Erstellung eines Fragebogens Einleitung
Fragebögen dienen der Erstellung, Konfiguration und Durchführung von Audits/Fragebögen. Mit einem Fragebogen lassen sich an verschiedenen Stellen im Workflow Fragen einfügen und die Antworten darauf erfassen, die dem jeweiligen Arbeitsauftrag zugeordnet werden. Die Fragen können bewertet und gewichtet werden, und das Ergebnis eines einzelnen Fragebogens kann als bestanden oder nicht bestanden gekennzeichnet werden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuen Fragebogen erstellen“, um einen Fragebogen zu erstellen.
- Als erstes erscheint der Bildschirm „Erstellung ausstehend“. Dieser Bildschirm enthält vier Registerkarten, wobei die erste die Zusammenfassung ist. Hier werden die allgemeinen Informationen für einen Fragebogen eingegeben. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert:
Das Feld „Fragebogenname“ ist ein Freitextfeld und dient zur Benennung des Fragebogens. Der Name kann an die Richtlinien oder den Stil des Verwaltungsunternehmens angepasst werden (z. B. „Tägliche Reinigungsvorgaben“).
Das Feld „Fragebogenbeschreibung“ ist ein Freitextfeld und sollte verwendet werden, um einen Überblick oder eine kurze Beschreibung der Serviceanforderungen für den zu erstellenden Fragebogen zu geben; zum Beispiel „Sicherheitsschlüsselverwaltung“ oder „Wartung der Kaffeemaschine“.
Die Fragebogenreferenz ist standardmäßig immer auf „Nicht definiert“ eingestellt. Sobald der Fragebogen erstellt ist, weist die Anwendung ihm jedoch automatisch eine eindeutige Fragebogenreferenznummer zu.
Bei „Erstellt von“ wird automatisch der Benutzername der Person angezeigt, die den Fragebogen erstellt hat.
Das Erstellungsdatum wird automatisch auf das Datum der Erstellung des Fragebogens voreingestellt.
Die Anwendbarkeit wird über ein Dropdown-Menü ausgewählt. Diese Auswahl bestimmt, zu welchem Zeitpunkt die Befragung stattfindet. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:- Login
- Reaktiv, Angebot, PPM
- Prüfung
- Überprüfung
- Desktop-Audit
Hinweis: Bei Auswahl des Prüftyps wird das Feld „Platzierung im Workflow“ automatisch ausgegraut. Dies gilt auch für das Feld „Gültige Plattform(en)“, da Prüffragebögen unabhängig von der Plattform ausgefüllt werden.
Kann ich ablehnen? Wenn dieses Kästchen angekreuzt ist, bedeutet dies, dass die Teilnahme an dem Fragebogen nicht verpflichtend ist und der Nutzer die Möglichkeit hat, die Beantwortung zu verweigern.
Aktiv? Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, handelt es sich um einen aktiven Fragebogen. Um den Fragebogen zu deaktivieren, entfernen Sie einfach das Häkchen.
Die Bestehensgrenze ist die Gesamtpunktzahl, die für das Bestehen des Fragebogens erforderlich ist. Sie muss zwischen der Mindest- und der Höchstpunktzahl aller Fragen liegen.
Das Feld „Aktuelle Höchstpunktzahl“ ist ein schreibgeschütztes Feld, das dem Benutzer die aktuell maximal erreichbare Punktzahl für den Fragebogen anzeigt.
Ergebnis nach Abschluss anzeigen Wenn diese Option aktiviert ist, wird dem Benutzer nach Abschluss des Fragebogens eine zusammenfassende Ergebnisübersicht seiner Punktzahl für die Beantwortung des Fragebogens angezeigt.
Gültig ab ist das Datum, ab dem dieser Fragebogen anwendbar wird und den Nutzern angezeigt wird.
Gültig bis ist das Datum, bis zu dem dieser Fragebogen gültig ist und nach dem er den Nutzern nicht mehr angezeigt wird.
Gültige Plattformen sind die Bereiche, in denen der Fragebogen anwendbar ist und durchgeführt wird. Die Plattformen sind die verschiedenen Möglichkeiten, wie der Nutzer auf das System zugreifen kann. Dies sind:- Portal
- Desktop
- Mobile
- ATAS
- Dies ist die Registerkarte „Details“. Hier werden die Details dazu eingegeben, wann und wo der Fragebogen anwendbar ist. Dazu gehören die betroffenen Kunden, die abgedeckten Gebäude, die Auftragsarten und die einbezogenen Gerätearten. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert:
„Klienten“ ist ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Klienten auswählen können, für die der Fragebogen relevant ist. Nutzen Sie die Schnellsuche, um die Suche einzugrenzen, oder „Alle auswählen“, um alle Klienten schnell auszuwählen. „Ressourcen “ ist ein weiteres Pop-up-Fenster, in dem Sie die Ressourcen auswählen, für die der Fragebogen gilt. Weitere Informationen finden Sie unter „Ressourcen auswählen“ .
