Om een externe resource te maken, klikt u op 'Nieuwe resource maken' en vervolgens op 'Extern (hoofdkantoor)'.

1. Dit is het scherm 'Nieuwe externe resource'. Hier worden alle resource-, bedrijfs- en financiële gegevens van de resource ingevoerd. Elk van de velden wordt hieronder uitgelegd:
   

Resourcenummer is een door het systeem gegenereerd veld dat ervoor zorgt dat elke resourcerecord een uniek nummer heeft.

Resourcenaam is een vrij veld waarin u de naam van de resource kunt invoeren.

Website-URL moet worden gebruikt om het websiteadres van de bron in te voeren (indien aanwezig).

Resourcetype : dit is een keuze uit de verschillende typen resources die kunnen worden aangemaakt. Een resource kan, indien van toepassing, meerdere typen hebben.

Is een aannemer? – Dit betekent dat de resource iemand is die aanwezig is op de bouwplaats en daar werkzaamheden uitvoert.
Is Leverancier? – Dit betekent dat de Resource iemand is die alleen goederen op locatie levert. Door dit aan te vinken, worden de secties Inkoop op dit scherm ingeschakeld (uitleg onderaan deze pagina).
Is een reparatieagent? – Dit betekent dat de resource iemand is die niet ter plaatse is, maar items buiten de locatie repareert.
Is Consultant? – Dit betekent dat de Resource iemand is die advies geeft, de locatie mag bezoeken, maar geen werkorders aan- of afmeldt.
Is er sprake van lease/huur? – Dit betekent dat de resource iemand is die goederen op huur-/leasebasis ter beschikking stelt aan de locatie.

Clients is een pop-upselectie van alle clients die de gebruiker kan bekijken. Selecteer alle clients waarvoor de resource zou kunnen werken.
Opmerking: Wanneer gebruikers op de pijl-omlaag klikken, krijgen ze eerst een informatievenster te zien met de melding 'Het wijzigen van de klanten voor de resource zal leiden tot het verwijderen van verouderde werkordertypen'. Klik op de OK-knop om het pop-upvenster te openen waarin u klanten kunt toevoegen of verwijderen. Zie de pagina ' Klanten selecteren ' voor informatie over het selecteren van een klant.

'Typen werkorder' is een pop-upselectie van alle typen werkorders (bijv. reactief, PPM, enz.). De geselecteerde typen werkorders moeten overeenkomen met waar de resource aan kan werken.
Let op: Als een resource NIET is gekoppeld aan een type werkorder, bijvoorbeeld Reactief, is het niet toegestaan om die specifieke resource te selecteren om Reactief werk uit te voeren.

Werkordertypen zijn een pop-upselectie van alle werkordertypen die gemeenschappelijk zijn voor de geselecteerde klanten. De geselecteerde werkordertypen moeten overeenkomen met waar de resource aan kan werken.
Let op: Als een resource NIET is gekoppeld aan een werkordertype, zoals GEBOUWFABRICAGE, is het niet toegestaan om die specifieke resource te selecteren om werk uit te voeren dat is gegroepeerd onder GEBOUWFABRICAGE.

Groepering is een keuzelijst waarmee de gebruiker de resourcegroepering kan selecteren waartoe deze resource behoort. Dit veld Groepering is een manier om de toegang van gebruikers tot de financiële informatie van specifieke resources te beperken. Door in te stellen welke resourcegroeperingen een bepaalde persoon heeft in zijn of haar persoonsrecord, ziet die persoon alleen financiële informatie (tarieven, facturen, enz.) van de groeperingen waartoe hij of zij toegang heeft.

Terugroepgarantieperiode (dagen) is een selectievakje om de terugroepgarantieperiode voor WO's voor deze resource aan te geven. Door dit aan te vinken, kan de gebruiker het aantal dagen invoeren. Dit kan door het in te typen of met de pijltjes omhoog en omlaag.

