Um eine externe Ressource anzulegen, klicken Sie auf „Neue Ressource erstellen“ und anschließend auf „Extern (Hauptsitz)“.

1. Dies ist die Ansicht „Neue externe Ressource“. Hier werden alle Ressourcen-, Unternehmens- und Finanzinformationen zur Ressource eingegeben. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert:
   

Die Ressourcennummer ist ein vom System generiertes Feld, das sicherstellt, dass jeder Ressourcendatensatz eine eindeutige Nummer hat.

Das Feld „Ressourcenname “ ist ein Freitextfeld, in dem der Name der Ressource eingegeben werden soll.

Unter Website-URL sollte die Website-Adresse der Ressource eingegeben werden, sofern eine solche vorhanden ist.

Ressourcentyp : Hier können Sie aus den verschiedenen Arten von Ressourcen auswählen, die erstellt werden können. Eine Ressource kann gegebenenfalls mehreren Typen angehören.

Handelt es sich um einen Auftragnehmer? – Dies bedeutet, dass es sich bei der Ressource um jemanden handelt, der vor Ort anwesend ist und dort Arbeiten ausführt.
Ist es ein Lieferant? – Dies bedeutet, dass die Ressource jemand ist, der Waren ausschließlich an den Standort liefert. Durch Aktivieren dieser Option werden die Einkaufsabschnitte auf diesem Bildschirm aktiviert (siehe Erläuterungen am Ende dieser Seite).
Ist es ein Reparaturagent? – Das bedeutet, dass es sich bei der Ressource um jemanden handelt, der nicht vor Ort anwesend ist, sondern die Reparaturen außerhalb des Standorts durchführt.
Ist es ein Berater? – Dies bedeutet, dass es sich bei der Ressource um jemanden handelt, der Ratschläge erteilt, gegebenenfalls vor Ort anwesend ist, sich aber nicht bei Arbeitsaufträgen an- oder abmeldet.
Handelt es sich um Leasing/Miete? – Dies bedeutet, dass es sich bei dem Anbieter um jemanden handelt, der dem Standort Waren auf Miet-/Leasingbasis zur Verfügung stellt.

„Client s“ ist eine Auswahlliste aller Clients, auf die der Benutzer Zugriff hat. Wählen Sie alle Clients aus, für die die Ressource arbeiten könnte.
Hinweis: Beim Klicken auf den Abwärtspfeil wird zunächst ein Informationsfeld mit dem Hinweis „Durch das Ändern der Kunden für die Ressource werden veraltete Arbeitsauftragstypen entfernt“ angezeigt. Klicken Sie auf „OK“, um ein Popup-Fenster zu öffnen, in dem Sie Kunden hinzufügen oder entfernen können. Informationen zur Kundenauswahl finden Sie auf der Seite „Kundenauswahl“ .

Die Auswahl der Arbeitsauftragsarten erfolgt über ein Popup-Menü, in dem alle Arten von Arbeitsaufträgen (z. B. reaktiv, vorbeugend usw.) angezeigt werden. Die ausgewählten Arbeitsauftragsarten sollten den Fähigkeiten der Ressource entsprechen.
Hinweis: Wenn eine Ressource NICHT mit einer Art von Arbeitsauftrag wie z. B. Reaktiv verknüpft ist, ist der Versuch, diese Ressource für die Durchführung von reaktiven Arbeiten auszuwählen, nicht zulässig.

Die Option „Auftragsart “ ist eine Auswahlliste aller Auftragsarten, die für die ausgewählten Kunden üblich sind. Die ausgewählten Auftragsarten sollten den Kompetenzen der Ressource entsprechen.
Hinweis: Wenn eine Ressource NICHT mit einem Arbeitsauftragstyp wie z. B. GEBÄUDEFERTIGUNG verknüpft ist, ist es nicht möglich, diese Ressource für Arbeiten auszuwählen, die unter GEBÄUDEFERTIGUNG gruppiert sind.