Mit dem Ressourcentyp kann festgelegt werden, ob dieser spezielle Fragebogen internen Ressourcen, externen Ressourcen oder beiden vorgelegt werden soll.
„Profile“ ist ein Auswahlbildschirm, der eine Liste aller Profile der Kunden anzeigt, auf die der Benutzer Zugriff hat. Benutzer können die Profile auswählen, die sie im Fragebogen verwenden möchten, indem sie die entsprechenden Elemente markieren.
Die Auswahlliste für die Art des Arbeitsauftrags dient dazu, die Arten von Arbeitsaufträgen auszuwählen, für die der Fragebogen relevant ist. Bei Bedarf (und sofern möglich) können mehrere Arten von Arbeitsaufträgen ausgewählt werden. Trifft keine Art von Arbeitsauftrag zu, wird „Für diesen Fragebogen nicht zutreffend“ angezeigt.
Die Option „Geräte-/Dienstleistungstyp“ öffnet ein Popup-Fenster mit den Geräte-/Dienstleistungstypen, für die der Fragebogen relevant ist (aufgrund der ausgewählten Ressourcen). Alle Geräte-/Dienstleistungstypen, die für die ausgewählten Kunden relevant sind, werden angezeigt, und es können bei Bedarf mehrere Elemente ausgewählt werden.
„Gebäude“ ist eine Auswahlliste der Gebäude, die den ausgewählten Kunden zugeordnet sind. Diese Liste kann sortiert und gefiltert werden, um die Suche nach den benötigten Gebäuden zu erleichtern.
Die Liste der Gebäudeformate ist ein Popup-Fenster, das alle für die ausgewählten Kunden infrage kommenden Gebäudeformate anzeigt. Diese Liste kann sortiert und gefiltert werden, um die Suche nach den benötigten Gebäudeformaten zu erleichtern.
Platzierung im Workflow: Dies ist der Zeitpunkt, an dem der Fragebogen ausgefüllt werden soll, d. h. beim „Start“ oder „Stopp des Auftrags“. Diese Option ist automatisch ausgegraut, wenn in Schritt 1 die Option „Audit“ ausgewählt wurde.
Die Option „Fernwartung“ ermöglicht es, den Fragebogen zu ignorieren, wenn ein Arbeitsauftrag über die Fernwartungsfunktion abgeschlossen wird. Diese Option ist automatisch ausgegraut, wenn in Schritt 1 die Option „Überprüfung“ ausgewählt wurde.
Die Zuordnung bestimmt, ob der Fragebogen einem allgemeinen Arbeitsauftrag zugeordnet ist oder ob er für verschiedene Standorte oder Anlagen innerhalb des Arbeitsauftrags gilt. Wenn der Fragebogen für verschiedene Standorte/Anlagen gilt, wird er für jeden Standort/jede Anlage des betreffenden Arbeitsauftrags ausgefüllt. Wenn der Fragebogen dem allgemeinen Arbeitsauftrag gilt, wird er nur einmal ausgefüllt.
Die Option „Aktion bei Fehler verhindern“ ist ein Kontrollkästchen, das, wenn es aktiviert ist, den Benutzer daran hindert, den Arbeitsauftrag zu starten, falls er den Fragebogen nicht besteht.
Das Feld „Meldung zur Verhinderung von Aktionen“ ist ein Textfeld, in das der Benutzer eine Nachricht eingibt, die angezeigt wird, wenn der Fragebogen fehlschlägt und der Start/Stopp des Auftrags verhindert wird.
„Audit-Ziel“ ist ein Dropdown-Feld, in dem der Benutzer die Art des Desktop-Audits auswählt, für das dieser Fragebogen bestimmt ist. Dieses Feld wird nur für Fragebögen zu Desktop-Audits angezeigt. „Automatische Annahme“ ist ein numerisches Feld, in dem der Benutzer festlegt, wie viele Tage nach Abschluss des Arbeitsauftrags dieser automatisch abgeschlossen werden soll. Dies gilt nur für Verifizierungsfragebögen .
