Häufig gestellte Fragen

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Allgemein – Fragen und Antworten

1.1

Referenz	Spaltenänderungen und Speichern von Layouts
Frage	Können Spalten pro Benutzer festgelegt werden?
Antwort	Die Spaltengrößen, die Reihenfolge usw. werden bei der Installation festgelegt. Daher sieht ein Benutzer, der sich an demselben Rechner anmeldet, immer das Layout, das er auf diesem Rechner eingestellt hat. Nutzt dieser Benutzer mehrere Rechner, muss er das Layout auf jedem Rechner separat konfigurieren.

1.2

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Kann man die Bereiche des Bildschirms der Arbeitsauftrags-Helpdesk-Seite vergrößern oder verkleinern?
Antwort	Nein, aber Sie können bei Bedarf einzelne Abschnitte ausblenden. Klicken Sie dazu auf die entsprechenden Schaltflächen.

1.3

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Sind die Status der Arbeitsaufträge benutzerdefiniert?
Antwort	Nein, sie werden vom System definiert.

Beschaffung – Fragen und Antworten

2.1

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Wird die Deaktivierung eines Ressourcenprofils gesteuert?
Antwort	Ja, das hängt von den im Profil festgelegten Berechtigungen ab. Wenn Sie eine Ressource bearbeiten können, können Sie sie auch deaktivieren.

2.2

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Wie kann man deaktivierte Ressourcen einsehen?
Antwort	Klicken Sie auf die Spalte „Ist aktiv?“ und wählen Sie „Nein“, um die Ressourcen anzuzeigen. Standardmäßig werden nur aktive Ressourcen angezeigt.

2.3

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Können Arbeitsaufträge einer Ressource zugewiesen werden, wenn diese nicht PQQ-genehmigt ist?
Antwort	Nein, eine Ressource muss genehmigt und aktiv sein, um einen Arbeitsauftrag zu erhalten. Sie können die Ressource auch zur PQQ-Ausnahmeliste hinzufügen, um dies zu ermöglichen.

2.4

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Kann ein Auftragnehmer (Ressourcentyp) mit der Bezeichnung „Lieferant?“ reaktive Arbeitsaufträge empfangen?
Antwort	Nur Auftragnehmer mit dem Typ „Ist Auftragnehmer“ können reaktive Arbeitsaufträge zugewiesen bekommen.

2,5

Referenz	Arbeitsauftragsarten/Kerndaten
Frage	Kann man beim Auswählen von Arbeitsauftragstypen für eine Ressource feststellen, welche Arbeitsauftragstypen zu welchem Mandanten gehören?
Antwort	Nein, das Beschaffungsteam sollte Berichte verwenden, um diese Informationen beim Erstellen und Bearbeiten von Ressourcen zu ermitteln.

2.6

Referenz	Arten von Arbeitsaufträgen
Frage	Kann es schädlich sein, alle Arbeitsauftragstypen auszuwählen, die mit verschiedenen Kunden verknüpft sind?
Antwort	Die Verknüpfung aller Arbeitsauftragstypen hätte zur Folge, dass der Benutzer jeden Arbeitsauftrag unabhängig vom Typ manuell der Ressource zuweisen könnte. Idealerweise sollten Sie den richtigen Ressourcen nur die jeweils relevanten Arbeitsauftragstypen zuweisen.

2.7

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Ist die Umsatzsteueranmeldung für eine Ressource obligatorisch?
Antwort	Ja, das ist möglich, aber das Feld akzeptiert alle alphanumerischen Zeichen. Wenn die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer also zunächst nicht bekannt ist, kann ein temporärer Code eingegeben werden, bis die Information vorliegt.

2.8

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Da verschiedene Währungen hinzugefügt wurden, ist das Währungsfeld bereits für frühere Auftragnehmer voreingestellt?
Antwort	Ja, das ist der Fall. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Für Gebäude ist die Standardwährung das britische Pfund (£).

2.9

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer/Kerndaten
Frage	Sind die Kontakttypen in einem Kontakt anpassbar?
Antwort	Ja, und diese können unter Core Data > Kontakttypen hinzugefügt/bearbeitet werden.