Die Gruppierung ist eine Dropdown-Auswahl, über die der Benutzer die Ressourcengruppierung auswählen kann, zu der diese Ressource gehört. Dieses Gruppierungsfeld dient dazu, den Benutzerzugriff auf die Finanzinformationen bestimmter Ressourcen einzuschränken. Indem festgelegt wird, welche Ressourcengruppierungen eine bestimmte Person ihrem Personendatensatz zuordnet, sieht diese Person nur die Finanzinformationen (Preise, Rechnungen usw.) der Gruppierungen, auf die sie Zugriff hat.

Die Option „ Rückrufgarantiezeitraum (Tage)“ ist ein Kontrollkästchen, mit dem der Rückrufzeitraum für Arbeitsaufträge dieser Ressource festgelegt werden kann. Nach dem Aktivieren des Kontrollkästchens kann der Benutzer die Anzahl der Tage eingeben. Die Eingabe kann entweder manuell oder mithilfe der Pfeiltasten erfolgen.

Der Abschnitt „Auftragsvergabe/Annahme“ enthält vier Bereiche, in denen der Benutzer die bevorzugte Zuweisungsmethode für verschiedene Arten von Arbeitsaufträgen, innerhalb oder außerhalb der Geschäftszeiten, festlegen kann. Die verschiedenen Bereiche sind wie folgt:

• Reaktiv (in Stunden) - Hiermit werden die Zuweisungs- und Annahmemethoden für reaktive Arbeitsaufträge festgelegt, die innerhalb der Arbeitszeit der Ressource zugewiesen werden.
• Reaktiv (Außerhalb der Arbeitszeit) - Hiermit werden die Zuweisungs- und Annahmemethoden für reaktive Arbeitsaufträge festgelegt, die außerhalb der Arbeitszeit des Mitarbeiters zugewiesen werden.
• Angebot (in Stunden) - Hiermit werden die Zuweisungs- und Annahmemethoden für Angebotsaufträge festgelegt, die innerhalb der Arbeitszeit des Mitarbeiters zugewiesen werden.
• Angebot (außerhalb der Arbeitszeit) - Hiermit werden die Zuweisungs- und Annahmemethoden für Angebotsaufträge festgelegt, die außerhalb der Arbeitszeit des Mitarbeiters zugewiesen werden.

Jeder Bereich enthält drei Dropdown-Menüs:

• Zuweisungsart – Diese Einstellung bestimmt, ob die Zuweisung der Ressource manuell oder automatisch erfolgt. Bei Auswahl von „Manuell“ muss der Auftrag vom Agenten manuell zugewiesen werden. Bei Auswahl von „Automatisch“ wird der Auftrag automatisch zugewiesen, sobald die Ressource zugeordnet ist.
• Benachrichtigungsart für die Zuweisung – Hiermit wird festgelegt, wie die Ressource über ihre Zuweisung zum Arbeitsauftrag benachrichtigt wird. Zur Auswahl stehen die Optionen „Keine“, „E-Mail“ oder „Telefon“.
• Annahmeart – Hier legen Sie fest, ob die Annahme des Auftrags für die Ressource manuell oder automatisch erfolgt. Bei Auswahl von „Manuell“ muss die Ressource den Auftrag selbst annehmen. Bei Auswahl von „Automatisch“ wird der Auftrag nach der Zuweisung automatisch angenommen.

Es ist wichtig, dass die gewählte Methode (für den jeweiligen Auftragstyp und die Arbeitszeit) mit dem Mitarbeiter abgestimmt wurde, da dies die Arbeitsbelastung und Effektivität des Helpdesks sowohl auf Kunden- als auch auf Mitarbeiterseite beeinflusst. Wählt man beispielsweise „Telefon (manuell)“, müssen Aufträge dem Mitarbeiter telefonisch mitgeteilt werden. Wählt man hingegen „E-Mail (automatisch)“, werden die Aufträge dem Mitarbeiter automatisch zugewiesen, was Zeit spart und die Effizienz auf Kundenseite erhöht. Dies funktioniert jedoch nur, wenn der Mitarbeiter die ihm per E-Mail zugewiesenen Aufträge zeitnah bearbeitet und deren Fortschritt überwacht.