De sectie Toewijzing/Acceptatie bevat vier secties waarin de gebruiker de voorkeursmethode voor toewijzing van verschillende soorten werkorders kan bepalen, binnen of buiten kantooruren. De verschillende secties zijn als volgt:

• Reactief (in uren) - Hiermee worden de toewijzings- en acceptatiemethoden bepaald voor reactieve werkorders die zijn toegewezen binnen de werkuren van de resource.
• Reactief (buiten werkuren) - Hiermee worden de toewijzings- en acceptatiemethoden bepaald voor reactieve werkorders die buiten de werkuren van de resource worden toegewezen.
• Offerte (in uren) - Hiermee worden de toewijzings- en acceptatiemethoden bepaald voor offertewerkorders die zijn toegewezen binnen de werkuren van de resource.
• Offerte (buiten werkuren) - Hiermee worden de toewijzings- en acceptatiemethoden bepaald voor offertewerkorders die buiten de werkuren van de resource zijn toegewezen.

Elk gebied bevat drie vervolgkeuzemenu's:

• Toewijzingstype - Hiermee bepaalt u of de toewijzingsmethode voor de resource 'Handmatig' of 'Automatisch' is. Als 'Handmatig' is geselecteerd, moet de werkorder handmatig door de agent worden toegewezen. Als 'Automatisch' is geselecteerd, wordt de werkorder toegewezen zodra de resource is toegewezen.
• Toewijzingsmeldingstype - Dit bepaalt hoe de resource op de hoogte wordt gesteld van zijn/haar toewijzing aan de werkorder. De opties zijn 'Geen', 'E-mail' of 'Telefoon'.
• Acceptatietype - Hiermee bepaalt u of de acceptatiemethode voor de resource 'Handmatig' of 'Automatisch' is. Als 'Handmatig' is geselecteerd, moet de resource de werkorder zelf accepteren. Als 'Automatisch' is geselecteerd, wordt de werkorder automatisch geaccepteerd nadat deze is toegewezen.

Het is belangrijk dat de geselecteerde methode (voor het relevante type werkorder en de uren) is afgestemd met de resource, aangezien dit van invloed is op de werklast en effectiviteit van de helpdesk, zowel aan de kant van de klant als aan de kant van de resource. Als u bijvoorbeeld 'Telefoon (Handmatig)' selecteert, moeten taken worden doorverbonden naar de resource, terwijl taken die automatisch aan de resource worden toegewezen als deze is geselecteerd, tijd besparen en de efficiëntie aan de kant van de klant verhogen. Dit is echter alleen effectief als de resource de taken die via e-mail aan hem of haar zijn toegewezen, tijdig controleert en uitvoert.

Let op: om werkorders automatisch te kunnen toewijzen, moet de gebruiker die de laatste taak op de werkorder heeft uitgevoerd (waarvoor de toewijzingsmail is verzonden) de machtiging 'Kan toewijzingen per e-mail instellen' hebben geselecteerd in zijn/haar profiel. Ook moet bij het type werkorder de resource 'E-mail (automatisch)' zijn ingesteld.
Bijvoorbeeld: als een resource de toewijzingsmethode 'E-mail (automatisch)' heeft voor offertewerkorders en een autorisatiegever een offertewerkorder voor die resource autoriseert, wordt de e-mail alleen verzonden als de autorisatiegever 'Kan per e-mail worden toegewezen' heeft geselecteerd. Anders moet een agent de toewijzing uitvoeren.

Is BTW- vrijgesteld? Dit is een vinkje om aan te geven of de bron is vrijgesteld van BTW-regels.

BTW- nummer is het veld waarin u de BTW-code van Resources moet invoeren.

Btw- codes is een pop-upvenster met de verschillende btw-codes die op de resource kunnen worden toegepast. Vink alle toepasselijke codes aan en selecteer vervolgens het gewenste tarief. Deze codes worden vervolgens toegepast bij het invoeren van een factuur vanuit de resource.

Belastingtypecode is een vrij veld (20 tekens) waarin u, indien van toepassing, het belastingtype kunt invoeren.

Rekeningcode is een vrij veld (30 tekens) waarin u, indien van toepassing, de rekeningcode kunt invoeren.

Facturering is een drop waarin wordt aangegeven wie de facturen voor de resource indient. Er zijn drie opties:

• Hoofdkantoor kan geen facturen van filialen indienen : als u deze optie selecteert, zijn alle filiaalresources onder deze resource verantwoordelijk voor het indienen van hun eigen facturen. Het hoofdkantoor kan alleen facturen indienen voor hoofdkantoor-WO's.
• Hoofdkantoor kan optioneel facturen van filialen indienen : als u deze optie selecteert, kan het hoofdkantoor facturen indienen voor alle filialen onder hen, maar de filialen kunnen ook hun eigen facturen indienen.
• Hoofdkantoor moet facturen van filialen indienen - Als u deze optie selecteert, is het hoofdkantoor verantwoordelijk voor het indienen van facturen voor opdrachten van filialen, evenals voor hun eigen facturen. Filialen kunnen geen facturen indienen.