2.10

Referenz	Berichte
Frage	Kann man einsehen, wann E-Mails nicht versendet wurden oder nicht zugestellt werden konnten?
Antwort	Ja, diese können im Modul „Berichte“ eingesehen werden. Berichte sind profilspezifisch.

2.11

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Muss der unter Preise & Verfügbarkeit angegebene Datumsbereich ein ganzes Jahr umfassen?
Antwort	Nein, die Länge kann beliebig eingestellt werden.

2.12

Referenz	Verträge
Frage	Was wird auf der Registerkarte „Verlauf“ eines Vertrags angezeigt?
Antwort	Alle Änderungen an diesem Vertrag, für die Sie um eine Begründung gebeten werden, werden auf der Registerkarte „Verlauf“ protokolliert.

2.13

Referenz	Verträge
Frage	Kann ein stornierter PPM-Vertrag wiederhergestellt werden?
Antwort	Nein, PPMs werden über Verträge abgewickelt, daher funktioniert die Wiedereinstellungsmaßnahme des Agenten nicht bei PPM-Arbeitsaufträgen.

2.14

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Muss eine interne Ressource über ein PQQ verfügen?
Antwort	Nein, das kann nur eine externe Ressource, um einen Arbeitsauftrag für sie erstellen zu können.

2.15

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Ist der Auftragnehmertyp (Ressourcentyp) „Lieferant?“, kann er dann in einer SRA ausgewählt werden?
Antwort	Nur Auftragnehmer mit dem Typ „Ist Auftragnehmer“ können einer SRA zugewiesen werden.

2.16

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer/Anlagen
Frage	Warum gibt es die Option „Hersteller“, wenn diese auch im Anlagenbildschirm verfügbar ist?
Antwort	Eine Ressource kann mehrere Typen haben. Wenn ein Hersteller über die Anlagenansicht angelegt wird, kann diese Ressource nicht als Auftragnehmer oder Lieferant verwendet werden. Sollte eine Ressource sowohl Auftragnehmer als auch Hersteller sein, muss sie über das Ressourcenmodul und nicht über das Anlagenmodul angelegt werden.

2.17

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Wird bei der Erstellung einer Ressource auf Duplikate geprüft?
Antwort	Ja.

2.18

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Kann anscheinend keinen Branch erstellen?
Antwort	Dies ist berechtigungsabhängig. Bitte wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator, falls Sie diese Funktion für Ihr Profil benötigen.

2.19

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Wird das Feld „Landkreis“ beim Hinzufügen einer Adresse zu einer Ressource automatisch vorausgefüllt?
Antwort	Nein, es handelt sich um ein Freitextfeld. Da im System jedoch eine Reihe von Landkreisen vorhanden sind, schlägt Ihnen das System Landkreise vor, sobald Sie mit der Eingabe beginnen.

2.20

Referenz	SRA/Verträge
Frage	„Temp Fix“ in einem Arbeitsauftrag – bezieht sich dies auf „Op Fix SLR“ und „Temp Fix SLR“?
Antwort	Nein. Die Angabe „Temporäre Lösung“ im Arbeitsauftrag bezieht sich darauf, ob zum Zeitpunkt der Anruferfassung durch den Kunden bereits eine temporäre Lösung vorhanden ist. Die SLR-Werte beziehen sich auf die Zeit, die der Mitarbeiter für die Implementierung einer Lösung benötigt.

2.21

Referenz	SRA/Verträge
Frage	Wenn Sie eine SRA auf „Nur PPM“ einstellen, wird Ihnen dann im Feld „Vertragsart“ die Option „reaktiv“ zur Auswahl angeboten?
Antwort	Nein, diese Option wird nicht in der Auswahlliste enthalten sein.

2.22

Referenz	SRA/Verträge
Frage	Wert für „Reaktive Teile“. Wird dieser Wert bei der Rechnungsstellung berücksichtigt?
Antwort	Nein. Diese Angabe dient lediglich der Information und kann auf Anfrage als Bericht verwendet werden. Es handelt sich um einen Höchstwert, der zum Vergleich mit den Teilekosten in Arbeitsaufträgen herangezogen werden sollte.

