Veelgestelde vragen

+ Meer

Algemeen – Vragen en antwoorden

1.1

Referentie	Kolomwijzigingen en lay-outs opslaan
Vraag	Kunnen kolommen per gebruiker worden ingesteld?
Antwoord	Het instellen van kolomgroottes, volgorde, enz. wordt tijdens de installatie gedaan. Daarom ziet één gebruiker die op dezelfde machine inlogt altijd dezelfde lay-out die hij op die specifieke machine heeft ingesteld. Als die gebruiker meerdere machines gebruikt, moet hij de lay-out op elke machine afzonderlijk configureren.

1.2

Referentie	Werkorders
Vraag	Kunt u de grootte van de gedeelten van het scherm Helpdeskpagina Werkorders aanpassen?
Antwoord	Nee, maar u kunt specifieke secties desgewenst verbergen. Klik hiervoor op de knoppen.

1.3

Referentie	Werkorders
Vraag	Zijn de statussen van werkorders door de gebruiker gedefinieerd?
Antwoord	Nee, ze worden door het systeem gedefinieerd.

Inkoop - Vragen en antwoorden

2.1

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Wordt het deactiveren van een resourceprofiel gestuurd?
Antwoord	Ja, dit wordt bepaald door de rechten die in het profiel zijn ingesteld. Als je een resource kunt bewerken, kun je deze ook deactiveren.

2.2

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Hoe ziet u gedeactiveerde bronnen?
Antwoord	Klik op de kolom 'Is actief?' en selecteer 'Nee' om ze te bekijken. Standaard worden alleen actieve bronnen weergegeven.

2.3

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Kunt u werkorders aan een resource toewijzen als deze niet is goedgekeurd door de PQQ?
Antwoord	Nee, een resource moet goedgekeurd en actief zijn om een werkorder te ontvangen. U kunt de resource ook toevoegen aan de lijst met PQQ-uitzonderingen om dit mogelijk te maken.

2.4

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Als een contractant (resource) van het type “Is Leverancier” is, kan hij dan reactieve werkorders ontvangen?
Antwoord	Alleen contractanten met het type 'Is Contractant' kunnen Reactieve Werkorders toegewezen krijgen.

2,5

Referentie	Werkordertypen/Kerngegevens
Vraag	Kunt u bepalen welke werkordertypen voor welke klant zijn wanneer u werkordertypen selecteert voor een resource?
Antwoord	Nee, het inkoopteam moet rapporten gebruiken om deze informatie te vinden bij het maken en bewerken van resources.

2.6

Referentie	Werkordertypen
Vraag	Is er kwaad in het selecteren van alle werkordertypen die aan verschillende klanten zijn gekoppeld?
Antwoord	Door alle werkordertypen te koppelen, kan de gebruiker handmatig elke werkorder aan de resource toewijzen, ongeacht het werkordertype. Idealiter wijst u alleen de relevante werkordertypen toe aan de juiste resources.

2.7

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Is BTW-aangifte verplicht voor een hulpbron?
Antwoord	Ja, dat is mogelijk, maar het veld accepteert alle alfanumerieke tekens. Als de btw-code in eerste instantie niet bekend is, kunt u dus een tijdelijke code invoeren totdat de informatie is verstrekt.

2.8

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Aangezien er verschillende valuta's zijn toegevoegd, is het veld Valuta dan al ingesteld voor eerdere contractanten?
Antwoord	Ja, dat kan. Dit veld is verplicht. Voor gebouwen is de standaardvaluta Britse ponden (£).

2.9

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers/Kerngegevens
Vraag	Zijn de contacttypen in een contactpersoon aanpasbaar?
Antwoord	Ja, deze kunnen worden toegevoegd/bewerkt in Kerngegevens > Contacttypen.

2.10

Referentie	Rapporten
Vraag	Kunt u zien wanneer e-mails zijn mislukt of niet zijn verzonden?
Antwoord	Ja, deze zijn te bekijken in de module Rapporten. Rapporten zijn profielspecifiek.