Hinweis: Damit Arbeitsaufträge automatisch zugewiesen werden können, muss der Benutzer, der die letzte Aufgabe im Arbeitsauftrag ausgeführt hat (die den Versand der Zuweisungs-E-Mail ausgelöst hat), über die Berechtigung "Zuweisung per E-Mail festlegen" in seinem Profil verfügen, und die Ressource muss die Option "E-Mail (Automatisch)" für den Arbeitsauftragstyp festgelegt haben.
Beispiel: Wenn für eine Ressource die Zuweisungsmethode „E-Mail (Automatisch)“ für Angebotsaufträge festgelegt ist und ein Genehmiger einen Angebotsauftrag für diese Ressource genehmigt, wird die E-Mail nur dann versendet, wenn der Genehmiger die Option „Zuweisung per E-Mail festlegen“ aktiviert hat. Andernfalls muss ein Mitarbeiter die Zuweisung manuell vornehmen.

Ist die Ressource von der Mehrwertsteuer befreit? Hier können Sie ankreuzen, ob die Ressource von den Mehrwertsteuerbestimmungen befreit ist.

Das Feld „USt- IdNr.“ ist das Feld, in dem der Umsatzsteuercode der Ressourcen eingetragen werden sollte.

Die Option „Mehrwertsteuercodes “ öffnet ein Pop-up-Fenster mit den verschiedenen Mehrwertsteuercodes, die auf die Ressource angewendet werden können. Markieren Sie alle zutreffenden Codes und wählen Sie anschließend den gewünschten Steuersatz aus. Diese Codes werden dann bei der Erfassung einer Rechnung für die Ressource angewendet.

Der Steuerartencode ist ein Freitextfeld (20 Zeichen), in dem gegebenenfalls die Steuerart angegeben werden kann.

Das Feld „Kontencode“ ist ein Freitextfeld (30 Zeichen), in das gegebenenfalls der Kontencode eingegeben werden kann.

Die Rechnungsstellung ist ein Eintrag, der detailliert beschreibt, wer die Rechnungen für die Ressource einreicht. Es gibt drei Optionen:

• Hauptsitz kann keine Filialrechnungen einreichen - Wenn Sie diese Option auswählen, bedeutet dies, dass alle Filialressourcen unter dieser Ressource für die Einreichung ihrer eigenen Rechnungen verantwortlich sind und dass der Hauptsitz nur Rechnungen für Hauptsitz-WOs einreichen kann.
• Die Hauptverwaltung kann optional Filialrechnungen einreichen – Wenn Sie diese Option auswählen, bedeutet dies, dass die Hauptverwaltung Rechnungen für Arbeitsaufträge für alle ihr unterstellten Filialen einreichen kann, die Filialen aber auch ihre eigenen Rechnungen einreichen können.
• Die Zentrale muss die Rechnungen der Filialen einreichen – Wenn Sie diese Option auswählen, ist die Zentrale für die Einreichung von Rechnungen für Aufträge der Filialen sowie für ihre eigenen Rechnungen verantwortlich. Filialen können keine Rechnungen einreichen.

Bei „Zahlungsbedingungen“ handelt es sich um eine Dropdown-Auswahl, über die der Benutzer die vereinbarten Zahlungsbedingungen für die Rechnungen der Ressource eingeben kann.

Die Zahlungswährung ist eine Auswahlliste, in der die vereinbarte Zahlungswährung für die Rechnungen der Ressource festgelegt werden kann. Die hier angegebene Währung wird im Arbeitsauftrag angezeigt, sobald die Ressource ausgewählt ist, und ist immer die Währung, die der Ressource zugeordnet wird, selbst wenn sie für den Einsatz in einem Land mit einer anderen Währung ausgewählt wird. Beispiel: Wenn eine Ressource mit der Zahlungsart Pfund Sterling angegeben wurde und für einen Einsatz in Frankreich ausgewählt wird, erscheint im Arbeitsauftrag Pfund Sterling und nicht Euro, die Währung des Landes.