Die Option „Rechnungsgenehmigung verhindern (Fehlgeschlagen)“ ist ein Kontrollkästchen, das, wenn es aktiviert ist, die Genehmigung von Rechnungen verhindert, falls der beantwortete Fragebogen zu einem Fehlschlag führt. Dies gilt nur für Verifizierungsfragebögen.
Die Option „Rechnungsgenehmigung verhindern (Ausstehend)“ ist ein Kontrollkästchen. Wenn dieses aktiviert ist, werden Rechnungen nicht genehmigt, solange der Fragebogen noch nicht ausgefüllt wurde. Dies gilt nur für Verifizierungsfragebögen .
Das Feld „Mindestauftragskosten“ ist ein Währungsfeld, in dem der Benutzer die Mindestauftragskosten eingibt, ab denen dieser Fragebogen ausgelöst wird. Aufträge mit Kosten unter diesem Wert lösen den Fragebogen nicht aus. Die Option „Nur auf Fixkosten anwenden“ bewirkt, dass dies nur für Fixkosten und nicht für berechnete Kosten gilt. Dies betrifft ausschließlich Verifizierungsfragebögen . Sobald alle Felder ausgefüllt sind, wechseln Sie zum Tab „Inhalt“. - Dies ist der Inhaltsbereich. Hier werden alle Kategorien und die zugehörigen Fragen eingegeben. Die hier eingegebenen Fragen müssen beantwortet werden, sobald der Fragebogen aktiviert ist. Bevor Fragen erstellt werden können, muss eine Kategorie hinzugefügt werden. Um eine Kategorie hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Aktionen“, um eine Liste mit Optionen zu erhalten. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Hinzufügen“. Daraufhin wird das Fenster „Neue Kategorie“ angezeigt.
Name ist der Name der Kategorie
Die Option „Dynamischer Wiederholungsmodus“ ermöglicht es, diese Kategorie so oft zu wiederholen, dass die darin enthaltenen Fragen so lange gestellt werden, bis die Person, die den Fragebogen ausfüllt, keine neuen Fragengruppen mehr hinzufügt. Eine Wiederholungskategorie kann von keiner anderen Kategorie abhängig sein. Abhängigkeiten innerhalb einer Kategorie sind jedoch zulässig. Eine Frage innerhalb einer Wiederholungskategorie kann selbst von einer vorherigen, nicht wiederholten Kategorie abhängen.
Die Option „Standorte“ ermöglicht die Angabe einer Reihe von Gebäudestandorten. Die Kategorie wird daher nur dann abgefragt, wenn sich einer der in diesem Feld aufgeführten Standorte im Gebäude befindet, für das der Fragebogen bestimmt ist. Dies ermöglicht die Erstellung individueller, standortspezifischer Fragensätze. - Hierfür benötigen Sie lediglich den "Kategorienamen" und müssen nach der Eingabe des Namens auf die Schaltfläche "OK" klicken.
Hinweis : Alle Kategorien sind bei ihrer Erstellung standardmäßig aktiv. Pro Kategorie sind maximal dreißig (30) Fragen zulässig. - Durch das Hinzufügen einer Kategorie werden zusätzliche Funktionen im Dropdown-Menü „Aktionen“ im Bereich „Kategorien“ sowie der Bereich „Fragen“ freigeschaltet. Diese Funktionen sind:
Die Bearbeitungsfunktion ermöglicht es Benutzern, den Namen der ausgewählten Kategorie zu bearbeiten.
Durch das Löschen werden die Kategorie und alle darin enthaltenen Fragen vollständig aus dem Fragebogen entfernt. Führen Sie diese Aktion nur aus, wenn die Kategorie (und alle darin enthaltenen Fragen) nicht mehr benötigt wird, da sie nicht wiederhergestellt werden kann.
Die Bearbeitungsfunktion „Anweisungen bearbeiten“ ermöglicht es dem Benutzer, der ausgewählten Kategorie Anweisungen hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie auf der Seite „Kategorieanweisungen“ .