2.11

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Moet het datumbereik dat u toevoegt onder Tarieven en beschikbaarheid een heel jaar beslaan?
Antwoord	Nee, u kunt de lengte naar wens instellen.

2.12

Referentie	Contracten
Vraag	Wat staat er op het tabblad Geschiedenis van een contract?
Antwoord	Alle wijzigingen die in het contract zijn aangebracht en waarvoor u een reden voor de wijziging moet opgeven, worden vastgelegd op het tabblad Geschiedenis.

2.13

Referentie	Contracten
Vraag	Kunnen we een geannuleerde PPM opnieuw activeren?
Antwoord	Nee, PPM's worden afgehandeld via contracten en als zodanig zal de herinvoering van Agent Action niet werken voor PPM-werkorders.

2.14

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Moet een interne resource een PQQ hebben?
Antwoord	Nee, dat kan alleen een externe resource doen om een werkorder voor hen te kunnen aanmaken.

2.15

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Als een contractant (resource) type "Is Leverancier" is, is het dan beschikbaar om dit te selecteren op een SRA?
Antwoord	Alleen contractanten met het type 'Is Contractant' kunnen aan een SRA worden toegewezen.

2.16

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers/Activa
Vraag	Waarom is er een optie 'Is Fabrikant' beschikbaar als deze ook beschikbaar is op het Activa-scherm?
Antwoord	Een resource kan meerdere typen hebben. Als een fabrikant wordt aangemaakt via het Asset-scherm, is het niet mogelijk om deze resource te gebruiken als aannemer of leverancier. Als een resource zowel een aannemer als een fabrikant is, moet de resource worden aangemaakt via de resourcemodule en niet via de assetmodule.

2.17

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Wordt er gecontroleerd op dubbele items bij het aanmaken van een resource?
Antwoord	Ja.

2.18

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Kan geen Branch aanmaken?
Antwoord	Dit is gebaseerd op toestemming. Neem contact op met uw systeembeheerder als u dit voor uw profiel beschikbaar wilt hebben.

2.19

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Wordt het veld 'Provincie' automatisch ingevuld wanneer u een adres aan een resource toevoegt?
Antwoord	Nee, dit is een vrij tekstveld. Er zijn echter een aantal provincies in het systeem aanwezig. Het systeem zal provincies voorstellen wanneer u ze invoert.

2.20

Referentie	SRA/Contracten
Vraag	“Temp Fix” op een werkorder – heeft dit betrekking op “Op Fix SLR” en “Temp Fix SLR”?
Antwoord	Nee. Tijdelijke oplossing op de werkorder geeft aan of er een tijdelijke oplossing aanwezig is op het moment dat de klant de oproep registreert. De SLR-waarden hebben betrekking op de tijd die de resource nodig heeft om een oplossing toe te passen.

2.21

Referentie	SRA/Contracten
Vraag	Als u een SRA instelt als 'Alleen PPM', kunt u dan kiezen uit 'reactief' in het veld Contract - 'Contracttype'?
Antwoord	Nee, dit is geen optie uit de vervolgkeuzelijst.

2.22

Referentie	SRA/Contracten
Vraag	Waarde van "Reactieve onderdelen". Wordt dit meegerekend in de facturatie?
Antwoord	Nee. Dit is slechts ter informatie en kan op verzoek worden gerapporteerd. Dit is een 'plafondwaarde' die moet worden gebruikt ter vergelijking met de kosten van onderdelen op werkorders.

2.23

Referentie	SRA/Contracten
Vraag	Wordt het tabblad ‘Geschiedenis’ teruggedateerd?
Antwoord	Ja, contractwijzigingen zijn beschikbaar op het tabblad ‘Geschiedenis’.

2.24

Referentie	SRA/Contracten
Vraag	Kun je de bezoekdata van PPM's met een contract wijzigen?
Antwoord	Ja, mits de PPM's nog niet zijn gegenereerd.

