaire est une liste déroulante qui permet de préciser le fuseau horaire dans lequel se trouve la ressource.

Le champ « Numéro d'immatriculation de l'entreprise » est un champ libre dans lequel doit être saisi le numéro d'immatriculation de l'entreprise dont il est question.

Le statut CIS est une sélection à cocher des différents types de statuts CIS. Cochez celui qui s'applique à la ressource, le cas échéant.

Le champ « Nom de la taxe » est un champ texte qui permet à l'utilisateur de saisir le nom de la taxe sur la ressource.

La référence fiscale est un champ texte qui permet à l'utilisateur de saisir la référence de la taxe sur la ressource.

Le champ « Notes » est un champ libre permettant de recevoir toute information supplémentaire à inclure concernant la ressource concernée.

Remarque : si une ressource est définie comme « Fournisseur », la section Affectation/Acceptation affichera les informations suivantes :

2. L'écran suivant est celui de l'adresse. C'est ici que vous saisissez les détails de l'adresse de la ressource, notamment le comté, le code postal et le pays. Saisissez les informations et cliquez sur « Suivant ».
   
3. Enfin, l'écran « Contacts de la ressource » contient toutes les informations relatives aux contacts de la ressource. Ces contacts sont affichés par nom, fonction, type, état et type de connexion.
   
   Vous trouverez également ici un bouton « Contacts multiples ». Ce bouton détermine si la ressource peut être associée à plusieurs contacts. Par défaut, il est configuré sur « Contacts multiples », mais en le sélectionnant, il passera en mode « Contact unique » et n'autorisera qu'un seul contact. Les contacts des ressources sont ajoutés dans la section « Personnes » et ne peuvent pas être modifiés depuis la page Ressources. Pour plus d'informations, consultez la page « Personnes et profils » .
4. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Terminer » pour créer la ressource.