Betalingsvoorwaarden is een vervolgkeuzemenu waarmee de Gebruiker de overeengekomen betalingsvoorwaarden voor de facturen voor de bron kan invoeren.

Betalingsvaluta is een keuzelijst waarmee u de overeengekomen betalingsvaluta voor de facturen voor de resource kunt invoeren. De hier opgegeven valuta wordt weergegeven op de werkorder wanneer de resource wordt geselecteerd en is altijd de valuta die aan de resource wordt gekoppeld, zelfs als deze is geselecteerd voor gebruik in een land met een alternatieve valuta. Bijvoorbeeld: als een resource is opgegeven om te worden betaald in Britse ponden en wordt geselecteerd voor werk in Frankrijk, wordt Britse ponden weergegeven op de werkorder en niet euro's, de valuta van het land.

Kredietlimiet is een numeriek veld waarmee u de overeengekomen kredietlimiet voor de resource kunt invoeren.

'Kan PPM- kosten zien ' is een selectievakje dat bepaalt of de PPM-e-mails die automatisch naar de resource worden gegenereerd de kolom 'Kosten' bevatten. Als u dit selectievakje niet aanvinkt, bevatten PPM-e-mails die vanuit het systeem naar de resourcecontacten worden verzonden, geen PPM-kosten.

'Call Out Per Engineer' is een selectievakje dat bepaalt of er voor elke engineer op de WO call-outkosten in rekening worden gebracht voor deze resource. Dit is standaard uitgeschakeld, wat betekent dat er slechts één call-outkosten per WO in rekening worden gebracht.

Kostencode/Subkostencode zijn numerieke velden waarin de gebruiker de kosten- en subkostencodes voor de resource kan invoeren. Kostencode staat links en Subkostencode rechts.

Bedrijfstype is een vervolgkeuzemenu waarmee u kunt aangeven wat voor type resource het is.
Let op: Houd er rekening mee dat het geselecteerde bedrijfstype bepaalt welke aanvullende informatie moet worden verstrekt.

Tijdzone is een vervolgkeuzemenu waarmee u kunt aangeven in welke tijdzone de bron zich bevindt.

Bedrijfsregistratie is een vrij veld waarin het bedrijfsregistratienummer van de resource moet worden ingevoerd.

CIS- status is een selectie van de verschillende soorten CIS-statussen. Vink de status aan die relevant is voor de resource, indien van toepassing.

Belastingnaam is een tekstveld waarin de gebruiker de bronbelastingnaam kan invoeren.

Belastingreferentie is een tekstveld waarin de gebruiker de belastingreferentie voor de bron kan invoeren.

Opmerkingen is een vrij veld voor aanvullende informatie die bij de specifieke bron moet worden opgenomen.

Let op: Als een resource wordt ingesteld als 'Leverancier', wordt de sectie Toewijzing/Acceptatie gewijzigd en wordt de volgende informatie weergegeven:

2. Vervolgens komt u op het adresscherm. Hier voert u de adresgegevens van de bron in, inclusief de postcode en het land. Voer de gegevens in en klik op 'Volgende'.
   
3. Tot slot is er het scherm 'Resource Contacten'. Hier wordt alle informatie over de contactpersonen van de resource opgeslagen. Resourcecontactpersonen worden weergegeven op basis van hun contactpersoonnaam, functie, type, staat en logintype.
   
   Er is hier ook een knop met de naam "Multi Contact". Hiermee bepaalt u of de resource meerdere contactpersonen mag hebben. Standaard staat deze op "Multi Contact", maar als u deze optie selecteert, wordt deze gewijzigd naar "Eén contactpersoon" en kan er slechts één contactpersoon aan worden gekoppeld. Contactpersonen voor resources worden toegevoegd in de sectie Personen en kunnen niet worden gewijzigd via de pagina Resources. Zie de pagina Personen en profielen voor meer informatie.
4. Wanneer u klaar bent, klikt u op "Voltooien" om de resource te maken.