Das Kreditlimit ist ein numerisches Feld, in dem das mit der Ressource vereinbarte Kreditlimit eingegeben werden kann.

Die Option „PPM- Kosten anzeigen “ ist ein Kontrollkästchen, das festlegt, ob die automatisch an die Ressource gesendeten PPM-E-Mails die Spalte „Kosten“ enthalten. Wenn dieses Kontrollkästchen deaktiviert bleibt, enthalten die vom System an die Kontakte der Ressource gesendeten PPM-E-Mails keine PPM-Kosten.

Die Option „Einsatzgebühr pro Techniker“ ist ein Kontrollkästchen, das festlegt, ob Einsatzgebühren für Arbeitsaufträge dieser Ressource für jeden einzelnen Techniker im Arbeitsauftrag berechnet werden. Standardmäßig ist dieses Kontrollkästchen deaktiviert, was bedeutet, dass nur eine Einsatzgebühr pro Arbeitsauftrag anfällt.

Kostencode und Unterkostencode sind numerische Felder, in die der Benutzer die Kosten- und Unterkostencodes für die Ressource eingeben kann. Der Kostencode befindet sich links, der Unterkostencode rechts.

Der Unternehmenstyp ist eine Dropdown-Auswahl, mit der die Art der Ressource angegeben werden kann.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass die Auswahl des Unternehmenstyps darüber entscheidet, ob weitere Angaben gemacht werden müssen.

Die Zeitzone ist eine Auswahlliste, mit der die Zeitzone angegeben werden kann, in der sich die Ressource befindet.

Bei „Firmenregistrierung“ handelt es sich um ein Freitextfeld, in das die Firmenregistrierungsnummer der Ressource eingetragen werden sollte.

Der CIS- Status ist eine Auswahlmöglichkeit zwischen verschiedenen CIS-Statusarten. Markieren Sie gegebenenfalls die für die Ressource zutreffende.

Der Steuername ist ein Textfeld, in dem der Benutzer den Ressourcensteuernamen eingeben kann.

Die Steuerreferenz ist ein Textfeld, in dem der Benutzer die Steuerreferenz der Ressource eingeben kann.

„Notizen“ ist ein Freitextfeld für alle zusätzlichen Informationen, die in die jeweilige Ressource aufgenommen werden sollen.

Hinweis: Wenn eine Ressource als „Lieferant“ festgelegt wird, ändert sich der Abschnitt „Zuweisung/Abnahme“ und zeigt die folgenden Informationen an:

2. Als Nächstes folgt der Adressbildschirm. Hier werden die Adressdaten der Ressource eingegeben, einschließlich Postleitzahl und Land. Geben Sie die Informationen ein und klicken Sie auf „Weiter“.
   
3. Zuletzt folgt der Bildschirm „Ressourcenkontakte“. Hier werden alle Informationen zu den Kontakten der Ressource gespeichert. Die Ressourcenkontakte werden nach Kontaktname, Berufsbezeichnung, Art, Bundesland und Anmeldetyp angezeigt.
   
   Hier gibt es auch eine Schaltfläche mit der Bezeichnung „Mehrere Kontakte“. Diese legt fest, ob der Ressource mehrere Kontakte zugeordnet werden können. Standardmäßig ist „Mehrere Kontakte“ ausgewählt. Durch Auswahl dieser Schaltfläche wird die Einstellung auf „Einzelner Kontakt“ geändert, sodass nur ein Kontakt zugeordnet werden kann. Kontakte für Ressourcen werden im Bereich „Personen“ hinzugefügt und können nicht über die Ressourcenseite bearbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Personen und Profile“ .
4. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf „Fertigstellen“, um die Ressource zu erstellen.