Durch Deaktivieren wird die ausgewählte Kategorie deaktiviert. Dies ist sinnvoll, wenn die Kategorie und die zugehörigen Fragen aktuell nicht relevant sind, der Nutzer sie aber später wieder aktivieren möchte. Sobald mehrere Kategorien verfügbar sind, werden die Pfeiltasten zum Sortieren angezeigt. Mit diesen können Nutzer die Reihenfolge der Kategorien und damit der Fragen ändern. Im Fragenbereich ist außerdem die Schaltfläche „Hinzufügen“ im Dropdown-Menü „Aktionen“ aktiviert. - Klicken Sie im Bereich „Fragen“ auf „Hinzufügen“, um der ausgewählten Kategorie eine Frage hinzuzufügen. Anschließend wird das Fenster „Neue Frage“ angezeigt. Hier geben Sie alle Details zur Frage ein. Die einzelnen Felder werden im Folgenden erläutert:
Das Feld „Inhalt“ ist ein Freitextfeld, das die eigentliche Frage enthält, die der Nutzer im Fragebogen beantwortet. Dieses Feld muss mindestens drei Zeichen enthalten, um akzeptiert zu werden.
Das Feld „Anweisungen“ ist ein Freitextfeld, in dem zusätzliche Details hinzugefügt werden können, um dem Fragebogenausfüller die Aufgabenstellung für die jeweilige Frage zu verdeutlichen. Die Auswahl des Antworttyps erfolgt über ein Dropdown-Menü. Die hier gewählte Option bestimmt, welche Informationen im Abschnitt „Fragenspezifische Daten“ angezeigt werden. Über das Dropdown-Menü „Status“ kann der Benutzer angeben, ob es sich um eine Pflicht- oder eine optionale Frage handelt.
Die Bestehensgrenze ist die erforderliche Punktzahl zum Bestehen der jeweiligen Frage. Wird diese Punktzahl nicht erreicht, führt dies zum Nichtbestehen.
Ist die Frage aktiv? Wenn dieses Feld markiert ist, handelt es sich um eine aktive Frage. Um die Frage zu deaktivieren, entfernen Sie einfach das Häkchen.
Im Feld „Fotos“ wird geprüft, ob zur Beantwortung der Frage Fotos benötigt werden. Dieses Feld enthält zwei Angaben: „Min.“ und „Max.“. Durch Eingabe einer Zahl im Feld „Min.“ wird die Mindestanzahl der benötigten Fotos festgelegt, durch Eingabe einer Zahl im Feld „Max.“ die maximal zulässige Anzahl.
„Grund sichtbar?“ ist eine Dropdown-Auswahl, mit der Benutzer festlegen können, ob das Feld „Grund“ sichtbar ist oder nicht.
Grund Pflichtfeld? ist eine Dropdown-Auswahl, mit der Benutzer festlegen können, ob das Feld „Grund“ ein Pflichtfeld ist oder nicht.
Antworttypen
Das Feld „Antworttypen“ wirkt sich je nach Auswahl auf den nächsten Abschnitt (Fragespezifische Daten) aus. Folgende Antworttypen stehen zur Verfügung:- Währung
- Datum
- Datumsbereich
- Mehrfachauswahl
- Mehrfachauswahl, einfache Auswahl
- Numerisch
- Prozentsatz
- Heftwaage
- Text
- Ja/Nein
- Ja/Nein/Nicht zutreffend
Jeder ausgewählte Typ ändert die Anzeige im unteren Bereich des Abschnitts „Fragespezifische Daten“. Dieser Abschnitt kann von Ankreuzfeldern und Skalen bis hin zur Möglichkeit der Mehrfachauswahl für eine einzelne Frage reichen. Alle diese Optionen werden im Folgenden beschrieben:
„Maximum“ ist ein Zahlenfeld, in dem die maximal zulässige Zahl als Antwort auf die Frage eingegeben werden kann.
Sind negative Zahlen erlaubt? Wenn dieses Kästchen angekreuzt ist, bedeutet dies, dass negative Zahlen zur Beantwortung der Frage zugelassen werden. Lassen Sie das Kästchen deaktiviert, wenn negative Antworten nicht zulässig sind.
Gewichtungsstufe: Dies ist die Bestehensgrenze, die der Frage zugewiesen wurde.
Bei „Optionen“ handelt es sich um ein Freitextfeld, in das der Benutzer die Antwortmöglichkeiten eingeben kann.
Gewichtung: Dies ist die Punktzahl, die der gegebenen Antwort zugeordnet wird.
Mindestauswahl Dies ist die Mindestanzahl an Antwortmöglichkeiten, die der Benutzer bei der Beantwortung dieser Frage auswählen muss.
Das Feld „Dezimalstellen“ ermöglicht die Eingabe der maximal zulässigen Anzahl von Dezimalstellen in der Antwort auf diese Frage.
Die Länge ist ein Zahlenfeld, in das die maximale Anzahl an Zeichen eingegeben wird, die für die Antwort auf diese Frage zulässig sind.