2,25

Referentie	SRA/Contracten
Vraag	Kun je de bezoekdata van PPM's met een contract wijzigen?
Antwoord	Ja, mits de PPM's nog niet zijn gegenereerd.

Callcenter – Vragen en antwoorden

3.1

Referentie	Filters
Vraag	Wat is het verschil tussen ‘Alles selecteren’ en ‘Filter Alles selecteren’?
Antwoord	Met 'Alles selecteren' selecteert u alles wat in de lijst staat, terwijl u met 'Alles selecteren filteren' alle items selecteert die verschenen nadat u de lijst had gefilterd.

3.2

Referentie	Werkorders
Vraag	Zoekt de functie “Huidige gebruiker?” op het scherm Definitie werkorderquery naar werkorders die de huidige gebruiker heeft beïnvloed of gewijzigd?
Antwoord	Nee, er wordt alleen gezocht naar werkorders die door de huidige gebruiker zijn gemaakt.

3.3

Referentie	Werkorders
Vraag	Wordt op openbare lijsten vermeld welke cliënten op de lijst voorkomen?
Antwoord	Nee, u dient cliëntgegevens in de lijstnaam of -beschrijving in te vullen als dit een vereiste is.

3.4

Referentie	Werkorders
Vraag	Zijn de locaties die verschijnen bij het aanmaken van werkorders gerelateerd aan apparatuurtypen?
Antwoord	Locaties zijn alleen gekoppeld aan gebouwen, niet aan apparatuurtypen.

3,5

Referentie	Werkorders
Vraag	Werkorderfilter – Kopieer ik met de functie 'Kopiëren naar klembord' alles in de gefilterde lijst of alleen de gemarkeerde items?
Antwoord	Hiermee wordt alles gekopieerd wat door uw query is opgehaald.

3.6

Referentie	Werkorders
Vraag	Ik kan een query niet verwijderen uit een filterlijst voor openbare werkorders. Waarom?
Antwoord	Deze optie is afhankelijk van toestemming. Neem contact op met uw systeembeheerder.

3.7

Referentie	Werkorders
Vraag	Dubbele controle van een werkorder – Hoeveel dagen gaat het terug?
Antwoord	15 dagen is de standaardinstelling. Dit kan indien nodig worden aangepast.

3.8

Referentie	Werkorders
Vraag	Gebouwgebeurtenissen – Wordt er naast het zichtbaar zijn op de werkorder ook een bericht weergegeven?
Antwoord	De Building-gebeurtenis verschijnt op de Verificatiepagina. Bij het opslaan van de werkorder wordt de gebruiker gevraagd te bevestigen dat de Building-gebeurtenissen zijn gelezen. Door op OK te klikken om te bevestigen dat de Building-gebeurtenissen zijn beoordeeld, worden deze toegevoegd aan het gebeurtenislogboek.

3.9

Referentie	Werkorders
Vraag	Agentacties – Is het wijzigen van beller, reden, activa, enz. gebaseerd op toestemmingen?
Antwoord	Momenteel worden deze wijzigingen afgehandeld via de ene machtiging ‘Kan werkorders bewerken’.

3.10

Referentie	Werkorders
Vraag	Wordt er bij het opnieuw activeren van een werkorder een e-mail naar de resource verzonden?
Antwoord	Op dit moment niet. De gebruiker krijgt echter op het scherm een melding dat er contact moet worden opgenomen met de bron om hem of haar op de hoogte te stellen van de herstartactiviteit.

3.11

Referentie	Werkorders/Offertes
Vraag	Citaten in autorisatie – Waarom kan de autorisator de Mark Up zien?
Antwoord	Dit is gebaseerd op toestemming. Neem contact op met uw systeembeheerder.

3.12

Referentie	Werkorders/Offertes
Vraag	Wordt een offerte automatisch toegewezen nadat deze is goedgekeurd?
Antwoord	Nee, niet voor citaten.