2.23

Referenz	SRA/Verträge
Frage	Werden die Daten im Tab „Verlauf“ rückdatiert?
Antwort	Ja, Vertragsänderungen sind auf der Registerkarte „Verlauf“ verfügbar.

2.24

Referenz	SRA/Verträge
Frage	Können die Besuchstermine für PPMs im Rahmen eines Vertrags geändert werden?
Antwort	Ja, vorausgesetzt, die PPMs wurden noch nicht generiert.

2,25

Referenz	SRA/Verträge
Frage	Können die Besuchstermine für PPMs im Rahmen eines Vertrags geändert werden?
Antwort	Ja, vorausgesetzt, die PPMs wurden noch nicht generiert.

Callcenter – Fragen und Antworten

3.1

Referenz	Filter
Frage	Worin besteht der Unterschied zwischen „Alle auswählen“ und „Alle auswählen (Filter)“?
Antwort	Mit „Alle auswählen“ werden alle Elemente in der Liste ausgewählt, während mit „Alle auswählen (Filter)“ alle Elemente ausgewählt werden, die nach dem Filtern der Liste noch angezeigt werden.

3.2

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Sucht die Funktion „Aktueller Benutzer?“ auf dem Bildschirm „Arbeitsauftragsabfragedefinition“ nach Arbeitsaufträgen, die vom aktuellen Benutzer beeinflusst oder geändert wurden?
Antwort	Nein, es werden nur Arbeitsaufträge durchsucht, die vom aktuellen Benutzer erstellt wurden.

3.3

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Geben öffentliche Listen Auskunft darüber, welche Kunden in der Liste enthalten sind?
Antwort	Nein, Kundeninformationen sollten in den Listennamen oder die Beschreibung eingetragen werden, falls dies erforderlich ist.

3.4

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Beziehen sich die beim Erstellen von Arbeitsaufträgen angezeigten Standorte auf Gerätearten?
Antwort	Standorte sind nur Gebäuden, nicht aber Gerätearten zugeordnet.

3,5

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Arbeitsauftragsfilter – Kopiert die Funktion „In die Zwischenablage kopieren“ den gesamten Inhalt der gefilterten Liste oder nur die markierten Elemente?
Antwort	Dadurch werden alle Ergebnisse Ihrer Abfrage kopiert.

3.6

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Ich kann keine Abfrage aus einer öffentlichen Arbeitsauftragsfilterliste löschen. Warum?
Antwort	Dies ist eine Option, die Berechtigungen erfordert. Bitte wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

3.7

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Duplikatprüfung eines Arbeitsauftrags – Wie viele Tage wird die Prüfung zurückverfolgt?
Antwort	15 Tage ist die Standardeinstellung. Diese kann bei Bedarf angepasst werden.

3.8

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Gebäudeereignisse – Wird eine Meldung sowohl im Arbeitsauftrag als auch darüber angezeigt?
Antwort	Das Gebäudeereignis wird auf der Überprüfungsseite angezeigt. Beim Versuch, den Arbeitsauftrag zu speichern, wird der Benutzer aufgefordert, zu bestätigen, dass die Gebäudeereignisse gelesen wurden. Durch Klicken auf „OK“ wird die Überprüfung der Gebäudeereignisse bestätigt und diese werden dem Ereignisprotokoll hinzugefügt.

3.9

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Agentenaktionen – Ist die Änderung von Anrufer, Grund, Assets usw. berechtigungsbasiert?
Antwort	Aktuell erfolgt die Änderung dieser Einstellungen über die Berechtigung „Arbeitsaufträge bearbeiten“.

3.10

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Wird beim Reaktivieren eines Arbeitsauftrags automatisch eine E-Mail an die Ressource gesendet?
Antwort	Derzeit nicht. Der Nutzer wird jedoch auf dem Bildschirm darüber informiert, dass er sich mit der entsprechenden Stelle in Verbindung setzen sollte, um über die Wiederherstellungsmaßnahmen informiert zu werden.

3.11

Referenz	Arbeitsaufträge/Angebote
Frage	Anführungszeichen in der Genehmigung – Warum kann der Genehmigende den Aufschlag sehen?
Antwort	Dies ist berechtigungsabhängig. Bitte wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

3.12

Referenz	Arbeitsaufträge/Angebote
Frage	Wird ein Angebot nach der Genehmigung automatisch zugewiesen?
Antwort	Nein, nicht für Zitate.