Großbuchstaben? Wenn dieses Kästchen angekreuzt ist, bedeutet dies, dass in dieser Antwort Großbuchstaben zulässig sind. Lassen Sie das Kästchen deaktiviert, wenn Großbuchstaben nicht erlaubt sind.
Ja Gewichtung: Dies ist der Wert, der bei einer Ja-Antwort zugewiesen wird.
Keine Gewichtung. Dies ist der Bestehenswert, der bei einer Nein-Antwort vergeben wird.
N/A Gewichtung: Dies ist der Bestehenswert, der für eine N/A-Antwort vergeben wird.
Klicken Sie auf „OK“, um die Änderungen zu übernehmen.
Hinweis : Alle Fragen sind beim Erstellen standardmäßig aktiv. Pro Kategorie können maximal 30 Fragen gestellt werden.
- Wie im Bereich „Kategorien“ werden auch hier nach dem Hinzufügen einer Frage weitere Funktionen freigeschaltet. Die Schaltflächen „Deaktivieren“, „Bearbeiten“ und „Löschen“ im Dropdown-Menü „Aktionen“ sind aktiviert und funktionieren analog zu den Kategorien, nur eben für Fragen. Sobald mehrere Fragen erstellt wurden, erscheinen außerdem die Pfeile zum Sortieren. Zusätzlich gibt es im Bereich „Fragen“ die Schaltfläche „Verschieben“. Mit dieser können Benutzer Fragen bei Bedarf innerhalb der RFI in andere Kategorien verschieben.
- Nachdem mehrere Fragen hinzugefügt wurden, können Sie Bedingungen für diese Fragen festlegen. Bedingungen bestimmen, ob bestimmte Fragen angezeigt werden oder nicht, wenn eine vorherige Frage beantwortet wurde. Eine Frage kann mehrere Bedingungen haben, und Bedingungen können auch über verschiedene Kategorien erstellt werden. Um eine Bedingung hinzuzufügen, wählen Sie eine Frage aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“, um den Bearbeitungsbildschirm der Frage anzuzeigen. Klicken Sie dort auf „Bedingung(en) bearbeiten“, um den Bildschirm „Fragebedingungen“ zu öffnen.
Hinweis: Fragen können nur von bestimmten Fragetypen abhängen. Diese Fragetypen sind:- Ja/Nein
- Ja/Nein/Nicht zutreffend
- Mehrfachauswahl – Einzelauswahl
- Der erste Bildschirm „Fragebedingungen“ wird angezeigt. Hier werden alle Bedingungen für die ausgewählte Frage aufgelistet (sobald sie hinzugefügt wurden). Um eine Bedingung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Hinzufügen“, um den zweiten Bildschirm „Fragebedingungen“ anzuzeigen.
- Im Bildschirm „Fragebedingung“ muss der Benutzer Folgendes auswählen:
- Die Kategorie/Gruppe, von der diese Frage abhängt. Die abhängige Kategorie kann jede Kategorie sein, die zuvor in dieser Kategorie vorkam, einschließlich dieser selbst. Beispiel: Frage 3 in Kategorie 2 kann von Frage 1 in Kategorie 1 abhängen.
- Die abhängige Frage ist diejenige, von der diese Frage abhängt. Die abhängige Frage kann jede beliebige Frage sein, die vor dieser gestellt wurde. Zum Beispiel kann Frage 2 von Frage 1 abhängen, während Frage 4 von 1, 2 und 3 abhängen kann.
- Die zu erfüllende Bedingung. Diese kann entweder „Gleich“ oder „Ungleich“ lauten.
- Der eingegebene Wert löst die Anzeige der Frage aus. Die auswählbaren Werte hängen von der abhängigen Frage ab. Ist die Frage beispielsweise von einer Ja/Nein-Frage abhängig, kann in diesem Feld nur die Option „Ja“ oder „Nein“ ausgewählt werden.
Sobald die gewünschte Bedingung ausgewählt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „OK“ im Bildschirm „Fragebedingung“.
- Die Bedingung wird anschließend im ersten Bildschirm „Fragebedingungen“ angezeigt. Falls diese oder andere Bedingungen geändert werden müssen, können Benutzer die Bedingung auswählen und auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ klicken, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen. Ist eine Bedingung nicht mehr relevant, kann sie über die Schaltfläche „Entfernen“ gelöscht werden.
Wenn alle Bedingungen korrekt sind, klicken Sie auf „OK“, um sie zu speichern. - Sobald alle Kategorien und Fragen eingegeben wurden, klicken Sie auf „Speichern“.