Verifizierungsfragebögen funktionieren etwas anders als andere Fragebögen. Sie werden nach Abschluss eines Arbeitsauftrags ausgefüllt und dienen der Überprüfung, ob die ausgeführten Arbeiten den erforderlichen Standards entsprechen.
Verifizierungsfragebögen werden nach demselben Prinzip wie reguläre Fragebögen erstellt, unterliegen jedoch leicht abweichenden Einschränkungen. So können beispielsweise die Felder „Ressourcen“ oder „Gebäude“ nicht bearbeitet werden. Bei der Erstellung muss der Benutzer die betroffenen Kunden, die Profile, von denen der Fragebogen beantwortet werden kann, und den Zeitraum bis zur automatischen Annahme angeben.
Dieses Feld wird ausschließlich für Verifizierungsfragebögen verwendet. Der eingegebene Wert gibt die Anzahl der Tage an, nach denen der Arbeitsauftrag automatisch abgeschlossen wird, ohne dass der Fragebogen ausgefüllt werden muss. Dadurch wird der Arbeitsauftrag auf den Status „Vollständig abgeschlossen“ gesetzt (sofern es sich um den letzten offenen Posten im Arbeitsauftrag handelt). Wenn der Fragebogen ausgefüllt werden muss und der Benutzer keine automatische Fertigstellung der Arbeitsaufträge wünscht, sollte dieses Feld auf 0 Tage belassen werden.
Sobald ein Arbeitsauftrag gestoppt wurde und ein Verifizierungsfragebogen vorliegt, durchläuft der Arbeitsauftrag je nach Art des gestoppten Arbeitsauftrags einen der folgenden Status:
- Für reaktive Arbeitsaufträge – 5,00 – Auftrag abgeschlossen – Weitere Informationen ausstehend
- Für Angebotsaufträge – 5.10 – Auftrag abgeschlossen – Weitere Informationen ausstehend
- Für PPM-Arbeitsaufträge – 5.20 – Auftrag abgeschlossen – Weitere Informationen ausstehend
Es ist möglich, die automatische Genehmigung von Rechnungen bei Fehlern in einer Verifizierungsfrage (RFI) zu verhindern. Durch Festlegen einer Bestehensgrenze für eine Frage wird, falls diese vom Endbenutzer nicht beantwortet wird, jeder dem Arbeitsauftrag hinzugefügten Rechnung der Ablehnungsgrund „Verifizierung fehlgeschlagen“ zugewiesen.
Der Arbeitsauftrag bleibt so lange in diesem Status, bis die Frist für die automatische Annahme abgelaufen ist oder ein Benutzer mit einem der zur Beantwortung des Fragebogens berechtigten Profile den Fragebogen ausgefüllt hat. Um einen Verifizierungsfragebogen in der Anwendung auszufüllen, gehen Sie im Menü „Agentenaktionen“ auf „ Fragebogen erstellen “. Im Portal suchen Sie den Arbeitsauftrag und führen die Aktion „ Nachprüfung “ durch.