Finanzen – Fragen und Antworten

4.1

Referenz	Rechnungen
Frage	Werden gescannte Rechnungen im System gespeichert?
Antwort	Nein, im System werden nur die Rechnungsdetails gespeichert. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dem Rechnungseintrag ein Dokument hinzuzufügen, sodass bei Bedarf eine eingescannte Kopie beigefügt werden kann.

4.2

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Bezieht sich „Ressource“ im Abfragebildschirm für Arbeitsaufträge auf Auftragnehmer?
Antwort	Ja, mit „Resource“ sind Auftragnehmer gemeint.

4.3

Referenz	Budgets
Frage	Können Investitionsbudgets aus Excel importiert werden?
Antwort	Nicht zum jetzigen Zeitpunkt.

4.4

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Wenn eine Ressource über mehr als eine Währung verfügt, müssen dann Kopien dieser Ressource erstellt werden, um verschiedene Währungen anzuwenden?
Antwort	Ja. Sie ordnen jeder Ressource eine Währung zu.

4,5

Referenz	Arbeitsaufträge
Frage	Soll bei stornierten Arbeitsaufträgen die Rückstellung auf Null gesetzt werden?
Antwort	Nein, und zwar aus zwei Gründen. Erstens werden stornierte Arbeitsaufträge in den Finanzberichten nicht berücksichtigt, sodass die Berichtszahlen nicht beeinflusst werden. Zweitens wurde die Funktion „Arbeitsauftrag wiederherstellen“ hinzugefügt, sodass die Rückstellung ebenfalls wiederhergestellt würde, falls ein stornierter Arbeitsauftrag wiederhergestellt wird.

4.6

Referenz	Rechnungen
Frage	Fügt das Ankreuzen des Kästchens „Keine weitere Rechnung erwartet?“ ein Arbeitsauftragsereignis hinzu?
Antwort	Nein, es wird kein Ereignis ausgelöst.

4.7

Referenz	Rechnungen
Frage	Ist die Funktion, dass man seine eigenen Rechnungen nicht genehmigen kann (Funktionstrennung), fest im Code verankert oder vom Benutzer einstellbar?
Antwort	Diese Funktion ist fest im Code verankert.

4.8

Referenz	Rechnungen
Frage	Muss beim Erstellen einer neuen, nicht zugeordneten Rechnung ein Gebäude zugeordnet werden?
Antwort	Nein, das müssen Sie nicht, aber Sie haben die Möglichkeit, eine auszuwählen.

4.9

Referenz	Rechnungen
Frage	Wird der Rückstellungswert auf Null gesetzt, wenn eine Rechnung zur Zahlung eingereicht wird?
Antwort	Ja, sobald alle Rechnungen eines Arbeitsauftrags auf Zahlungseingang gesetzt wurden (und keine weiteren Rechnungen erwartet werden), wird der Rückstellungsbetrag auf Null gesetzt.

4.10

Referenz	Rechnungen
Frage	Wird eine Rechnung automatisch als nicht genehmigt markiert, wenn sie für ungültig erklärt wird?
Antwort	Nein, wenn eine Rechnung für ungültig erklärt wurde, muss sie manuell in den Bereich „Nicht genehmigt“ verschoben werden.

4.11

Referenz	Rechnungen
Frage	Wie erkennt der Arbeitsauftrag, dass keine Rechnung erwartet wird? (Statusänderung zu 5.02 Auftrag abgeschlossen – keine Rechnung erwartet)
Antwort	Nur Arbeitsaufträge, die aus einer bestimmten Vertragsart generiert werden, erreichen den Status, bei dem keine Rechnung erwartet wird.

4.12

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Können Auftragnehmer Arbeitsaufträgen Zertifikate hinzufügen?
Antwort	Ja, das kann über das System oder das Portal erfolgen.

4.13

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Wird ein Ereignis erstellt, wenn ein Auftragnehmer ein Zertifikat über das Portal hochlädt?
Antwort	Ja, und es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass dies über das Portal erfolgte.