Financiën – Vragen en antwoorden

4.1

Referentie	Facturen
Vraag	Worden gescande facturen in het systeem bewaard?
Antwoord	Nee, alleen de factuurgegevens worden in het systeem bewaard. Er is echter wel de mogelijkheid om een document aan de factuur toe te voegen, zodat er indien nodig een gescande kopie kan worden toegevoegd.

4.2

Referentie	Werkorders
Vraag	Verwijst Resource op het scherm Werkorderquery naar contractanten?
Antwoord	Ja, met Resource worden contractanten bedoeld.

4.3

Referentie	Begrotingen
Vraag	Kunnen kapitaalbudgetten uit Excel worden geïmporteerd?
Antwoord	Op dit moment niet.

4.4

Referentie	Hulpbronnen/Aannemers
Vraag	Als een bron meer dan één valuta heeft, moet u dan kopieën van die bron maken om de verschillende valuta's toe te passen?
Antwoord	Ja. U wijst één valuta per resource toe.

4.5

Referentie	Werkorders
Vraag	Moeten geannuleerde werkorders de opbouw op nul zetten?
Antwoord	Nee, en wel om twee redenen. Ten eerste sluiten de financiële rapporten geannuleerde werkorders uit, waardoor de rapportcijfers niet worden beïnvloed. Ten tweede is de functie 'Werkorder herstellen' toegevoegd, zodat de toerekening ook wordt hersteld als een geannuleerde werkorder wordt hersteld.

4.6

Referentie	Facturen
Vraag	Wordt er een Werkorder-gebeurtenis toegevoegd als ik het vakje 'Geen verdere factuur verwacht?' aanvink?
Antwoord	Nee, er wordt geen gebeurtenis gegenereerd.

4.7

Referentie	Facturen
Vraag	Is het niet mogelijk om zelf facturen goed te keuren (scheiding van taken) hard gecodeerd of per gebruiker?
Antwoord	Deze functie is hard gecodeerd.

4.8

Referentie	Facturen
Vraag	Moet ik een gebouw toewijzen bij het aanmaken van een nieuwe, niet-toegewezen factuur?
Antwoord	Nee, dat hoeft niet, maar u kunt er wel één selecteren.

4.9

Referentie	Facturen
Vraag	Wordt de oplopende waarde op nul gezet wanneer een factuur ter betaling wordt ingediend?
Antwoord	Ja, zodra alle facturen in een werkorder zijn ingesteld op Betalingsverzending (en er geen verdere facturen worden verwacht), wordt de toerekening op nul gezet.

4.10

Referentie	Facturen
Vraag	Als u een factuur ongeldig verklaart, wordt de factuur dan gewijzigd naar niet-goedgekeurd?
Antwoord	Nee, als een factuur ongeldig is verklaard, moet u deze handmatig naar 'niet goedgekeurd' verplaatsen.

4.11

Referentie	Facturen
Vraag	Hoe weet de werkorder dat er geen factuur wordt verwacht? (Overgang naar status 5.02 Taak voltooid – geen factuur verwacht)
Antwoord	Alleen werkorders die zijn gegenereerd op basis van een specifiek type contract, krijgen de status waarbij geen factuur wordt verwacht.

4.12

Referentie	Hulpbronnen/Contactoren
Vraag	Kunnen aannemers certificaten toevoegen aan werkorders?
Antwoord	Ja, dit kan via het systeem of via het Portaal.

4.13

Referentie	Hulpbronnen/Contactoren
Vraag	Als een aannemer een certificaat uploadt via het Portaal, wordt er dan een gebeurtenis aangemaakt?
Antwoord	Ja, en er staat specifiek vermeld dat dit via het Portaal is gedaan.

4.14

Referentie	Hulpbronnen/Contactoren
Vraag	Hebben de betalingsvoorwaarden voor een resource invloed op onderdelen van het systeem?
Antwoord	Nee, deze dienen enkel ter referentie, maar zijn door de gebruiker gedefinieerd.