4.14

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Haben die Zahlungsbedingungen für eine Ressource Auswirkungen auf Teile des Systems?
Antwort	Nein, diese dienen nur als Referenz, sind aber benutzerdefiniert.

4.15

Referenz	Ressourcen/Auftragnehmer
Frage	Kann man Arbeitsaufträge nach bestimmten Daten anzeigen lassen?
Antwort	Ja, das ist möglich, indem Sie die Registerkarte „Datum“ im Bildschirm „Arbeitsauftragsabfragedefinition“ verwenden.

Business – Fragen und Antworten

5.1

Referenz	Kerndaten
Frage	Werden beim Kopieren von Clients alle mit diesem Client verbundenen Ressourcen kopiert?
Antwort	Nein, kopierte Clients erben nicht automatisch alle Ressourcen.

5.2

Referenz	Kerndaten
Frage	Werden die Ebenen standardmäßig automatisch zugeordnet?
Antwort	Nein, das Feld „Automatische Zuordnung?“ ist standardmäßig deaktiviert.

5.3

Referenz	Kerndaten
Frage	Wird der Benutzer beim Entfernen von Typen aus Core Data, wie z. B. Kontakttypen, vom System darüber informiert, dass ein Element nicht entfernt werden kann, wenn es verwendet wird?
Antwort	Ja, es wird eine Warnmeldung angezeigt, die den Benutzer informiert.

5.4

Referenz	Kerndaten
Frage	Kann man die Geräte-/Dienstleistungsarten ankreuzen oder abwählen?
Antwort	Ja. Dies wird im Core Data-Modul realisiert.

5,5

Referenz	Kerndaten
Frage	Handelt es sich bei den Genehmigungsgründen um Kapital- oder Ertragsgründe?
Antwort	Die Autorisierungsgründe stehen in keinem Zusammenhang mit Kapital- oder Erlöscodes. Sofern die Berechtigungen festgelegt sind, werden sie beim Genehmigen oder Ablehnen von Arbeitsaufträgen angezeigt.

5.6

Referenz	Kerndaten
Frage	Sind Normen und Gesetze benutzerdefiniert?
Antwort	Ja, diese können unter Kerndaten > Standards & Gesetzgebung definiert werden.

5,7

Referenz	Kerndaten
Frage	Werden die Ereignisse aktualisiert, wenn ein Auftrag gestartet wird, ohne ihn anzunehmen?
Antwort	Nein, es wird nur das Ereignis „Auftrag gestartet“ angezeigt.

5.8

Referenz	Kerndaten
Frage	Können wir die Geräte-/Dienstleistungstypen im Bildschirm „Geräte-/Dienstleistungstypen“ ein- und ausblenden?
Antwort	Ja, das geht durch Doppelklicken auf den Text, um ihn entweder zu erweitern oder zu reduzieren.

5.9

Referenz	Vermögenswerte
Frage	Soll im Feld „Garantieressource“ eines Assets sowohl Hersteller als auch Ressource angezeigt werden?
Antwort	NEIN.

Portal – Fragen und Antworten

6.1

Referenz	Portal – Kunde
Frage	Wird bei der Erstellung eines Auftrags durch einen Kunden eine Duplikatsprüfung durchgeführt?
Antwort	NEIN.

6.2

Referenz	Portal – Kunde
Frage	Wird im Arbeitsauftrag angezeigt, wenn ein Auftrag vom Kunden erstellt wird?
Antwort	Ja, das tut es. Es wird in den Ereignissen als Web oder Agent angezeigt.

6.3

Referenz	Portal – Kunde
Frage	Wird der Benutzer im Portal automatisch abgemeldet?
Antwort	Ja, nach 30 Minuten ohne Aktivität.

6.4

Referenz	Portal – Auftragnehmer
Frage	Können Auftragnehmer Anlagenkennzeichnungen vornehmen und Zertifikate von einem mobilen Gerät aus hochladen?
Antwort	Derzeit noch nicht, aber in einer zukünftigen Version.

6,5

Referenz	Portal – Auftragnehmer
Frage	Gebäudehinweise anzeigen – Kann diese Funktion für Auftragnehmer deaktiviert werden?
Antwort	Ja, das basiert auf Berechtigungen.