4.15

Referentie	Hulpbronnen/Contactoren
Vraag	Kunt u werkorders op specifieke datums bekijken?
Antwoord	Ja, dit is mogelijk via het tabblad Datums op het scherm Definitie werkorderquery.

Zakelijk – Vragen en antwoorden

5.1

Referentie	Kerngegevens
Vraag	Worden bij het kopiëren van clients alle bronnen gekopieerd die aan die client zijn gekoppeld?
Antwoord	Nee, gekopieerde clients erven niet automatisch alle bronnen.

5.2

Referentie	Kerngegevens
Vraag	Worden niveaus standaard automatisch gekoppeld?
Antwoord	Nee, het veld ‘Automatische koppeling?’ is standaard niet aangevinkt.

5.3

Referentie	Kerngegevens
Vraag	Wanneer typen uit kerngegevens worden verwijderd, zoals contacttypen, wordt de gebruiker dan door het systeem geïnformeerd dat een item niet kan worden verwijderd als het in gebruik is?
Antwoord	Ja, er wordt een waarschuwingsbericht weergegeven om de gebruiker te informeren.

5.4

Referentie	Kerngegevens
Vraag	Kunt u de opties voor apparatuur/servicetypen aan- of uitvinken?
Antwoord	Ja, dit kunt u doen in de Core Data-module.

5.5

Referentie	Kerngegevens
Vraag	Zijn autorisatieredenen kapitaal of inkomsten?
Antwoord	Autorisatieredenen zijn niet gerelateerd aan kapitaal- of omzetcodes. Ervan uitgaande dat de rechten zijn ingesteld, verschijnen ze bij het goedkeuren of afwijzen van werkorders.

5.6

Referentie	Kerngegevens
Vraag	Zijn de normen en wetgevingen door de gebruiker gedefinieerd?
Antwoord	Ja, deze kunnen worden gedefinieerd in Kerngegevens > Normen en wetgeving.

5.7

Referentie	Kerngegevens
Vraag	Wanneer een taak wordt gestart zonder deze te accepteren, worden de gebeurtenissen dan bijgewerkt met een acceptatiegebeurtenis?
Antwoord	Nee, alleen de gebeurtenis Taak gestart wordt weergegeven.

5.8

Referentie	Kerngegevens
Vraag	Kunnen we de apparatuur-/servicetypen in het scherm Apparatuur-/servicetypen samenvouwen en uitvouwen?
Antwoord	Ja, dit kan gedaan worden door te dubbelklikken op het tekstvak, waardoor het uit- of samengevouwen wordt.

5.9

Referentie	Activa
Vraag	Moeten in het veld Garantiebron op een activum zowel fabrikanten als bronnen worden weergegeven?
Antwoord	Nee.

Portaal – Vragen en antwoorden

6.1

Referentie	Portaal - Client
Vraag	Wanneer een klant een opdracht indient, wordt er dan een dubbele cheque uitgeschreven?
Antwoord	Nee.

6.2

Referentie	Portaal - Client
Vraag	Wanneer een opdracht door de klant wordt ingediend, staat dit dan ook vermeld op de werkorder?
Antwoord	Ja, dat klopt. Het wordt weergegeven als Web of Agent bij de gebeurtenissen.

6.3

Referentie	Portaal - Client
Vraag	Meldt het portaal de gebruiker automatisch af?
Antwoord	Ja, na 30 minuten zonder activiteit.

6.4

Referentie	Portaal - Aannemer
Vraag	Kunnen aannemers activa labelen en certificaten uploaden vanaf een mobiel apparaat?
Antwoord	Momenteel nog niet, maar dat zal in de toekomst wel het geval zijn.

6.5

Referentie	Portaal - Aannemer
Vraag	Gebouwnotities bekijken – Kan dit voor aannemers worden uitgeschakeld?
Antwoord	Ja, dit is gebaseerd op toestemming.